3 ошибки, которые все руководители проектов допускают со своими заинтересованными сторонами

«Это не совсем то, что я имел в виду».

Эту фразу ни один руководитель проекта не хочет слышать после доставки своего конечного продукта заказчику. Чаще всего провал этого проекта является прямым результатом плохого управления заинтересованными сторонами.

Есть большое количество распространенных ошибок, которые можно избежать, когда руководители проектов работают со своими заинтересованными сторонами. Мы обнаружили три из этих ошибок и разработали шаблон, который руководители проектов могут использовать при работе с одним из самых важных активов своего проекта.

Но сначала, что такое заинтересованная сторона?

Заинтересованные стороны - это отдельные лица или группы, которые буквально «заинтересованы» в проекте. Заинтересованные стороны могут быть спонсором, кредитором, сотрудником, сообществом, поставщиком и / или, чаще всего, клиентом среди всех, кто может повлиять на проект или на него повлияет.

Ошибка №1: Выявление неправильных заинтересованных сторон и расстановка приоритетов

Ключевой частью анализа заинтересованных сторон является определение ваших заинтересованных сторон и степени их влияния на ваш проект. Если вы неправильно определите своих заинтересованных лиц, важные мнения будут потеряны при разработке плана вашего проекта. Неспособность идентифицировать заинтересованные стороны также может иметь долгосрочные последствия, поскольку они были обесценены и, как ожидается, будут обесценены в будущем.

Если вы неправильно оцениваете важность заинтересованной стороны для проекта, то невозможно объективно и точно оценить их мнение о том, как проект должен развиваться.

Первый шаг к исправлению этой ошибки - составить список людей и организаций, которые влияют или могут быть затронуты проектом. Могут быть раскрыты некоторые неожиданные заинтересованные стороны, такие как жена генерального директора, СМИ или аналитики.

После того, как вы определили, кто ваши заинтересованные стороны, наметьте их по степени их власти и влияния на ваш проект. Mindtools предлагает отличный инструмент для этого.

Mindtools рекомендует использовать положение заинтересованных сторон на диаграмме, чтобы определить, как с ними общаться и работать с ними. Людям с низким интересом и низкой властью следите за уровнем их интереса, поскольку он может измениться, но обновляйте только важную информацию. Те, кто обладает большой властью и низким интересом, работают, чтобы удовлетворить их, но не перегружайте их чрезмерным общением.

Для тех, у кого большой интерес и низкая власть, больше всего эта группа хочет получить информацию. Держите их в курсе процесса проекта и обновляйте их по мере его продвижения. Сообщите им о препятствиях и успехах.

А наиболее заинтересованные и влиятельные заинтересованные стороны, также известные как «ключевые заинтересованные стороны», должны полностью вовлечь их в процесс и сделать все, что в ваших силах, для удовлетворения их требований.

Ошибка № 2: нереалистично вести себя с ключевыми заинтересованными сторонами.

Эта ошибка встречается чаще, чем готовы признать многие руководители проектов. Руководители проектов печально известны чрезмерными обещаниями по проекту и недостаточным выполнением ... даже если они знают, что проявляют чрезмерный оптимизм. Работа, выполненная в этих условиях, имеет тенденцию быть небрежной, плохо проверенной, поспешной и даже может привести к провалу проекта. Это оставляет неудовлетворенность и разочарование как вам, так и вашим заинтересованным сторонам.

Это нормально - возлагать большие надежды на свою команду - важно придерживаться установки на рост, руководя другими людьми. Но с учетом сказанного вы должны быть объективными при анализе сроков и способности ваших команд выполнить поставленную перед ними работу. Как я писал в предыдущем посте об ошибках в графике проекта ,

«Делайте все возможное, чтобы удовлетворить требования заинтересованных сторон, но не торопитесь, чтобы оценить риски, связанные с таким жестким продвижением сроков. Если это просто невозможно сделать, все заинтересованные стороны, в том числе и особенно ваша команда, оценят вашу искренность ».

Ошибка № 3: Отсутствие четкого плана взаимодействия с заинтересованными сторонами.

Основываясь на силе ваших заинтересованных сторон и их заинтересованности в проекте, вы теперь знаете, как общение является неотъемлемой частью работы с заинтересованными сторонами. Но, не уточняя, как часто и о чем сообщать, менеджеры проектов настраиваются на изменение содержания, задержки проекта и сбои проекта.

Составление плана коммуникации с заинтересованными сторонами сводится к осведомленности аудитории. Найдите время, чтобы выяснить, чем заинтересована каждая заинтересованная сторона, и с какими проблемами вы сталкиваетесь с ними. Например, клиент, строящий новый офис, может интересоваться тем, как проект повлияет на имидж его бизнеса в обществе. Частые обновления о воздействии на окружающую среду, препятствиях, влияющих на сообщество, или положительном участии сообщества - все это будет наивысшим приоритетом для регулярного сообщения.

Согласно отчету об исследованиях пользователей управления проектами Platforms , 66% организаций используют программное обеспечение для управления проектами со своими клиентами. Воспользуйтесь преимуществами таких инструментов, как Projecis или Corasworks, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе всей важной информации.

Более?

Руководители проектов совершают всевозможные ошибки со своими заинтересованными сторонами. Что еще я должен был включить? Вы не согласны? Оставляйте свои мысли в комментариях ниже!

Заголовок Эбби Калер