На самом базовом уровне проектное сотрудничество - это когда два или более человека работают вместе для достижения общей цели. Это кажется достаточно простым, правда?
Теоретически да; в исполнении этого почти никогда не бывает. Но почему это так? Можно подумать, что после многих лет работы в командах в школе и на работе мы все станем лучшими помощниками в совместной работе. Так в чем же дело?
По правде говоря, мы не так хорошо умеем сотрудничать, как думаем. Мы предполагаем, что кто-то знает, о чем мы говорим, не проверяя понимание, или мы взволнованы и пропускаем несколько шагов, а затем вынуждены отступать.
И чаще всего у нас нет нужных инструментов для работы, и мы слишком долго тратим на то, чтобы что-то делать.
В лучшем случае задачи совместной работы обходятся нам в несколько дней. В худшем случае они могут привести к перерасходу бюджета или графика, что может стоить нам проекта, снизить эффективность команды и удовлетворить потребности клиентов.
Чтобы помочь вам избежать подобной участи, давайте рассмотрим три наиболее распространенных проблемы сотрудничества, с которыми люди сталкиваются в проектах, и решения о том, как их преодолеть.
Чтобы создать этот список, мы исследовали распространенные подводные камни сотрудничества и обратились к руководителям проектов, чтобы узнать их передовые методы решения этих проблем.
Непонимание, неверное толкование, недопонимание: каждый раз, когда мы сотрудничаем с кем-то еще, есть вероятность возникновения одного или нескольких из этих сбоев .
И вот почему. Подобно тому, как мы переоцениваем нашу способность эффективно сотрудничать, мы также склонны быть излишне самоуверенными в своих коммуникативных навыках.
Мы предполагаем, что все находятся на одной странице, поэтому не тратим время на проверку понимания. Или мы предполагаем, что у людей те же знания или точки зрения, что и мы, поэтому мы не учитываем контекстные детали. Или, может быть (но, надеюсь, нет) мы рассматриваем общение как односторонний и не ищем поддержки со стороны заинтересованных сторон.
В ходе нашего исследования мы узнали, что неадекватное или плохое общение - это проблема № 1, с которой сталкиваются проектные группы. И Гэллап 2017 Доклада о состоянии американского рабочего места показало , что только 13% сотрудник сильно эффективно соглашается , что лидерские общается с остальной частью организации.
РЕШЕНИЕ:
Проверьте понимание, установив двустороннее общение. Коммуникация включает в себя не только рассказывать, но и слушать и приспосабливаться.
Сбои в общении почти всегда происходят из-за того, что отправитель полагает, что сообщение было получено точно, и не пытается получить обратную связь от получателя. Однако на получателя также ложится ответственность задавать вопросы, если они не совсем ясны или обеспокоены полученным сообщением.
Gartner рекомендует следующий подход для эффективного общения на рабочем месте. ( Полный отчет доступен клиентам Gartner .)
Дэри Меркенс , технический директор Gunner Technology, делится своей историей о плохой коммуникации и о том, как компания преодолела эту проблему сотрудничества в рамках проекта:
«Раньше мы теряли кучу времени, потому что клиент не общался четко, или мы не понимали, о чем они просят, или (обычно) и то, и другое.
Мы преодолели это, сделав ставку на быстрое и четкое общение. Это означает быстрое реагирование на вопросы или запросы, а также проверку понимания, чтобы все были на одной странице.
Во-вторых, мы начали все отслеживать. Хорошее программное обеспечение для управления проектами является обязательным, и вы должны собирать всю необходимую информацию в этом инструменте (мы используем Redmine для отслеживания всего). Все сказанное, что необходимо запомнить, должно быть включено в программу. Человеческая память слишком подвержена ошибкам ».
Каждое рабочее усилие, большое или маленькое, требует планирования. Это помогает создать общее видение для всех участников, что необходимо для беспрепятственного сотрудничества.
Если вы пропустите этот шаг - или если вы думаете, что сможете выяснить детали по ходу дела, - вы настроите себя, свою команду и проект на провал.
Отсутствие надлежащего планирования приводит к недопониманию, непониманию ролей и обязанностей людей, а также к конфликту приоритетов (о целях проекта, об уровне усилий, о том, как расставить приоритеты для этой инициативы наряду с другой работой и т. Д.).
В частности, если инициатива предполагает работу с другими командами или отделами, вам необходимо соответствующим образом спланировать, чтобы менеджеры знали, как помочь своим сотрудникам определить приоритетность этой инициативы наряду с другой текущей работой.
РЕШЕНИЕ:
Не начинайте никаких рабочих усилий, пока вы не проведете стартовое собрание, чтобы согласовать следующее:
Сандип Кашьяп , основатель и генеральный директор ProofHub, делится своей историей плохого планирования проекта и того, как компания преодолела эту проблему сотрудничества:
«Самой большой проблемой для нас было отсутствие единого источника правды. Иногда дизайнеры создавали дизайн, но контент-команда не находила его на должном уровне для передаваемого сообщения.
Они не следовали общему видению. Обе команды получали инструкции из разных источников. Команда дизайнеров не соответствовала тому, к чему на самом деле стремилась команда разработчиков. Так было и в других ведомствах.
Итак, мы создали ProofHub . Он стал нашим центральным местом для всех обсуждений, файлов и правок, связанных с проектами. Теперь все члены команды вносят свой вклад и достигают одной ценной точки соприкосновения, прежде чем приступить к работе ».
Электронная почта, электронные таблицы, почтовые голуби - это неподходящие инструменты для совместной работы. Во-первых, эти инструменты не объединяют людей. Вместо этого они хранят информацию и отдельных лиц в крайне разрозненной обстановке.
Они также способствуют недопониманию (например, длинные цепочки писем из-за «ответить всем» или забывают нажать «ответить всем» и оставляют людей вне цикла) и не обеспечивают видимости рабочей нагрузки.
В основном они просто грязные (особенно голуби).
Подумайте об этом: проблема №1, которая приводит к тому, что покупатели впервые приобретают программное обеспечение для управления проектами, - это необходимость повышения прозрачности и подотчетности, за которой следует необходимость улучшения сотрудничества и устранения разрозненности.
РЕШЕНИЕ:
Во-первых, инвестируйте в правильные инструменты, а затем составьте план общения по их использованию.
Вот что мы рекомендуем, чтобы подобрать подходящий инструмент:
Вторая часть этого решения - создание (и обеспечение соблюдения) плана коммуникации и иерархии инструментов.
Что это значит? Ну, например, от электронной почты вы никогда не избавитесь. Но вы можете создать правила, регулирующие его использование.
Это означает, что если кто-то отправит вам электронное письмо о проекте, попросите его передать свой вопрос в ваш общий инструмент, чтобы все сообщения, связанные с проектом, хранились в одном месте. Сохраните электронную почту для несрочных или не связанных с проектом сообщений.
Дэвид Уайт , старший менеджер проектов в Best Response Media, делится своей историей отсутствия нужных инструментов и того, как компания преодолела эту проблему сотрудничества:
«Одна из основных проблем, с которыми мы столкнулись, заключалась в том, что люди, особенно удаленные группы, не могли быстро и часто общаться и обмениваться небольшими фрагментами информации.
Чтобы решить эту проблему, мы начали использовать Slack в масштабах всей компании, а также вместе с нашими клиентами. На быстрые вопросы можно было ответить за считанные минуты, вместо того, чтобы ждать следующего выступления или отправлять электронное письмо за электронным.
После полной реализации мы увидели, что время создания каркасов, проектирования и разработки сократилось почти на 10%. Мы также увидели, что рейтинг удовлетворенности клиентов значительно вырос. Они чувствовали себя более вовлеченными в процесс и считали, что мы более чутко реагируем на их потребности ».