4 Лучшие практики отслеживания проектов

Без отслеживания проекта вы летите вслепую. Используйте эти передовые методы, чтобы восстановить контроль.

Чем старше вы становитесь, тем больше понимаете, что есть поговорка практически обо всем, особенно в управлении проектами .

Например, фраза «Вы не можете управлять тем, что не измеряете», которая, вероятно, была процитирована в миллионах презентаций PowerPoint и даже украсила Twitter-аккаунт бывшего мэра Нью-Йорка Майка Блумберга.

Эта цитата - недвусмысленное одобрение лидера управленческой мысли Питера Друкера в отношении отслеживания проектов .

Чтобы сформулировать сообщение другим (но гораздо менее броским) способом: как узнать, как идут дела у ваших проектов между началом и завершением, если вы не отслеживаете ключевые показатели? Вы этого не сделаете.

Поэтому, если вы не довольны тем, что приступаете к проектам, а затем тратите месяцы и миллионы, чтобы узнать, успешны они или нет, вам нужно отслеживать свои проекты, пока они находятся в стадии реализации.

Но что вы отслеживаете и как вы это отслеживаете?

Программное обеспечение для управления проектами может обеспечить надзор и прозрачность выполнения проекта, но вы должны быть целеустремленными в том, как вы его используете. Это означает сбор базовых показателей производительности для сравнения с ними в дальнейшем, определение и передачу целей и способов измерения успеха, а также отслеживание ограниченного числа ключевых показателей эффективности (KPI), на основе которых можно извлечь практическую информацию.

Основы отслеживания проектов

Когда дело доходит до отслеживания проекта, вы должны беспокоиться о трех основных вещах:

• Завершится ли этот проект в срок?
• Завершится ли этот проект в рамках бюджета?
• Принесет ли этот проект ценный конечный результат?

Ключ в том, чтобы знать, на что обращать внимание в течение всего срока реализации проекта, чтобы определить, находитесь ли вы на правильном пути к поиску удовлетворительных ответов на эти вопросы.

4 передовых метода, позволяющих держать ваши проекты в нужном русле

Согласно отчету PMI Pulse of the Profession за 2018 год, почти 10% каждого доллара, потраченного компаниями, тратится зря на плохую работу проекта. Компании, которые следуют четырем передовым методам отслеживания проектов, описанным ниже, сэкономят деньги и улучшат качество проекта, а также своевременность / выполнение бюджета.

1. Используйте свое программное обеспечение для управления проектами.

Подобно тому, как программное обеспечение для бухгалтерского учета является серьезным подспорьем для владельцев бизнеса после того, как они ввели все свои финансовые данные, программное обеспечение для управления проектами может упростить отслеживание проекта после того, как вы введете точные данные о своем расписании и бюджете.

Это может потребовать некоторой дополнительной работы заранее, но в конечном итоге позволит вам значительно сэкономить время на протяжении всего проекта с помощью панелей мониторинга состояния проекта.

Например, вот руководство о том, как настроить виджеты панели инструментов для отслеживания практически всего в Wrike , втором по популярности программном решении для управления проектами согласно нашему отчету Top 20:

После того, как вы заложите основу и введете данные - например, бюджет проекта и затраты - информационные панели быстро сообщат вам, как у вас дела на протяжении всего проекта.

Вот пример панели мониторинга, показывающей статус задачи, статус проблемы, сводку расписания, статус вехи, статус бюджета и просроченные элементы в Zoho Projects :

Панель управления, показывающая несколько статусов в Zoho Projects ( Источник )

В этой статье более подробно рассматривается отслеживание показателей успеха в отношении объема, графика, бюджета, бизнес-целей и удовлетворенности клиентов.

2. Будьте избирательны в выборе ключевых показателей эффективности.

Если вы не являетесь крупным предприятием с практически безграничными ресурсами, вы не можете позволить себе пытаться отслеживать каждый ключевой показатель эффективности под солнцем.

Согласно сообщению в блоге Университета Вилланова :

Хотя это может показаться очевидным, ваши ключевые показатели эффективности должны поддаваться количественной оценке. Было бы неплохо иметь возможность отслеживать точное влияние, которое лунный цикл оказывает на настроения клиентов вашего бизнеса, но это, вероятно, нереально в 2019 году ( хотя, возможно, в 2025 году так и будет ).

Выбор правильных KPI зависит от ваших конкретных бизнес-целей, но вот несколько советов, которые помогут вам:

• Проведите собеседование со всеми ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы определить, какие бизнес-выгоды они надеются получить от проекта. Это даст вам представление о том, какие KPI помогут измерить ваш прогресс в достижении этих целей (например, если менеджер хочет, чтобы проект увеличивал прибыльность, вы можете отслеживать рентабельность инвестиций).
• Выберите KPI, которые вы действительно можете измерить. Сразу же устраните ключевые показатели эффективности, которые вы не можете отслеживать из-за ограниченных ресурсов или нечетких, неопределенных целей.
• Выберите KPI, которые можно комбинировать с другими индикаторами, чтобы нарисовать картину общей траектории вашего бизнеса (например, если вы отслеживаете время вывода на рынок, использование ресурсов и время решения проблемы, вы получите трехмерную диагностику общая эффективность вашей команды ).
• Раздайте свой короткий список предлагаемых KPI ключевым заинтересованным сторонам, чтобы получить их отзывы и окончательную проверку.

3. Определите исходные и целевые цели.

Выбор правильных ключевых показателей эффективности для отслеживания - отличное начало, но как узнать, хорошие или плохие цифры? Определив базовый уровень и цели.

Начните с трех столпов: объема, бюджета и графика, и будьте конкретны. Чем больше проектов у вашей команды, тем лучше вам, потому что вы можете использовать исторические данные, чтобы составить точные ожидания для этого проекта.

• Объем. Проведите собеседование со всеми заинтересованными сторонами и проведите стартовую встречу по проекту, чтобы определить и задокументировать объем проекта. В зависимости от формальности вашего проекта и вовлеченных организаций, вы можете даже получить техническое задание от заказчика, в котором подробно описывается объем работ.
• Бюджет. Четкий масштаб проекта приведет к реалистичному бюджету проекта. Используйте функцию управления бюджетом в своем программном обеспечении для управления проектами, чтобы убедиться, что все учтено. В этом видео PMP Дженнифер Бриджес предлагает семь советов по составлению бюджета проекта.

• График. Исторические данные помогут вам составить реалистичный график. Если в предыдущем проекте вы оценили две недели на исследование рынка, а на это потребовался месяц, не ожидайте, что что-то изменится, снова оценив две недели. Кроме того, не забудьте добавить в систему слабину . Планируйте использование 80%, чтобы вовремя выполнить 100% запланированной работы.

Как только у вас будут эти конкретные числа и они будут одобрены всеми ключевыми заинтересованными сторонами, возьмите их под контроль (убедитесь, что эти числа не могут быть изменены без соответствующего обоснования и надлежащего утверждения).

4. Разработайте план, чтобы обуздать проблемные проекты.

У вас может быть суперкомпьютер, отслеживающий ваши проекты, но это не будет иметь значения, если вы ничего не сделаете с информацией, которую получаете.

Если вы выберете несколько хороших KPI для отслеживания и установите реалистичные базовые уровни, ваше программное обеспечение для управления проектами сообщит вам, когда что-то отклоняется от графика.

Но ваше программное обеспечение для управления проектами не может обуздать бюджет или подбодрить вашу команду. Возможно, самая важная часть отслеживания проекта - это работа с числами, которые вы упорно трудились, чтобы отслеживать.

Если вы идете по плану или даже опережаете цель, это здорово. Вы можете перераспределить ресурсы для других проектов или расширить текущий проект, чтобы повысить ценность. Но если вы превышаете объем, выходите за рамки бюджета, отстаете от графика или иным образом не на пути к достижению отслеживаемых KPI, действия необходимы.

Gartner рекомендует следующий трехсторонний подход к управлению проблемными проектами ( полная статья доступна клиентам Gartner ):

1. Поощряйте раннее выявление проблем и их эскалацию. Другими словами, общайтесь с необходимыми заинтересованными сторонами, как только вы обнаружите признаки проблемы, чтобы можно было приступить к плану восстановления , а не сидеть тихо, надеясь, что все наладится само по себе.
2. Систематически решайте проблемы с проектом. Так же, как вы планируете новый проект, составьте план восстановления и регулярно сверяйте статус восстановления с пересмотренным графиком проекта.
3. Обеспечьте эффективное завершение проекта. Знайте, когда нужно сказать, что проект превратился из проблемного в безнадежный, вместо того, чтобы продолжать тратить время, деньги и ресурсы на безнадежное дело. Проконсультируйтесь со всеми заинтересованными сторонами, чтобы определить пороговые значения для прекращения проекта.

Какие проблемы с отслеживанием вашего проекта?

Каковы ваши самые большие проблемы с отслеживанием проектов? Поделитесь ими в комментариях или найдите меня в Twitter ( @AndrewJosConrad ), чтобы мы вместе работали над поиском решений.

И следите за нашим блогом по управлению проектами, чтобы поддерживать все свои навыки управления проектами, от борьбы с расширением объема работ до улучшения совместной работы. Вот несколько статей по отслеживанию проектов, которые помогут вам начать:

• Метрики успеха проекта: выполнение проектов в срок и в рамках бюджета
• 10 рекомендаций по постановке целей SMART для планирования проектов
• Использование ресурсов: что компании делают не так (и как это исправить)

Примечание. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами для демонстрации функции в контексте и не предназначены для одобрения или рекомендаций. Они были получены из источников, которые на момент публикации считались надежными.