Не знаете, как написать план проекта? Это руководство может помочь.

В культовом телесериале 1980-х годов « Команда А » руководитель группы Ганнибал часто наслаждался удовлетворением от успешной миссии, произнося свою крылатую фразу: «Мне нравится, когда план слагается».

Нам так и не удалось увидеть, что входило в эти грандиозные планы, кроме множества съемок, которые ни разу ни в кого не попали, и некоторого сваривания лома в старом сарае. Мы никогда не видели, чтобы Faceman или BA Baracus запускали свое программное обеспечение для управления проектами, чтобы разобраться в этих весьма сомнительных планах; каждый раз все происходило чудесным образом.

Но любой хороший руководитель проекта знает, что не бывает успешного проекта без твердого плана. Вот почему нам нужно заполнить то, что Ганнибал и The A-Team оставили в воображении: как написать план убийственного проекта.

Важность планирования проекта

Начать проект без плана - все равно что отправиться в путешествие без карты. В конечном итоге вы можете добраться туда, куда хотите, но не без траты времени и денег.

Четыре из семи основных причин неудач проекта, названных руководителями проектов в опросе PMI, могли быть устранены за счет более эффективного планирования проекта.

Начало работы над проектом без хорошо написанного плана может привести к смещению объема работ , несвоевременным бюджетам и срыву сроков.

Сядя со своей командой и составив план проекта, прежде чем вы начнете писать код или рубить дрова, вы можете установить ожидания, которые приведут вас к успеху.

Как написать план проекта за 5 шагов

Шаг 1. Определите свой проект

Независимо от того, разрабатываете ли вы приложение или открываете новое место, всегда начинайте с определения того, чего вы на самом деле пытаетесь достичь. Но сделать это не так просто, как написать на стикере «Я хочу открыть новую блинную».

В определении вашего проекта есть шесть ключевых элементов:

1. Цели. Чего вы пытаетесь достичь с помощью этого проекта, как извне (прибыль, доля рынка, удовлетворенность клиентов), так и внутри (улучшение инфраструктуры, оптимизация процессов, удержание сотрудников). Используйте объективные рекомендации SMART (конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и привязанные к срокам).
2. Объем. Независимо от того, насколько тщательно вы планируете, ваш проект претерпит изменения, с которыми вам придется иметь дело. Вместо того, чтобы пытаться идентифицировать все, что входит в объем вашего проекта, может быть проще определить, что определенно выходит за рамки. Это также хорошее время, чтобы определить, кто будет нести ответственность за утверждение / отклонение изменений объема.
3. Критерий успеха. Что определит, будет ли этот проект успешным или неудачным? Вернитесь к своим целям на этом этапе. Общими критериями являются выполнение проектов в срок и в рамках бюджета, соответствие готового продукта определенному уровню качества и решение конкретной бизнес-проблемы.
4. Практические результаты. Составьте список основных результатов для вашего проекта. Примеры могут включать работающее мобильное приложение для вашего бизнеса, магазин готовых блинчиков или новую систему расчета заработной платы для ваших сотрудников. Будьте максимально подробными.
5. Требования. Определите, что вам нужно (ресурсы, персонал, бюджет, время) для достижения целей проекта и достижения успешного результата, и задокументируйте это здесь. Проконсультируйтесь со всеми ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что вы ничего не забываете.
6. График. Используйте структурную декомпозицию работ, чтобы определить, что и когда нужно выполнить, а затем используйте ее для определения базового графика, контрольных точек проекта и сроков.

Шаг 2: Определите риски, предположения и ограничения

Выявление потенциальных ловушек и неудач до того, как они произойдут, может помочь вам ориентироваться в бурных водах, когда они неизбежно встречаются.

На этом этапе назначьте члена команды ответственным за управление рисками. В зависимости от размера проекта этим человеком может быть вы, руководитель проекта или другой руководитель проекта. Важно, чтобы кто-то отвечал за мониторинг любых выявленных вами рисков (например, несоблюдение сроков, превышение бюджета). Программное обеспечение для управления проектами может упростить управление рисками с помощью точного определения проекта.

Этот этап (и планирование проекта в целом) - это не только попытка избежать хаоса. Также важно задокументировать определенные предположения или ограничения по мере их установления, такие как доступные ресурсы или источник финансирования проекта.

Если проект должен быть завершен в обычные рабочие часы (без сверхурочных) или завершен с использованием только ресурсов, которые уже есть в наличии, вашей команде важно знать об этом.

Шаг 3. Организуйте людей для своего проекта

Этот шаг - основа вашего плана проекта - в конце концов, управление проектом - это в значительной степени управление людьми - и чем тщательнее вы выполните работу на первом и втором шагах, тем легче будет этот шаг.

Организация вашего проекта означает определение и документирование следующего:

• Клиент. Кто получит конечный продукт? Они внутренние или внешние?
• Заинтересованные стороны. Это отдельные лица или группы, заинтересованные в успешном завершении проекта. Выявление заинтересованных сторон проинформирует ваш коммуникационный план проекта.
• Роли и обязанности. Установите организационную иерархию проекта. Кто имеет последнее слово при принятии решений? Кто отвечает за общение с клиентом? Кто следит за бюджетом и графиком в вашем инструменте управления проектами? Кто отвечает за фактическую работу?

Шаг 4. Составьте список ресурсов вашего проекта

На первом этапе вы определили некоторые общие требования, необходимые для успешного завершения проекта, и вы только что определили человеческие ресурсы, необходимые для выполнения и управления работой. Теперь пора сосредоточиться на конкретных ресурсах, необходимых для работы.

Примеры ресурсов проекта включают в себя:

• Технологии (компьютеры, программное обеспечение, мобильные устройства)
• Оплата труда
• Транспортные средства
• Физические материалы

Перечислите все ресурсы, которые вам понадобятся, вместе с их стоимостью, чтобы информировать ваш бюджет и управление ресурсами (не волнуйтесь, пока ваши цифры точны, ваше программное обеспечение для управления проектами сделает здесь тяжелую работу).

Шаг 5. Составьте план коммуникаций по проекту

Итак, теперь у вас есть четко определенный проект с графиком, бюджетом, ресурсами и командой. Пора браться за работу, верно? Неправильно. У вас еще нет плана общения.

Плохое общение - основная причина неудач проекта , и если вы воспринимаете хорошее общение в команде как должное, это может быть предположение, которое подрывает весь ваш проект.

Это потому, что все - соблюдение сроков, соблюдение бюджета и т. Д. - зависит от того, как члены вашей команды общаются друг с другом, с заинтересованными сторонами и клиентами.

Хороший план коммуникаций по проекту должен включать следующее:

• Коммуникационные цели. Какова цель данного сообщения? Вы пытаетесь выяснить, достаточно ли ресурсов у конкретной команды, или напоминаете лидеру, что скоро наступает важный дедлайн? Знайте, чего вы пытаетесь достичь, и позвольте этому руководствоваться вашим сообщением, прежде чем нажимать кнопку отправки.
• Целевые аудитории. Кого следует подключать к коммуникациям? Например, президента компании, возможно, не нужно включать в регулярные обновления основных этапов, но с ним следует проконсультироваться, если проект выходит за рамки своего бюджета.
• Ключевой контент для общения. Какую информацию следует включать каждый раз при общении со своей проектной командой? Возможно, вы отправляете еженедельное обновление статуса всем ключевым заинтересованным сторонам, которое включает в себя прогресс в достижении предстоящих этапов, напоминания о важных сроках и статус бюджета / графика. Задокументируйте эту информацию в своем плане коммуникаций.
• Способ и частота общения. Как будет осуществляться рутинное командное общение и с какой периодичностью? Еженедельно в пятницу утром или раз в две недели в понедельник днем? По электронной почте или через инструмент для совместной работы ? Определите эту информацию в начале проекта и придерживайтесь ее.

Ознакомьтесь с этим подробным руководством по составлению плана коммуникаций по проекту (с контрольным списком) и некоторыми советами о том, как исправить некоторые распространенные проблемы коммуникации на рабочем месте .

Не останавливайтесь сейчас: больше ресурсов для планирования проекта

Если вы заметили, что ваши проекты имеют тенденцию выходить из-под контроля, выходить за рамки бюджета, срывать сроки или не выпускать успешный конечный продукт, скорее всего, виновато хотя бы частично плохое планирование.

Четкое определение вашего проекта, выявление рисков, сбор вашей команды, сбор ваших ресурсов и составление плана коммуникаций будут иметь огромное значение.

Чтобы получить еще больше ресурсов для планирования проекта, следите за нашим блогом об управлении проектами, где вы найдете советы по каждому этапу цикла управления проектами, от выбора новой системы управления проектами до принятия решения о том, когда вы будете готовы создать офис управления проектами.

Начните с этих дополнительных ресурсов для планирования проекта:

• Шесть ошибок, которых следует избегать при составлении графика проекта
• 3 ошибки, которые все руководители проектов допускают перед своими стейкхолдерами
• Эффективное общение: какие инструменты лучше всего работают вместе?