Нетрадиционное руководство по управлению рисками проекта

На кону было два миллиона долларов.

Кэмптон-колледж хотел заменить свою систему учета звонков с 1990-х годов. Новая система будет управлять бухгалтерской информацией каждого отдела медицинской школы (включая счета, плату за обучение и расходы на общежитие). Но перейти на новый продукт было непросто. Они наняли команду по оценке рисков, чтобы выяснить потенциальные угрозы и риски, которые могут возникнуть при переключении уязвимой банковской информации. По их оценкам, ответственность может обойтись колледжу в 2 миллиона долларов.

По словам Джин Шайд из Bright Hub Project Management : «Группа оценки рисков смогла идентифицировать 14 различных рисков с решениями тех рисков, которые снизили прогнозируемый риск в 249%, который они ранее определили, до простого риска 54,3%. Снизив процент риска за счет безопасных процессов, колледж смог внедрить недавно обновленную систему ».

В конце концов, колледж смог медленно переключить свои активы и защитить свою информацию от потери или злонамеренных атак.

Если бы только все руководители проектов могли так гладко выполнять свои процессы управления рисками.

Но вот! Они могут!

По данным Info-Tech Research Group , у организаций, использующих формализованную стратегию управления рисками, на 53% больше шансов добиться «управленческого успеха», чем у организаций, использующих «специальный подход». И стратегия управления рисками не должна быть сложной.

Ниже я описал три шага, которые необходимо предпринять каждой компании, пытаясь снизить риски проекта.

1. Определите болевые точки

Никогда не было проекта, лишенного риска - очевидные примеры включают превышение бюджета, утечку конфиденциальной информации и неправильное распределение задач, что приводит к задержкам или сбоям проекта. Выявление потенциальных проблем риска - самая важная часть управления рисками.

Project Management Times - отличный ресурс для определения общих областей риска. Они включают:

• Нереалистичные графики
• Неполные требования при запуске проекта
• Смена приоритетов
• Синхронизация технологий занимает больше времени, чем предполагалось
• Изучение незнакомых инструментов проекта

Перед тем, как начать проект, найдите время, чтобы определить, какие риски имеют наибольшую вероятность возникновения и имеют наибольший потенциал негативного воздействия на проект.

2. Оцените серьезность каждого риска.

Следующим шагом в управлении рисками является определение потенциальных воздействий риска на проект. Например, во многих государственных ИТ-программах используется следующая диаграмма (этот конкретный пример взят из документа Университета Старого Доминиона ):

При маркировке вашего потенциального риска убедитесь, что учитываются следующие переменные: Естественно, каждый офис управления проектами будет иметь свой собственный набор классификации, но разбивка уровней риска помогает определить, сколько времени следует уделить каждому проекту. Распределите риски по вероятности и потенциальному воздействию . Постарайтесь сбалансировать качественные меры риска с количественными, используя точные цифры, относящиеся к затратам, ресурсам, времени и рабочей силе. Обратитесь к своим заинтересованным сторонам, чтобы узнать, где они видят потенциальные риски для проекта, и используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы помочь выявить скрытые проблемы.

• Качество: повлияет ли этот риск на качество конечного продукта?
• График: Уложится ли конечный продукт в срок, если возникнет такой риск?
• Ресурсы: возникнут ли дополнительные расходы, если возникнет этот риск?

3. Составьте планы на случай непредвиденных обстоятельств и смягчения последствий.

После того, как все потенциальные риски определены, составьте план действий в чрезвычайных ситуациях - это избавит вас от стресса, связанного с попытками составить план, поскольку происходит негативное событие. Создайте ответ на каждый возможный риск. После оценки вероятности и серьезности каждого риска менеджеры проектов должны также сформулировать план предотвращения наиболее серьезных рисков. Согласно документу из офиса помощника секретаря по готовности и реагированию , возможные стратегии смягчения последствий включают:

• Избежание: измените цели и объем, чтобы полностью избежать риска.
• Передача: переложите риск на третью сторону (например, субподрядчика)
• Модерация: примите меры, чтобы снизить вероятность возникновения негативного события.
• Принятие: Примите, что риск может иметь место, а также любые связанные с ним последствия.
• Временное ожидание: определите, как устранить этот риск в более позднее время.

Более?

Хотя это краткий обзор того, как менеджеры проектов могут планировать и снижать риски, я уверен, что они могут сделать гораздо больше. Что вы делаете? Что я пропустил? Оставьте свои мысли ниже!