В сообществе управления проектами мы любим использовать термин Agile.

Если вы Agile, вы гибкий, универсальный, адаптируемый, новаторский.

Почему же тогда мы так строги, когда дело касается методов, которые мы используем для коммуникации при управлении проектами?

Управление проектами Waterfall использует объемную документацию и много электронной почты, в то время как Agile использует быстрые личные встречи и инструменты для совместной работы . Даже в рамках Agile структура Scrum использует другой вариант личной встречи: стоячую встречу или ежедневный скрам.

Но какой бы стиль управления проектами вы ни придерживались, важно выбрать наиболее эффективный инструмент коммуникации для каждого уникального проекта, потому что эффективное общение оказывает огромное влияние на успех ваших проектов.

Обратите внимание на следующее.

Согласно вебинару Gartner ( бесплатно с регистрацией корпоративной электронной почты ) предприятия, которые эффективно общаются:

• Получите на 19% больше рыночной премии
• Получите на 57% более высокую доходность для акционеров
• В 4,5 раза чаще сообщают о высоком уровне вовлеченности сотрудников
• На 20% чаще сообщают о более низкой текучести кадров

Когда на карту поставлено так много, важнее использовать наиболее эффективные инструменты коммуникации для каждой ситуации, чем пытаться придерживаться всеобъемлющего стиля управления проектами.

Заимствуя лучшие инструменты коммуникации из различных стилей управления проектами, руководители малого бизнеса могут разработать план коммуникации, который будет более эффективным, чем любая часть целого.

Правильное сочетание эффективных инструментов коммуникации

Современное управление проектами говорит нам, что Waterfall уступает ему, потому что он сильно полагается на документацию. Но почему мы не можем использовать документацию в небольших количествах, когда это имеет смысл, например, когда у нас есть давний, проверенный процесс в дополнение к нашим ежедневным встречам?

И даже если вы - самая гибкая команда, все равно бывают ситуации, требующие электронного слова, например, когда вам нужно быстро сделать одноразовое объявление разрозненной группе.

Общение в 2019 году намного сложнее, чем в 1989 году, когда вам приходилось выбирать между телефонным звонком, факсом или рукописным письмом. Сейчас, более чем когда-либо, разные ситуации требуют разных типов общения.

Как правильно выбрать канал связи

«Если, например, произошла смена высшего руководства, может быть слишком легко подумать:« Я просто напишу короткое сообщение в интранете », - говорит Илияна Хаджистоянова, старший аналитик Gartner . «Вместо этого в общении следует спрашивать:« Как мне убедиться, что сотрудники правильно информированы и чувствуют себя готовыми справиться с этой сменой руководства? »»

В этом случае этот подход может включать рассылку электронной почты в масштабе компании, размещение сообщения во внутренней сети компании и проведение видеоконференции между руководителями групп.

Что, если бы вы могли выбрать наиболее эффективные инструменты коммуникации из разных школ мысли, чтобы наиболее эффективно общаться со своими командами?

Вы можете, и вот как это сделать.

В следующих пяти разделах мы рассмотрим пять основных форм связи: электронная почта, инструменты для совместной работы, видеоконференции, личные встречи и телефон - извините, пользователи факсов. Мы рассмотрим, когда каждый из них лучше всего использовать, а когда избегать каждого, чтобы дать вам руководство для широкого спектра ситуаций общения при управлении проектами.

1. Электронная почта для обновления больших групп и отправки файлов.

Когда использовать:

• Обновление больших групп по проблеме, которая затрагивает всех в организации, но не требует конкретного ответа.

Привлечение получателей к более подходящим каналам связи с помощью приглашений и календарных событий.

Доставка документов сторонам, которые еще не являются частью вашего инструмента для обмена файлами .

Когда не использовать:

• Когда вам нужен своевременный ответ от получателя.

Когда вам нужно обсудить с получателем деликатный вопрос, такой как проверка эффективности или текучесть кадров.

Когда ваше общение требует продолжительного разговора.

Ключ к использованию электронной почты для управления проектами - убедиться, что вы не допускаете неправильного толкования или грубого отношения к чувствительной теме. Например, представьте, что бы вы почувствовали, если бы кто-то, с кем вы работали напрямую в течение пяти лет, объявил о своем уходе по электронной почте.

Также важно учитывать беспорядок в электронной почте. Если у вас есть возможность начать обсуждение между шестью людьми с быстрой встречи или обмена мгновенными сообщениями, а не начать цепочку писем, которая неизбежно расширится до десятков сообщений, для здравомыслия всех, пожалуйста, выберите первое.

2. Инструменты совместной работы для неструктурированного обмена данными

Когда использовать:

• Случайное обсуждение в вашей команде.

Запросы на общую информацию, такую ​​как справочные документы или время встреч.

Цифровой мозговой штурм, не требующий немедленных действий.

Когда не использовать:

• Обсуждение конфиденциальной информации, такой как производительность или компенсация.

Беседы один на один на публичных каналах.

Мозговые штурмы, требующие широкого сотрудничества между участниками.

Инструменты совместной работы эпохи Web 2.0 стали находкой для команд управления проектами Agile по всему миру. Обсуждения, которые раньше приводили к безумному шлейфу электронных писем, теперь можно вести в элегантном разговоре, который доступен для поиска, когда вам это нужно, но безвредно отходит на задний план, когда вы этого не делаете.

Инструменты для совместной работы также могут уберечь вас от лишних встреч. Например: получайте быстрые регулярные обновления статуса от вашей команды в понедельник утром вместо того, чтобы затягивать всех в конференц-зал на 30 минут.

3. Видеоконференция для очной встречи с рассредоточенными командами.

Когда использовать:

• Планирование обсуждений между рассредоточенными лицами, принимающими решения.

Чуткие личные встречи между менеджерами и непосредственными подчиненными, когда поездки были бы непомерно дорогими.

Мозговой штурм между рассредоточенными сотрудниками над проектом, который зависит от времени.

Когда не использовать:

• Когда вам просто нужно поговорить с человеком или небольшой группой.

Когда вы доставляете информацию, которая не требует дополнительных действий.

Когда у вас есть один или два конкретных вопроса к соавтору.

Видеоконференцсвязь (которая на самом деле существует с 1960-х годов, но не была практичной до 50 лет спустя ) идеально подходит для ситуаций, которые обычно требуют личной встречи, но такие поездки обходятся слишком дорого. Например: обсуждение ежегодной проверки эффективности или продвижения по службе с непосредственным подчиненным в другом месте.

Большинство инструментов видеоконференцсвязи также включают функцию совместного использования экрана, что делает его идеальным инструментом, например, для ознакомления команды с новым инструментом управления проектами . Совет от профессионала: потренируйтесь использовать инструмент видеоконференцсвязи заранее, чтобы вам не пришлось тратить первые 15 минут встречи, пытаясь настроить его.

4. Личные встречи / встречи для быстрых круглых столов.

Когда использовать:

• Когда у вас есть несколько членов команды вместе в одном месте и ситуация, которая в противном случае потребовала бы видеоконференции (см. Выше).

Когда у вас есть четкая цель, которую можно достичь менее чем за час, встретившись лицом к лицу с другими лицами, принимающими решения.

Когда вы обсуждаете деликатный деловой вопрос с коллегой на месте.

Когда не использовать:

• Когда некоторые лица, ответственные за принятие важных решений, не могут присутствовать физически. (В этом случае вам следует рассмотреть возможность гибридной личной встречи для тех, кто находится на месте, в сочетании с видеоконференцией для удаленных заинтересованных сторон.)

Когда у вас нет конкретной цели встречи. Например, вам не нужно проводить собрание, чтобы «наверстать упущенное».

Когда цель встречи может быть достигнута с помощью более эффективных методов, таких как электронная почта или инструмент для совместной работы.

Личный разговор - это высшая форма общения. Однако это далеко не самая эффективная форма коммуникации, и в управлении проектами эффективность имеет значение.

Личные встречи всегда предпочтительнее альтернативы, когда того требует ситуация и когда у вас есть время, но убедитесь, что вы задаете себе эти пять вопросов, прежде чем назначать какие-либо личные встречи.

5. Телефонные звонки по срочным вопросам и конференц-связь.

Когда использовать:

• Когда есть срочный вопрос, например, отмена встречи менее чем за час до запланированного времени.

Когда вам нужно собрать рассредоточенную группу для живого разговора, и не у всех есть подключение к Интернету или технологии для поддержки видеоконференции.

Когда вы разговариваете с заинтересованным лицом, который сказал вам, что предпочитает телефонные звонки другим формам общения.

Когда не использовать:

• По выходным, праздникам или в нерабочее время, если нет реальной опасности.

Когда вместо этого вы можете отправить электронное письмо или мгновенное сообщение.

Когда вместо этого у вас есть возможность видеоконференции. Видеоконференцсвязь предлагает дополнительное преимущество визуальных подсказок и совместного использования экрана.

Ааа, телефон. Это может показаться устаревшим, но если подумать, самая передовая итерация этой технологии - мощный смартфон - на самом деле представляет собой портативный концентратор для четырех из пяти средств связи в этом списке.

Но когда вы используете его различные функции? Ключ - знать свою команду. Если участник всегда быстро отвечает на мгновенные сообщения и имеет на своем смартфоне инструмент для совместной работы, зачем отвлекать его агрессивным телефонным звонком?

Но вот другой сценарий: у вас должна быть важная встреча с поставщиком через три часа, и вам нужно перенести ее. Вы отправляете им электронное письмо, но не получаете подтверждения в течение двух часов. Пришло время, чтобы зарекомендовал себя проверенный временем телефонный звонок.

Что входит в ваше меню эффективных инструментов коммуникации?

Как руководитель проекта, вы должны быть уверены в использовании всех различных средств коммуникации, имеющихся в вашем наборе инструментов. Я попытался перечислить некоторые из наиболее распространенных сценариев выше, когда каждый из них имеет наибольший смысл и когда они лучше всего работают вместе, но возможности безграничны.

Какой ваш любимый рецепт эффективного общения? Видеоконференция с небольшим количеством мгновенных сообщений? Электронная почта с примесью старого доброго телефонного звонка? И в каких ситуациях вы бы никогда не использовали один или несколько из перечисленных выше инструментов? Дайте мне знать в комментариях или свяжитесь со мной в Твиттере @Andrew JosConrad .

Чтобы быть в курсе новейших инструментов и стратегий управления проектами, следите за нашим блогом по управлению проектами .