6 убийцы хитрости для успешного проекта кик-Off Meetings

Стартовая встреча проекта - это больше, чем ритуал или церемония; его успех задает тон проекту. Для менеджера проекта это единовременная критическая возможность поделиться тем, что ожидается от членов команды, как они должны работать и когда им следует выполнять свои задачи. Вместе с хорошим программным обеспечением для управления проектами он предоставляет рекомендации по своевременному завершению проекта и достижению высокого качества результатов.

Хорошо подготовленная стартовая встреча может иметь большое значение для выполнения и завершения проекта. Вот шесть важных шагов, которые помогут убедиться, что стартовая встреча вашего проекта прошла успешно.

1. Представьте членов команды и ознакомьтесь с уставом проекта.

Вступительная часть стартовой встречи должна установить взаимопонимание между заинтересованными сторонами. Представьте их имена, должности и области знаний. Изучите информацию в уставе проекта, чтобы члены команды понимали цель, объем проекта, основные результаты, риски, предположения, бюджет и срок выполнения.

Используйте как можно больше приветливого и позитивного тона, чтобы гарантировать, что культура проекта будет позитивной и конструктивной с самого начала.

2. Обсудите роли и обязанности

Обсудите роли и обязанности каждого члена команды. Объясните им проект простым языком, а затем переходите к деталям. В техническом проекте ожидается использование специального жаргона, но его следует использовать после того, как конечный продукт станет понятен всем участникам собрания.

Четко определите, кто отвечает за каждую роль. Подотчетность означает больше, чем ответственность ; это также означает ответственность за действия или бездействие себя или кого-либо еще в команде.

3. Изучите сроки и сроки выполнения.

Соблюдайте сроки и сроки. Используйте визуальные элементы, такие как диаграммы Ганта и графику, чтобы облегчить понимание презентации. В рамках основного проекта часто бывают краткосрочные проекты, и они могут иметь другое время завершения. Если вы хотите ускорить процесс, есть даже программное обеспечение для построения диаграмм Ганта, которое поможет вам начать работу.

Объясните, как проект должен выполняться в промежутках между более короткими проектами, например, принимая вспомогательные роли или временно помогая другим членам команды.

4. Объясните процедуры.

Объясните, как менеджер проекта будет работать с членами команды, начиная с планирования и заканчивая запросом изменений. Подчеркните важность понимания процедур для поддержания рабочего процесса в проекте.

Например, чтобы избежать распространенных проблем с запросами на изменение, покажите заинтересованным сторонам предпочтительный документ с запросом на изменение. Подробно объясните шаги для получения утверждения, начиная с обновления журнала, оценки запроса и принятия утверждения или отклонения.

5. Опишите области риска и непредвиденные обстоятельства.

Области риска и непредвиденные обстоятельства могут сбивать с толку членов команды, поэтому лучше всего представить управление рисками вашего проекта на стартовом совещании, чтобы предотвратить хаос в случае будущей проблемы.

Опишите возможные риски, как положительные, так и отрицательные, и того, что ожидается от членов команды в случае их возникновения. Объясните планы на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы избежать и снизить эти риски. Кроме того, объясните, что делать при возникновении аварийной ситуации, поскольку, скорее всего, есть проблемы со ударами, которые потребуют немедленного решения. Решите задачу создания группы реагирования на риски .

6. Ответьте на вопросы.

В конце встречи проведите сеанс вопросов и ответов. Запрос разъяснений и отзывов у вашей команды - отличная возможность обратить внимание на проблемы, которые могли быть упущены. Иногда небольшая проблема может вызвать серьезную блокировку выполнения проекта. Поощряйте всех членов команды поделиться своими опасениями до того, как проект начнется активно. В конце концов, лучше устранить их до того, как они возникнут.

Сильное закрытие

И последнее, но не менее важное: определите ключевые факторы успеха перед закрытием вводной встречи. Завершите встречу позитивным и восторженным тоном, как когда вы ее начали. Обобщите важные моменты и пригласите членов команды прийти к вам всякий раз, когда у них возникнут какие-либо вопросы или возникнут проблемы до и во время выполнения проекта. Успешное стартовое совещание по проекту - необходимое условие для создания самодостаточных команд .

Есть ли у вас какие-нибудь советы по запуску потрясающего проекта? Если да, поделитесь ими в комментариях!