Если вы попросите пять разных людей дать определение «провалу проекта», вы, скорее всего, получите пять разных ответов. Это связано с тем, что неудача проекта является субъективной, определяется как критериями успеха проекта, так и метриками, используемыми для оценки его эффективности во время и после его завершения.

Один проект можно считать успешным, если он придерживается запланированных сроков, другой - если он остается в рамках своего первоначального бюджета, а третий - если он избегает расползания объема. Но если бы кто-то другой оценивал успех по соответствующему уровню удовлетворенности клиентов, и эти проекты не соответствовали ожиданиям клиентов, каждый из них также можно было бы назвать провалом.

Поскольку неудача субъективна, важно включить критерии успеха в план проекта, и еще более важно, чтобы все заинтересованные стороны были согласованы с одним и тем же определением успеха.

Несовпадение приводит к недопониманию, недовольству и, в конечном итоге, к разделению команд на разрозненные структуры - рецепт неэффективности.

Но если все заинтересованные стороны работают вместе для достижения одной и той же цели и договариваются о том, какое ограничение отдать приоритет перед другим, то каждый проект будет успешно приносить пользу.

В этой статье мы рассмотрим пять критериев успеха, которые обычно используются для измерения успеха или неудачи проекта, и выделим инструменты, которые можно использовать для отслеживания производительности .

Как измерить успех проекта

1 Область применения

Объем - это предполагаемые результаты проекта и работа, которая должна быть выполнена для достижения этих результатов. В нем излагаются конкретные цели, результаты, функции и т. Д., Которые, как ожидается, будет реализован в рамках проекта, а также задачи, сроки и затраты, которые потребуются для их достижения.

Если у вас нет полностью определенной области в начале проекта, тогда объем не должен быть вашим основным критерием успеха. Имейте в виду, что ключевой отличительной чертой Agile является отсутствие полностью определенных требований перед запуском, поэтому Agile-проекты должны использовать другую метрику.

Когда вы увеличиваете объем проекта, вы также должны увеличивать бюджет и / или время. Слишком часто при расширении объема работ заинтересованные стороны хотят добавить требования после того, как проект находится в стадии реализации, но не хотят идти на компромисс по поводу других ограничений.

 ЧЕМ РИСК:  в прошлом году 52% проектов испытали сокращение масштабов, согласноотчету Института управления проектами (PMI) за 2018 год «Пульс профессии».

Как отслеживать объем работ: во время планирования проекта работайте с заинтересованными сторонами, чтобы создать структурную декомпозицию работ, которая:

• Определяет все требования к проекту
• Делит требования на более мелкие результаты
• Обрисовывает в общих чертах задачи, необходимые для достижения результатов (и ключевые ресурсы *)
• Оценивает время, необходимое для выполнения каждой задачи
• Определяет критический путь проекта

* Ресурсы играют важную роль в понимании масштабов вашего проекта. Вы должны знать пропускную способность вашей команды, использование ключевых ресурсов и то, как ставки оплаты влияют на бюджет.

Как только вы поймете критический путь и то, как ограничения ресурсов влияют на план проекта, вы можете использовать диаграммы Ганта для визуализации проекта.

Просмотр проекта, изложенного в календаре, - отличный способ заставить все заинтересованные стороны понять масштаб проекта и то, как конкретные требования выполняются в течение отведенного времени и бюджета.

Диаграммы Ганта также служат инструментом отслеживания проектов; менеджеры могут использовать их, чтобы следить за производительностью и следить за тем, чтобы проекты выполнялись в запланированном объеме.

Диаграмма Ганта Wrike с описанием запуска линии органической косметики ( Источник )

2. Расписание

График - это график вашего проекта. Он включает в себя не только дату вашего последнего закрытия (или запуск продукта, в зависимости от обстоятельств), но также важные вехи и сроки выполнения задач на этом пути.

Наиболее частая причина того, что проекты превышают первоначальный график, - это переутомление сотрудников. По данным Gartner, вместо того, чтобы ожидать, что сотрудники отдадут проекту 100%, признайте, что на самом деле они могут посвящать проектам только 33% своего доступного времени.

В статье «Планирование емкости ресурсов для руководителей PPM: просканируйте перед тем, как пойти » (полный отчет доступен клиентам Gartner) аналитики Роберт Хэндлер и Мбула Шон говорят:

Чтобы избежать перерасхода графика, вам нужно спланировать провисание - или плавание - в вашей временной шкале и своих ресурсных возможностях.

Если график является вашим наиболее важным критерием успеха, и вы замечаете, что график начинает смещаться, вам необходимо увеличить свой бюджет, чтобы привлечь больше людей, чтобы помочь окупить потерянное время, или уменьшить масштаб проекта, чтобы достичь того, что вы можете, последний срок.

 ЧЕМ РИСК:  В прошлом году 48% проектов не были завершены в соответствии с первоначальным графиком, согласноотчету PMI Pulse of the Profession за 2018год .

Как отслеживать расписание: существует множество инструментов, которые могут помочь вам отслеживать расписание вашего проекта, включая диаграммы Ганта и календари . Но важно помнить, что вам также необходимо отслеживать ограничения ресурсов.

Конкретные ключевые показатели эффективности, которые необходимо отслеживать и которые помогут придерживаться графика проекта, включают:

• Процент выполненных задач
• Просроченные проектные задачи
• Пропущенные вехи
• Индекс выполнения графика : освоенная стоимость (EV) / плановая стоимость (PV)

Просмотр задач и использования ресурсов в TeamGantt ( Источник )

3. Бюджет

Бюджет - это то, сколько будет стоить ваш проект. Сколько вы планируете потратить на выполнение объема работ? Какие средства вы вкладываете в проект?

Когда проекты превышают свой первоначальный бюджет, это почти всегда результат плохого планирования. Вам необходимо определить все возможные расходы (заработная плата, материалы, дизайн, тестирование и т. Д.), Оценить стоимость каждой позиции, а также спланировать, что что-то пойдет не так.

Чтобы избежать перерасхода средств, важно запланировать непредвиденные обстоятельства в своем бюджете не только для учета непредвиденных затрат, но и на случай, если ваши оценки окажутся неточными.

Большинство экспертов сходятся во мнении, что в бюджеты проектов следует добавлять от 10 до 30% непредвиденных расходов. А если проект имеет высокий статус, вам может потребоваться дополнительный бюджет реагирования на риски.

Бюджет неразрывно связан с другими критериями успеха, упомянутыми здесь. Если это ваше основное ограничение (как это часто бывает), и ваши фактические затраты начинают превышать запланированные, вам необходимо пойти на компромисс в отношении графика, объема и / или удовлетворенности клиентов, чтобы выйти на уровень безубыточности.

 ЧЕМ РИСК:  В прошлом году 43% проектов не были завершены в рамках своего первоначального бюджета, согласноотчету PMI Pulse of the Profession за 2018год .

Как отслеживать бюджет. Чтобы точно отслеживать бюджеты, вам понадобятся автоматизированные инструменты , а не электронные таблицы. Рассмотрите возможность создания базы данных о расходах, которая поможет вам более точно оценить стоимость проекта в будущем.

Конкретные ключевые показатели эффективности, которые необходимо отслеживать и которые могут помочь вам сохранить бюджет проекта, включают:

• Плановая стоимость
• Действительная цена
• Освоенная стоимость
• Индекс эффективности затрат : освоенная стоимость (EV) / фактическая стоимость (AC)

Просмотр аналитики производительности времени и материалов (T&M) в Mavenlink ( Источник )

4. Достижение бизнес-целей.

Достижение бизнес-целей - это то, как ваш проект работает в сравнении с его экономическим обоснованием . Достигла ли она ожидаемых выгод (как материальных, так и нематериальных)? Обеспечил ли он ожидаемую окупаемость инвестиций (ROI)?

Ввиду быстрых темпов изменений, вызванных цифровизацией, нередки проблемы или цели бизнеса, которые изначально побуждали проект со временем сдвигаться или вообще исчезать. Избыточные проекты тратят время, деньги и ресурсы - к тому же они не приносят ничего ценного для вашей организации.

 ЧТО В РИСКЕ:  Согласноотчету PMI Pulse of the Profession за 2018 год, 31% проектов не достигли своих первоначальных бизнес-целей и бизнес-намерений.

Как отслеживать достижение бизнес-целей: у вас, скорее всего, очередь проектов, ожидающих зеленого света. Прежде чем какая-либо инициатива получит одобрение, попросите межведомственный комитет проанализировать экономическое обоснование, чтобы убедиться, что оно по-прежнему соответствует целям организации.

Вопросы, которые нужно задать, включают:

• Уникален ли проект?
• Как оценивается проект по отношению к бизнес-целям? (Это высокий, средний или низкий приоритет?)
• Каков профиль риска и доходности? (Высокий риск, высокая доходность, низкий риск, низкая доходность)

Затем, когда проект находится в стадии реализации, периодически сравнивайте намерения с бизнес-потребностями, чтобы убедиться, что проект в конечном итоге принесет пользу.

Примерная матрица, показывающая проекты, приоритетные по бизнес-целям

5. Удовлетворенность клиентов

Удовлетворенность клиентов - это степень, в которой результаты проекта соответствуют ожиданиям или превышают их. Это включает в себя качество результатов, общее качество обслуживания клиентов, обслуживание клиентов и взаимодействие между внутренними и внешними заинтересованными сторонами на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Эта метрика успеха критически важна, и тем не менее она часто оказывается наиболее уязвимой. Имеет ли значение, выиграете вы на один или на 100, если выиграют оба? Это зависит от проекта и других критериев успеха.

Однако имейте в виду, что согласно опросу Accenture Global Consumer Pulse, 52% клиентов сменили поставщика в прошлом году из-за плохого обслуживания . А после переключения 68% не вернутся.

 ЧЕМ РИСК:  Согласно отчету Gartner о ключевых показателях ИТ за 2018 год (доступен клиентам Gartner), 26% внутренних участников проекта (от ИТ-директоров до ИТ-персонала) не считают, что они в достаточной мере удовлетворяют ожидания клиентов, оценивая свое восприятие клиентов. удовлетворение как «ожидания не оправдались» или «несколько разочаровывают».

Как отслеживать удовлетворенность клиентов: есть несколько способов сбора и анализа отзывов клиентов, в том числе:

• Прослушивание в социальных сетях
• Опросы клиентов (включая открытые ответы, а не только числовой рейтинг)

Проведение опроса об удовлетворенности клиентов в Nextiva ( Источник )

Вывод

«Быстро, дешево или хорошо - выберите два».

Эта пословица о железном треугольнике популярна не зря. Он по-прежнему применяется - и, вероятно, вернее, чем когда-либо, - с добавлением дополнительных ограничений, связанных с удовлетворением требований заинтересованных сторон и достижением бизнес-намерений.

На раннем этапе планирования определите, какие ограничения проекта наиболее важны для вашего проекта, и сделайте их определяющими критериями успеха.

Самое главное, убедитесь, что каждая заинтересованная сторона ориентирована на успешную реализацию этого показателя и помогает поддерживать его.

Как еще вы оцениваете успешность проектов? Есть ли другие критерии успеха, которые вы используете для оценки производительности? Расскажите в комментариях ниже.