5 лучших альтернатив Dropbox для управления документами

«Бумага - это деревья. Сохранить окружающую среду." Вы, должно быть, видели или слышали это в рекламных кампаниях по защите окружающей среды.

Ежегодно мир вырубает 4 миллиарда деревьев для получения бумаги. Это похоже на сценарий конца света. Я имею в виду, что мы будем делать со всем этим углекислым газом, кроме как наблюдать, как мир становится теплее? Нам нужны деревья, чтобы перерабатывать углекислый газ. Но система управления документами (DMS) здесь, чтобы спасти положение! Как? Это позволяет вам отказаться от использования бумаги, создавая и храня все ваши документы в электронном виде. DMS - это программное обеспечение, которое позволяет создавать и хранить электронные документы (PDF, MS-Word и MS-Excel) в облаке или на рабочем столе.

Вы помните дискеты в 80-х, CD-ROM в 90-х и, конечно, USB-накопители для хранения ваших документов? Что ж, это то, что делает программное обеспечение DMS. Но в отличие от систем хранения, упомянутых выше, DMS предлагает вам множество хранилищ. Собственно, бесконечное хранилище, в зависимости от того, сколько долларов вы готовы потратить. Помимо хранения, DMS предлагает лучшую безопасность, совместное использование и права доступа, редактирование и просмотр типов файлов и многое другое.

Определение DMS, которое я дал выше, является немного «общим». Перейдем к делу. Gartner определяет управление документами как «функцию, в которой приложения или промежуточное программное обеспечение выполняют задачи управления данными, специально предназначенные для типичных неструктурированных документов (включая составные документы). Его также можно использовать для управления потоком документов на протяжении их жизненного цикла ». Как я уже сказал по существу - вы создаете документы, редактируете и просматриваете их, делитесь ими с коллегами или клиентами, а затем архивируете / сохраняете.

Поскольку управление цифровыми активами и DMS являются частью более широкой категории систем управления контентом , вы также можете проверить мой предыдущий блог об альтернативах управления цифровыми активами . Сравнение программного обеспечения на этих рынках может дать вам лучший выбор для выбора программного обеспечения.

Dropbox Business - одно из самых популярных программ DMS на Platforms . Вот почему я выбрал его в качестве «эталона», чтобы поговорить о других альтернативах. В зависимости от вашего бизнеса вы можете выбрать альтернативу Dropbox Business в зависимости от стоимости, функций программного обеспечения, поддержки клиентов или других факторов. Чтобы вам было проще сделать выбор, я перечислил альтернативы, исходя из их характеристик, цены, плюсов и минусов.

Начнем с eFileCabinet

1.  eFileCabinet

Программное обеспечение доступно на облачных и настольных платформах. Нишевая особенность этого программного обеспечения заключается в том, что оно предлагает сканеры со своими пакетами программного обеспечения. Я включил это как альтернативное программное обеспечение, так как оно входит в топ- 20 самых популярных программ для управления документами на Platforms . eFileCabinet предлагает следующие функции управления документами:

Функции

• Управление облаком

eFileCabinet Online предлагает облачное хранилище для ваших документов. Облачное хранилище доступно по цене подписки. Вы можете выбрать либо облачное хранилище, либо настольное хранилище. Хранение документов на этих платформах зависит от вашей мобильности и местонахождения бизнеса. Если у вас есть бизнес, расположенный во многих местах, лучше всего подойдет облачное хранилище.

• Разрешения на основе ролей

Вы можете предоставить пользователям разрешение на создание / редактирование ваших документов в зависимости от их бизнес-ролей. eFileCabinet Online позволяет назначать пользователям права на создание и редактирование файлов.

• SecureDrawer

eFileCabinet Online имеет встроенный инструмент SecureDrawer для управления документами. Инструмент организует документы и помогает в настройке разрешений пользователей. Через SecureDrawer вы можете контролировать изменения версии документа. Панель быстрого доступа создает документы с расширенными метаданными с 256-битной безопасностью Advanced Encryption Standard (AES).

Цена

Программное обеспечение доступно по трем планам подписки .

Плюсы

• Пользователи Platforms описывают поддержку клиентов для программного обеспечения как отличную. Им также нравится функция SecureDrawer, поскольку она помогает назначать разрешения другим пользователям.

Минусы

• Пользователи Platforms столкнулись с ошибками в программном обеспечении. Эти ошибки затрудняют обмен файлами с клиентами. SecureDrawer не всегда синхронизируется с eFileCabinet.

2.  Докми

OfficeGemini предлагает Dokmee Document Management (Dokmee) для управления документами и обмена ими. Dokmee включает в себя захват и хранение документов, извлечение, поиск и совместное использование файлов. Dokmee адаптируется к любой бизнес-модели, чтобы улучшить доступность и функциональность всех документов. Программное обеспечение также улучшает сотрудничество и общение между пользователями. Dockmee доступен на 19 ошеломляющих языках. Теперь вы можете взаимодействовать с любым количеством международных клиентов.

Функции

• Сотрудничество

Вы можете обмениваться файлами в своей организации, взаимодействуя со своими сотрудниками. Вы также можете хранить и управлять файлами любого типа в Dokmee, включая PDF, TIFF, JPEG, PNG, BMP, GIF и многое другое. Dokmee позволяет добавлять к файлам заметки, аннотации и пометки. Программное обеспечение также имеет встроенную программу просмотра Microsoft Office для открытия и редактирования файлов Word, Excel и PowerPoint. Dokmee позволяет многим пользователям просматривать файлы и контролировать версию документа для редактирования и исправления.

• Безопасность

Dokmee включает журнал аудита для отслеживания активности системы и файлов. Программа формирует отчеты на основе активности пользователей. Вы также можете защитить файлы с пользовательскими ограничениями с помощью функции интеграции Active Directory. В этой функции шифрование файлов ограничивает несанкционированный доступ.

• Рабочий процесс

Dokmee's Workflow утверждает множество документов одновременно. Папка «Входящие» Workflow доступна из продуктов Dokmee Web и Dokmee Mobile.

Цена

Программное обеспечение доступно для бесплатной пробной версии. Для получения дополнительной информации о ценах на продукты щелкните здесь .

Плюсы

• Пользователям Platforms нравится функция хранения документов в папке клиента, так что их сотрудники могут получить доступ к документам из любого места. Для большинства пользователей Platforms программное обеспечение сократило время утверждения счетов. Им также нравится функция Auto-Module Progression, которая помогает оптимизировать рабочий процесс с документами.

Минусы

• Пользователи Platforms жалуются, что клиентская поддержка программного обеспечения не на одном уровне с другими. Они также отмечают, что текстовый поиск отсканированных документов неудобен для пользователя.

3.  WebMerge

В отличие от другого программного обеспечения, упомянутого выше, у WebMerge есть шаблоны документов, что является нишевой функцией в этой категории. Программное обеспечение представляет собой онлайн-платформу, которая собирает данные, заполняет документ и автоматически отправляет их пользователям. Короче говоря, программное обеспечение гибко по типам документов и предлагает динамический контент и варианты доставки для всех предприятий.

Функции

• Шаблоны документов

WebMerge предлагает настраиваемые параметры для всех документов. Создавайте собственные шаблоны документов с помощью конструктора документов WebMerge. Если вы используете счет-фактуру, просто создайте шаблон счета-фактуры и используйте его много раз.

• Маршрутизация данных

Вам нужно создавать документы из единого потока данных? WebMerge позволяет синхронизировать данные из одного канала в другие документы на основе предварительно определенных значений. Например, вы можете использовать ту же онлайн-форму для лидогенерации.

• Доступ пользователя

Интеграция WebMerge в ваш бизнес помогает автоматизировать создание документов. Ваши сотрудники могут создавать новые документы, управлять документами, объединять и многое другое. Но совместное использование документов сопряжено с риском для безопасности. Вы можете устранить этот риск, настроив разрешения учетной записи для улучшения рабочего процесса и взаимодействия.

Цена

Программное обеспечение доступно по четырем планам подписки .

Плюсы

• Пользователи Platforms любят интегрировать WebMerge со своим бизнесом, поскольку программное обеспечение создает определяемые пользователем PDF-файлы и формы. Пользователям также нравится специальная служба поддержки, и они довольны отсутствием технических ошибок.

Минусы

• Пользователи Platforms считают, что создание форм с нуля требует времени. Программное обеспечение требует сложного обучения.

4.  Zoho Docs

Zoho Docs имеет встроенный редактор для создания документов, обмена ими и совместной работы над ними. Вы можете сотрудничать с другими пользователями в режиме реального времени, работая с текстовыми файлами, таблицами и презентациями.

Функции

• Управление редактированием

Если вы работаете в большой команде, то с Zoho Docs легче управлять редактированием документов. Это потому, что программное обеспечение позволяет вам назначать задачи, просматривать контент, устанавливать сроки и отслеживать прогресс. Вы можете создавать папки проектов, приглашать коллег, сотрудничать с ними и редактировать документы.

• Назначить политики безопасности

Вы можете защитить конфиденциальные данные, создав «пуленепробиваемые» политики безопасности и назначив их пользователям в зависимости от их роли. Zoho Docs также позволяет отслеживать тип и объем пользовательского контента в вашей организации. Этот пользовательский контент позволяет вам ежедневно отслеживать активность пользователей.

• Презентаций

Программное обеспечение предоставляет предопределенные шаблоны Powerpoint. Эти шаблоны предназначены для выставления счетов, диаграмм, отчетов и многого другого. Если у вас нет в голове шаблона презентации, просто начните с этих шаблонов. Вы также можете импортировать файлы с расширениями, включая .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .odp и .sxi. Zoho Docs совместим со всеми типами презентаций Powerpoint.

Цена

Программное обеспечение доступно бесплатно в течение 15-дневного пробного периода с тремя вариантами подписки .

Плюсы

• Пользователи Platforms говорят, что программное обеспечение предлагает интуитивно понятный интерфейс для обмена документами. Сотрудничество между пользователями - это нишевая функция, которая нравится многим пользователям Platforms .

Минусы

• Некоторые пользователи Platforms считают, что в бесплатном пробном плане хранилища недостаточно. Они также указывают, что функция совместного использования должна включать некоторые элементы документов Google. Пользователи Platforms также жалуются, что передача прав собственности на файлы также должна быть доступна в бесплатном плане.

5.  Докцепт

Doccept имеет многопользовательскую систему управления документами. Вы можете оптимизировать свой бизнес-процесс, чтобы улучшить контроль версий документов и повысить безопасность.

Функции

• Уведомления

Программа настраивает аудит документов при сборе информации о документах, созданных пользователями. Эта функция позволяет приостанавливать уведомления в соответствии с желаемой датой. Другими словами, вы можете настроить повторяющиеся предупреждения с заданными интервалами для конкретных задач.

• Окно Doccept

Окно Doccept загружает один документ, или вы можете перетаскивать файлы. Вы также можете извлекать файлы и папки из zip-файлов, загруженных в Doccept Window. Программное обеспечение также позволяет загружать отдельные файлы или папки или большие сжатые zip-файлы. Вы можете предварительно просмотреть 100 форматов файлов, включая PDF, MSOpen Office и многие другие, в окне Doccept.

• Редактировать текст OCR

OCR или оптическое распознавание символов - нишевая функция этого программного обеспечения. Встроенный механизм OCR извлекает текст из файлов изображений, таких как GIF, TIFF, PNG и других. С помощью этой функции вы можете редактировать / исправлять извлеченный текст из изображений.

Цена

Программа доступна в трех версиях. Чтобы узнать больше о функциях, доступных в каждой версии, щелкните здесь . Информация о ценах доступна по запросу демоверсии .

Плюсы

• Пользователям Platforms нравится функция архивирования Doccept. Они могут архивировать множество документов с большим объемом памяти по невысокой цене. Пользователям также нравится специальный механизм OCR, который считывает текст с изображений. Это экономит время при редактировании текста на изображениях.

Минусы

• Особых претензий к ПО у пользователей Platforms нет.

Вывод

В эту цифровую эпоху есть альтернативы сохранению окружающей среды. Один из них - DMS. Если вы все еще используете подход «бумажный карандаш» для управления своим бизнесом, то вам пора перейти на DMS. Помимо экономии бумаги, вы получаете улучшенную защиту документов, совместное использование, управление и многое другое.

Вы также можете просмотреть каталог управления документами Platforms для получения дополнительной информации о другом программном обеспечении для управления документами на рынке.

Не забудьте просмотреть 20 самых популярных программ Platforms для управления документами . Сообщите мне о любом программном обеспечении для управления документами, которое вам особенно нравится, в разделе комментариев ниже.