Шесть ошибок, которых следует избегать при составлении графика проекта

Обновление 08/03/2017: мы добавили более свежие исследования и статистику, а также обновили старые ссылки.

Вы слышали статистику раньше: проекты терпят неудачу, и часто резко . Например, менее трети всех проектов успешно завершаются в срок и в рамках бюджета, а 75% ИТ-руководителей считают, что их проекты «обречены с самого начала».

Что, если бы я сказал вам, что есть шесть ошибок, которые делают менеджеры проектов, которые напрямую связаны с этими провалами проекта? А что, если бы я сказал вам, что всех этих ошибок можно полностью избежать? И все они связаны с планированием проекта?

6 подводных камней, которых следует избегать в расписании проекта

Планирование и составление графиков проекта являются неотъемлемой частью успеха проекта. Независимо от того, используете ли вы диаграммы Ганта , метод критического пути или планируете свои спринты , эти ошибки управления проектами станут смертным приговором для вашего проекта.

Избегайте их любой ценой.

Ошибка №1: не определили цель вашего проекта.

Институт управления проектами отмечает, что неэффективное общение в одной трети случаев приводит к провалу проекта. В то время как у руководителей проектов должен быть четкий план коммуникаций на время реализации проекта, первым шагом во всем проекте должно быть определение цели и задач проекта и их доведение до команды.

Managing Projects пишет,

«Не дайте себя обмануть! Перед тем, как команда разработает график, участники должны выработать понимание цели проекта, согласовать цели, выбрать лучший курс действий для достижения целей, создать исчерпывающую декомпозиционную структуру работ и оценить неопределенности проекта ».

Убедитесь, что вы сообщаете своей команде, почему проект важен, как он поможет компании и каковы цели, прежде чем даже начинать процесс планирования.

Ошибка № 2: Не устанавливайте требования

Хотя видение вашего проекта может быть мертвым, важно окончательно определить, какие требования следует включить в процесс планирования.

Многие, в том числе Дункан Хоги из ProjectSmart, считают, что руководители проектов должны получать письменное изложение требований от заказчика.

Он пишет : «Этот документ является руководством к требованиям проекта. После того, как вы создадите свое заявление о требованиях, убедитесь, что заказчик и другие заинтересованные стороны подписались на него и понимают, что это то, что вы согласились предоставить ».

Это перекладывает риски изменения объема работ на клиента и от вашей команды.

Конечно, если ваша команда Agile , вы можете столкнуться с трудностями при установлении требований на раннем этапе. Но с учетом сказанного, наличие начального списка предоставит общую схему вашего проекта по мере его продвижения, структурируя объем и планирование проекта.

Ошибка № 3: получение оценок из ниоткуда

Если вы не общаетесь со своей командой об их способности уложиться в срок или если вы слишком оптимистичны в своих оценках, вам будет трудно уложиться в срок, несмотря ни на что.

Обязательно встретитесь со своей командой, чтобы понять их способность взяться за ваш проект и понять, как каждый член команды или руководитель ожидают от себя результатов. Используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы создавать отчеты о производительности в прошлом, и используйте эти измерения, чтобы рассчитать, на что ваша команда способна в будущем.

Ошибка №4: неточные оценки из-за давления заинтересованных сторон.

Мы все были там - вы знаете, что не можете подготовить отчет к четвергу, но вы все равно обещаете это из-за давления со стороны руководства. К концу четверга все спешат, нервничают, небрежны и в конечном итоге разочарованы. Вы хотите избежать этой ошибки любой ценой.

Существует тонкая грань между установлением высоких ожиданий и постановкой нереалистичных целей для вашей команды. Сделайте все возможное, чтобы удовлетворить требования заинтересованных сторон, но найдите время, чтобы оценить риски, связанные с таким жестким продвижением сроков. Если это просто невозможно сделать, все заинтересованные стороны, в том числе и особенно ваша команда, оценят вашу искренность. Выбирайте свои сражения, но каждый раз проявляйте честность, оценивая, что можно, а что нельзя .

Ошибка № 5: отказ от управления рисками

Info-Tech Research Group обнаружила, что организации с формальной стратегией управления рисками более чем наполовину (53%) имеют «управленческий успех», чем организации с реактивным подходом. Другими словами, создание и поддержание стратегии управления рисками с самого начала имеет решающее значение для успеха проекта .

Сформулировать стратегию управления рисками несложно, но требует много времени. Просматривая график своего проекта, убедитесь, что вы защитили от общих рисков , таких как нереалистичные графики, изменения объема и позолота . Оцените, насколько серьезен каждый риск и насколько сильно он повлияет на ваш проект. Затем создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы компенсировать негативное событие и отреагировать на него.

Для получения дополнительной информации о том, как планировать риски, ознакомьтесь с нашим « Нетрадиционным руководством по управлению рисками проекта ».

Ошибка № 6: быть жестким

Может быть, вы гуру Scrum и отказываетесь видеть диаграмму Ганта, или, может быть, вы не хотите больше слышать оправдания того, почему проект не может быть реализован. В любом случае, негибкость - будь то конкретная методология или обратная связь, к которой вы не пристрастны, - является нежелательной чертой личности для очень многих менеджеров проектов .

Когда вы составляете график проекта, знайте, какой метод управления проектом вы планируете использовать и каковы ваши требования. Но оставьте место, если можете, для какой-нибудь нестандартной импровизации. Немногие проекты идут точно по плану - дайте себе и своей команде гибкость, позволяющую при необходимости адаптироваться к непредвиденным проблемам или нестандартным подходам к проекту.

Какие еще возможные ошибки в графиках проекта

Планирование проекта требует довольно много усилий, но если вы потратите время на то, чтобы все сделать правильно, это повысит шансы вашего проекта на успех. Что я должен сделать для планирования и составления расписания , я пропустил? Оставляйте свои мысли в комментариях ниже!

Вам также могут понравиться эти другие статьи об ошибках управления проектами:

3 ошибки, которые все руководители проектов допускают перед своими стейкхолдерами

Не делайте этих 5 ошибок при покупке программного обеспечения для управления проектами

5 дисфункций команды и вызванные ими стихийные бедствия

5 неудач в управлении проектами, обрекшие человечество в Alien: Covenant

Изображения Эбби Калер