1. Статьи
  2. Проекты умирают из-за плохой коммуникации на рабочем месте. Вот как их оживить
Для доступа к заказчикам и разработчикам необходимо авторизоваться
4 октября 2021 в 12:18

В период с 2011 по 2016 год Департамент по делам ветеранов потратил более одного миллиарда долларов на неудачные ИТ-проекты, направленные на обновление устаревшей системы управления медицинскими записями .

Ни эта трата денег, ни тот факт, что проект пришлось полностью перезагрузить, не вызывают удивления. Standish Group обнаружила, что из 3555 проектов с затратами на рабочую силу не менее 10 миллионов долларов в период с 2003 по 2012 год только 6,4% были признаны успешными. Более 41% были полными отказами и были либо полностью прекращены, либо полностью сброшены.

И не только правительство борется с провалом проекта.

В глобальном масштабе, по оценкам Brightline Initiative , организации тратят 1 миллион долларов каждые 20 секунд или 2 триллиона долларов ежегодно на плохо управляемые проекты.

Невозможно точно определить, что повредило всем этим проектам, но мы знаем, что плохая коммуникация считается основной причиной неудач почти для одной трети обреченных проектов (29%) .

Это не недостаток бюджета, времени или людей, а то, что мы все начинаем изучать вскоре после рождения и никогда не прекращаем учиться всю оставшуюся жизнь.

Изображение функции, показывающее плохое общение между двумя людьми

Если почти треть всех проектов, потерпевших неудачу, терпят неудачу из-за плохой коммуникации, организации, которые спасают больше проектов за счет улучшения основ коммуникации, будут работать более эффективно и опередить конкурентов, которые не смогут улучшить свои показатели.

Как руководитель малого бизнеса и менеджер проектов вы можете подумать: «Итак, все, что мне нужно сделать, это лучше общаться со своей командой, чтобы сэкономить 33% моих неудачных проектов?»

Теоретически да.

Но не все так просто.

Хорошее общение требует элегантного сочетания технологий , навыков межличностного общения и поддержки со стороны всей организации. Вы не можете исправить плохое общение в одночасье, но критически важно, чтобы хорошее общение было для вас приоритетом.

Плохое общение разрушит все, на чем построен ваш бизнес, от фундамента до верхнего этажа. Но если вы улучшите общение в масштабе всей организации, вы сможете улучшить все остальное, от прибыли до доли рынка.

Посмотрим, как это сделать.

Как исправить плохое общение на рабочем месте

Как и большинство проблем, исправление плохого общения начинается с признания того, что у вас есть проблема.

Пригнуться и вести себя так, как будто общение улучшится само по себе, - это рецепт неудачи. Ниже мы рассмотрим шесть распространенных проблем общения на рабочем месте и объединим каждую из них с потенциальными решениями для внедрения в вашем бизнесе.

6 распространенных проблем общения на рабочем месте

1. Детали проекта теряются в чистилище электронной почты.

 ПРОБЛЕМА: у  вас есть важные детали проекта, такие как даты этапов, документация и обновления статуса, но они скрываются в серии электронных писем, распределенных по нескольким потокам, возможно, даже в Outlook и Gmail.

Идти на охоту за ними каждый раз, когда тебе нужно что-то наподобие, утомительно.

 РЕШЕНИЕ:  Прекратите использовать электронную почту для постоянного общения по проекту. Электронная почта произвела революцию в способах общения проектных команд еще в 80-х годах, но ее время как инструмента коммуникации по проектам давно прошло.

Электронная почта остается полезным инструментом для таких вещей, как получение запросов от внешних организаций, отправка разовых сообщений большим группам или подписка на отраслевые информационные бюллетени. Но это ужасно неадекватно для совместной работы над проектами.

Вместо этого используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы отслеживать важную информацию, включая сроки, бюджет и документацию, и используйте инструмент совместной работы для постоянного обмена информацией по проекту и обновления статуса.

2. Отсутствие связи между распределенными командами.

 ПРОБЛЕМА:  ваши распределенные команды не общаются друг с другом.

У вас есть фантастические команды на Восточном побережье, на Западном побережье, в Индии и в Лондоне. Но когда они вместе работают над проектом? Общение прекращается, и проекты начинают разваливаться.

Письма, отправленные в разные часовые пояса, остаются без ответа в течение нескольких часов, и личного общения практически нет.

 РЕШЕНИЕ:  используйте инструменты для совместной работы . Последнее поколение этих инструментов, таких как Asana , Basecamp и Slack, имеет интерфейс, похожий на чат, который упрощает общение в реальном времени, даже когда 9 часов утра в Нью-Йорке и 14 часов в Лондоне.

И если в Бостоне 14:30, а в Мумбаи полночь, команда из Индии может настроить инструмент совместной работы, чтобы уведомлять их о любых пропущенных сообщениях в первую очередь утром, в отличие от электронного письма, которое зарыто в кучу, скопившуюся за ночь.

Продолжайте читать: старший аналитик по управлению проектами Platforms Эйлин О'Лафлин дает больше советов по налаживанию взаимодействия между распределенными командами , от использования совпадения графиков до виртуальных действий по объединению команд.

3. Команды общаются по слишком многим каналам.

 ПРОБЛЕМА:  Чтобы стимулировать общение, вы предоставили своим сотрудникам широкие каналы, от электронной почты до мобильных телефонов, от неоновых стикеров до всех новых инструментов совместной работы, которые предлагает менеджер.

Они общаются, хорошо, но информация о проекте распространяется по такому множеству каналов, что никто больше не может ее отслеживать или находить то, что им нужно, когда это нужно.

 РЕШЕНИЕ:  выберите канал и придерживайтесь его. Как руководитель проекта вы должны установить правила.

Обсудите свой план коммуникации по проекту на стартовом совещании . Затем, если кто-то общается по неправильному каналу - скажем, член команды отправляет обновление статуса по электронной почте, когда остальная часть команды делает это в специальном канале вашего инструмента для совместной работы - вежливо, но твердо напомните им скопировать его в нужное место.

Скриншот каталога программного обеспечения для совместной работы Platforms

Сравнение популярных функций программного обеспечения для совместной работы на Platforms ( Источник )

Вы должны занять позицию, что если сообщение приходит не по тому каналу, оно вообще не доходит до него. Если канал связи смещается, это укрепляет вредные привычки. Каждый раз, когда кто-то отправляет сообщение не в то место, перенаправляйте его, и довольно скоро даже отставшие от него поймут.

4. Несколько менеджеров дают противоречивые инструкции.

 ПРОБЛЕМА:  Ваша организация растет и наполняется яркими лидерами, которые активно участвуют в ваших проектах.

Замечательно!

Но чем больше у вас голосов руководства по проекту - эффект «слишком много поваров на кухне» - тем больше вероятность того, что провода пересекутся и ваши команды получат противоречивые директивы по одному и тому же проекту.

Это не так уж и здорово.

 РЕШЕНИЕ:  Выберите руководителя проекта и чтите его слово. Военные действительно хороши в этом, и они должны быть такими. Когда на кону жизни, нет места для противоречивых инструкций.

Это одна из областей, где частный сектор может чему-то научиться у вооруженных сил. Открытый диалог и несогласие - важнейшие элементы новаторства и гибкости, но вам все равно нужен руководитель проекта, чтобы вести это обсуждение и принимать окончательные, важные решения.

Если вы являетесь руководителем проекта, регулярно встречайтесь со своей командой руководителей и запрашивайте их отзывы, помня, что вашим командам нужен единый голос для успешной реализации проекта.

5. Ключевые участники не обновляют статус.

 ПРОБЛЕМА:  вы настроены на канал связи, и ваше руководство проекта имеет единый голос, но вы все еще упускаете что-то важное.

Ваши ключевые участники не вмешиваются. Будь то обратная связь по важному решению или обновление статуса по ключевому результату, вам нужна информация, которую вы не получаете.

 РЕШЕНИЕ:  Может быть, они просто стесняются, или, может быть, они чувствуют себя виноватыми из-за пропуска дедлайна и надеются, что никто этого не заметит. Но если вы создаете среду, в которой приветствуются и поощряются все голоса, вы можете начать сдвигать корпоративную культуру в сторону открытого общения.

Упростите это, планируя еженедельные проверки между менеджерами и участниками. Если участник не может уложиться в сроки или соблюдать стандарты качества, сосредоточьтесь на том, как вы можете помочь ему улучшить свое время за счет лучшего управления временем и планирования, а не упрекать его.

Используйте свой инструмент для совместной работы, чтобы упростить обновление статуса. Вы даже можете настроить напоминания на командных каналах, чтобы автоматизировать процесс.

6. Вы проводите больше встреч, но видите меньший прогресс.

 ПРОБЛЕМА:  Больше встреч = лучшее общение, а лучшее общение = больше успешных проектов. Следовательно, больше встреч = больше успешных проектов, не так ли?

Неправильно! Это ошибочная логика управления, основанная на предположении, что вы не общаетесь по-настоящему, если не сидите за столом для переговоров в течение часа.

 РЕШЕНИЕ:  Перед тем, как назначить встречу, менеджеры должны спросить себя: «Может ли эта встреча быть электронной почтой?»

Другими словами: «Могу ли я сэкономить всем время, передав эту информацию в кратком сообщении, вместо того, чтобы перетаскивать всех в конференц-зал и снижать их продуктивность?» Я рекомендую сделать еще один шаг, спросив: «Может ли эта встреча быть еженедельным обновлением статуса?»

Важность встреч сильно зависит от роли. Менеджерам необходимо встречаться, чтобы обсуждать планы и принимать решения, участникам нужно время, чтобы сосредоточиться и работать.

Общее практическое правило хорошего общения? Чем меньше встреч, тем лучше. Таким образом, когда у вас будут встречи, все участники будут знать, что это важно, и сотрудничество станет более значимым и продуктивным.

Путь к лучшей коммуникации проекта

Хорошее общение непросто, и это не происходит сразу после нажатия кнопки.

Это требует организационной поддержки, единого руководства и четкого, тщательного плана.

Если ваши проекты пострадали из-за того, что команды теряют детали в электронной почте, не могут общаться из-за расстояния или переползания каналов связи, или из-за того, что у вас слишком много поваров на кухне, пришло время попробовать новый подход и оживить ваши умирающие проекты.

Примечание: информация, содержащаяся в этой статье, была получена из источников, которые считаются надежными. Выбранные приложения являются примерами, показывающими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендаций.

Ищете программное обеспечение для управления проектами? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для управления проектами Platforms .