Компании, которым нужна эффективная команда управления проектами, должны начать с создания эффективного стека управления проектами, состоящего из правильных инструментов.

Нет двух одинаковых проектов. То же самое и с проектными командами: у каждой свои методы работы, свои способы управления процессами и разные стили общения.

Например, команда проекта Agile будет очень коммуникативной, поскольку она выполняет свою работу через частые отзывы и исправления. С другой стороны, команда, практикующая управление проектами Waterfall, может не общаться так часто, но сосредоточится на планировании и обеспечении ясности ожиданий с самого начала.

Даже если эти две команды будут придерживаться одного и того же подхода к управлению проектами, может быть множество других различий, например, их предпочтение Канбану или Скраму.

Эти вариации делают универсальный инструмент управления проектами неспособным удовлетворить разнообразные потребности каждой команды управления проектами. Компаниям следует подумать о создании собственного стека управления проектами, также известного как стек технологий управления проектами, который органично сочетается с процессами и методами совместной работы различных команд.

Что такое стек управления проектами?

Стек управления проектами - это набор связанных инструментов, которые позволяют командам эффективно управлять проектами. Стек включает решения, которые предназначены для интеграции друг с другом, что делает обмен данными между ними беспрепятственным. В результате команды не тратят время на повторяющиеся задачи по сбору данных, а вместо этого сосредотачиваются на более стратегических потребностях проекта.

Стек управления проектами решает многие проблемы, с которыми сталкиваются команды, такие как плохое планирование, задержки связи и провал проекта из-за неадекватного управления рисками.

Создание правильного стека управления проектами требует от вас анализа текущего размера вашего бизнеса (сотрудников и доходов), сложности проектов и стратегического понимания доступных на рынке технологий управления проектами.

Чтобы помочь вам начать работу, мы собрали эту статью, в которой объясняются ключевые моменты, которые следует учитывать при изучении решений для создания идеального стека управления проектами.

Оцените процессы управления проектами

Чтобы создать правильный стек управления проектами, вам необходимо понимать требования вашей команды к управлению проектами.

Попробуйте это упражнение со своей командой:

Назначьте встречу с менеджерами проектов, чтобы обсудить существующие процессы и инструменты управления проектами. Используйте доску ( цифровую доску, если вы работаете с удаленной командой) и используйте стикеры и блок-схемы (как в примере ниже), чтобы записывать каждый шаг и визуализировать рабочие процессы процесса.

Визуализация планов проектов на цифровой доске в MyDraw ( Источник )

Теперь попросите членов вашей команды указать шаги и рабочие процессы, с которыми они сталкиваются с трудностями. Это поможет вам определить узкие места - такие как ручные процессы или неэффективное общение, - которые снижают эффективность вашей команды.

Именно на этих проблемных областях вам следует сосредоточиться с помощью стека управления проектами.

3 области, составляющие мощный стек управления проектами

Многие решения, такие как программное обеспечение для управления требованиями или удаленной работы , относятся к категории программного обеспечения для управления проектами . Вы должны избавиться от беспорядка и выбрать правильные инструменты, сосредоточив внимание на трех основных областях - планировании, мониторинге и совместной работе.

1. Планирование

На этом начальном этапе менеджер проекта рассчитывает время, бюджет и человеческие навыки, необходимые для реализации проекта. Для этого необходимо использовать инструменты планирования проекта, чтобы расставить приоритеты по ключевым задачам и выделить для этих задач нужных людей.

Программное обеспечение для планирования проектов и программное обеспечение для управления ресурсами - это два типа решений для управления проектами, которые необходимы для создания успешных планов проекта.

Что такое программное обеспечение для планирования проектов?

Программное обеспечение для планирования проектов позволяет менеджерам наметить критический путь проекта. Это включает разбиение проекта на последовательность задач и оценку времени, необходимого для их выполнения.

Программное обеспечение предлагает такие функции, как диаграммы Ганта, календарь, планирование ресурсов и средства связи. Дополнительные возможности этих инструментов могут включать управление задачами, составление бюджета и отслеживание расходов.

Программа помогает вашей проектной команде:

• Визуализируйте график проекта в календаре
• Определите приоритет задачи и зависимые задачи
• Понять риски и узкие места
• Общайтесь с членами команды о расписании проекта

Когда рассматривать программное обеспечение для планирования проектов: вашему бизнесу следует рассмотреть возможность добавления программного обеспечения для планирования проектов в стек управления проектами, если ваша команда ищет инструмент для управления приоритетами задач для выполнения проектов вовремя и в соответствии с бюджетом.

Использование диаграммы Ганта для отображения критического пути проекта в Wrike ( исходный код )

Что такое программное обеспечение для управления ресурсами?

Программное обеспечение для управления ресурсами позволяет предприятиям эффективно отслеживать навыки и доступность сотрудников. Инструмент в основном используется для планирования и оптимизации распределения ресурсов (людей) для проекта. Ключевые функции инструмента включают планирование сотрудников, подбор навыков, прогнозирование кадрового состава и управление расписанием.

Программное обеспечение для управления ресурсами помогает вашей проектной команде:

• Планирование распределения персонала по проектам
• Понять наличие или отсутствие квалифицированной рабочей силы
• Отслеживайте время, необходимое сотрудникам для выполнения задач

Когда рассматривать программное обеспечение для управления ресурсами: вашему бизнесу следует рассмотреть возможность добавления программного обеспечения для управления ресурсами в стек управления проектами, если члены вашей команды работают над несколькими проектами одновременно и перегружены работой. Программное обеспечение может помочь менеджерам проектов увидеть узкие места и выявить конфликты при распределении работы.

Просмотр работы сотрудника и распределения времени в ProWorkflow ( Источник )

2. Мониторинг

Постоянный мониторинг этапов и целей проекта необходим для успешного выполнения планов проекта. Набор инструментов мониторинга проекта необходим для эффективного отслеживания ключевых результатов.

Программное обеспечение для отслеживания проектов и программное обеспечение для отслеживания времени и расходов - два важных решения, которые могут помочь в успешном мониторинге проекта.

Что такое программа для отслеживания проектов?

Программное обеспечение для отслеживания проектов предназначено для того, чтобы компании могли отслеживать различные аспекты проекта, такие как график и бюджет. Программное обеспечение поставляется с расширенными функциями отчетности, которые позволяют предприятиям визуализировать данные и измерять ключевые показатели эффективности проекта.

Инструменты отслеживания проектов могут помочь вашей проектной команде:

• Понять статус сроков и этапов проекта
• Визуализируйте использование ресурсов
• Принимайте решения на основе результатов прошлых проектов.

Когда рассматривать программное обеспечение для отслеживания проектов: вашему бизнесу следует рассмотреть возможность добавления программного обеспечения для отслеживания проектов в стек управления проектами, если ваши менеджеры проектов испытывают смещение объема работ, что является разрывом сроков и бюджета проекта. Программное обеспечение позволяет осуществлять постоянный мониторинг ключевых показателей проекта и анализировать показатели прошлых проектов для оптимизации планов будущих проектов.

Отслеживание отчетов по проектам на панели аналитики в Clarizen ( Источник )

Что такое программа времени и затрат?

Программное обеспечение для учета времени и расходов используется для отслеживания времени, затраченного на задачи и проекты, а также для регистрации и обработки затрат, связанных с проектом. Он предлагает такие функции, как таймер, отслеживание расходов и учет на основе проекта, которые помогают создавать счета для клиентов и выявлять ненужные затраты по проекту.

Программное обеспечение по времени и расходам может помочь вашей проектной команде:

• Следите за рабочим временем сотрудников
• Отслеживайте стоимость материалов и командировочные расходы, связанные с проектом
• Анализируйте пропускную способность сотрудников, просматривая отчеты

Когда рассматривать программное обеспечение для учета времени и расходов: вашему бизнесу следует рассмотреть возможность добавления программного обеспечения для управления временем и расходами в стек управления проектами, если ваша команда участвует в проектах для клиентов, которые оплачиваются почасово.

Учет времени и управление расходами в Hubstaff ( Источник )

4. Сотрудничество

Успех проекта зависит от того, насколько эффективно члены команды взаимодействуют друг с другом. Что может улучшить командную совместную работу, так это использование специального программного обеспечения. Однако при добавлении инструмента для совместной работы в стек управления проектами следует проявлять осторожность, поскольку на рынке существует множество решений, таких как программное обеспечение для сообщества или программное обеспечение для социальных сетей, чтобы не тратить деньги на ненужное программное обеспечение.

Ниже мы перечислили два основных инструмента для совместной работы над проектами, а именно. программное обеспечение для командных коммуникаций и программное обеспечение для управления документами.

Что такое программное обеспечение для командных коммуникаций?

Программное обеспечение для командного взаимодействия помогает участникам проекта избежать задержек в общении, которые могут привести к срыву сроков. Программное обеспечение поставляется с такими функциями, как частные и групповые каналы чата, голосовые и видеозвонки, совместное использование экрана и совместное использование файлов.

Программное обеспечение для командных коммуникаций может помочь вашей проектной команде:

• Отправлять сообщения и файлы отдельным лицам или группам
• Делитесь экранами и презентациями
• Совершайте голосовые или видеозвонки на компьютере или в мобильном приложении.

Когда рассматривать программное обеспечение для групповой коммуникации: вашему бизнесу следует рассмотреть возможность добавления программного обеспечения для групповой коммуникации в стек управления проектами, если ваша команда удалена удаленно или участвует в проектах, которые требуют постоянного общения для прояснения сомнений, мозгового штурма или обмена обновлениями проекта.

Обмен сообщениями групповой команды в Slack ( Источник )

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами помогает предприятиям создать организованный и доступный для поиска репозиторий документов и записей, связанных с проектами. Программное обеспечение предлагает такие функции, как индексирование, управление разрешениями документов и публикация документов, которые помогают предприятиям создавать и редактировать документы и поддерживать версии документов в организованных электронных библиотеках.

Программное обеспечение для управления документами может помочь вашей проектной команде:

• Создать цифровой репозиторий документов
• Храните конфиденциальную информацию на безопасном портале
• Контроль доступа пользователей к информации о проекте

Когда рассматривать программное обеспечение для управления документами? Вашему бизнесу следует рассмотреть возможность добавления программного обеспечения для управления документами в стек управления проектами, если ваша команда обрабатывает много конфиденциальной информации. Этот инструмент помогает создать безопасную централизованную онлайн-библиотеку для документов.

Панель управления документами в eFileCabinet ( Источник )

Как эти инструменты взаимодействуют друг с другом?

Инструменты, включенные в этот стек управления проектами, обычно интегрируются друг с другом через встроенную интеграцию, сторонние платформы или открытый API. Это повышает эффективность команд, поскольку они могут быстрее обмениваться информацией о проекте и получать к ней доступ.

Например, когда изменения вносятся в сроки выполнения задач в инструменте отслеживания проектов, обновления могут быть доступны членам команды мгновенно через решение для групповой коммуникации.

Аналогичным образом, информация, полученная с помощью решений для отслеживания времени и расходов, может быть легко перенесена в программное обеспечение для планирования проектов или распределения ресурсов, помогая лучше планировать будущие проекты.

Что нужно иметь в виду при изучении инструментов для вашего стека управления проектами

Эта статья задумана как начальное руководство и предлагает наиболее важные инструменты, составляющие стек управления проектами. Вам необходимо оценить другие решения для управления проектами и дополнительные соображения для построения правильного стека управления проектами для вашего бизнеса.

Интеграции: поиск инструментов, которые предлагают встроенную интеграцию, - идеальный сценарий. Однако в случае отсутствия прямой интеграции убедитесь, что вы проверяете доступность интеграций через сторонние платформы, такие как Zapier , IFTTT и Automate.io .

В случае отсутствия такой интеграции узнайте, с какой легкостью вы можете передавать данные из одного инструмента в другой. Например, посмотрите, поддерживает ли программное обеспечение различные форматы файлов для загрузки отчетов.

Программное обеспечение для конкретной отрасли, процесса или размера: размер вашего бизнеса, отрасль, к которой вы относитесь, и процессы управления проектами, которым вы следуете, являются важными факторами при рассмотрении инструментов для стека управления проектами.

Например, инструменты планирования проектов, такие как автономные решения для диаграмм Ганта , идеально подходят для малых и средних предприятий с несколькими проектами, тогда как программное обеспечение для управления портфелем проектов с полным набором подходит для крупных предприятий с широким спектром проектов.

Аналогичным образом, некоторые инструменты управления проектами предназначены для конкретных отраслей. Например, компании-разработчики программного обеспечения могут использовать инструменты отслеживания ошибок, чтобы контролировать работу своих групп разработчиков, в то время как что-то вроде инструмента для взлета будет использоваться строительными компаниями для планирования затрат и ресурсов, необходимых для завершения своих проектов.

Рецензирование: полезно выяснить, что пользователи думают об инструменте, который вы рассматриваете, поскольку он быстро информирует вас о плюсах и минусах решения. Это может значительно ускорить исследование вашего программного обеспечения, а также избавить вас от покупки неправильного решения.

Чтобы еще больше расширить выбор программного обеспечения, посетите сторонние сайты с обзором программного обеспечения. Вы можете попробовать нашу платформу; он позволяет фильтровать обзоры продуктов на основе таких параметров, как должность рецензента и размер компании.

Долговечность программного обеспечения: наконец, вам необходимо понимать, как долго вы пользуетесь инструментом, в который вы инвестируете. Чтобы успешно оценить инструменты по этому параметру, подключитесь к ключевым заинтересованным сторонам (таким как ИТ-команда или бизнес-аналитики), чтобы понять, подходит ли инструмент станет активом или пассивом в долгосрочной перспективе.

Примечание. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами для демонстрации функции в контексте и не предназначены для одобрения или рекомендаций. Они были получены из источников, которые на момент публикации считались надежными.