Три компонента: как создать успешный коммуникационный план проекта

По данным Института управления проектами , неэффективное общение приводит к провалу проекта в одной трети времени и в половине случаев ставит под угрозу бюджет проекта.

Другими словами, в основе успеха проекта лежит общение. Но улучшить общение сложнее, чем кажется.

Вот почему существует три Cs связи: Be C Лиры, Be C oncise и Be C oncrete. С помощью этих трех советов вы сможете лучше сообщить свои цели своей команде, а ваша команда сможет дать вам обратную связь, необходимую для более эффективного управления ими. Обязательно включайте каждый из них в план коммуникаций по проекту.

1. Будьте ясны

Какова цель вашего общения? Если вы не совсем уверены, то ваши коллеги, вероятно, тоже не узнают. Убедитесь, что у вас есть четкая цель, когда вы обращаетесь к товарищу по команде; спросите себя, какова цель этой встречи?

Постарайтесь говорить простым языком и сосредоточьтесь на конечной цели встречи. Свяжитесь со своими товарищами по команде, чтобы убедиться, что они поняли идеи, которые вы пытались передать.

Есть несколько стратегий для облегчения ясности:

• Выберите беседу лицом к лицу. Согласно обзору литературы [PDF] за 2010 год , люди, которые общаются лицом к лицу, быстрее понимают представленные идеи и строят лучшие отношения, чем те, кто использует компьютерное общение. Хотя иногда телефонные звонки и электронные письма неизбежны, по возможности старайтесь проводить личные встречи.
• Тщательно выбирайте среду. Если личные встречи невозможны, узнайте, как ваши сотрудники предпочитают выполнять свои задачи. Они бы предпочли это прочитать? Слышать? Смотреть это? Сосредоточьтесь на том, что им нужно, а не на том , что вы предпочитаете.
• Несмотря ни на что, попросите своих товарищей по команде перефразировать. Нет лучшего способа убедиться, что ваше сообщение дошло до вас, чем если бы члены вашей команды могли изложить ваши идеи своими словами.
• Используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы сообщать о целях. Программное обеспечение может не только помочь в организации этапов проекта, но и выявить, на чем товарищам по команде следует сосредоточить свои усилия.

2. Будьте лаконичны

Представьте, что вы разговариваете с генеральным директором вашей компании, вашим коллегой и стажером. Вы хотите сообщить, на каком этапе находится ваш проект и каков следующий шаг. Скорее всего, вы не передадите сообщение всем трем людям одинаково.

Быть кратким в общении означает одну простую вещь: перейти к сути, не разбавляя слова лишней болтовней. Ваш стажер, вероятно, захочет получить простое 1, 2, 3 объяснение того, где находится проект, куда он идет и какие задачи ему / ей нужно будет выполнить, чтобы его достичь, в то время как вашему генеральному директору потребуется более подробная информация о том, как это связано. к другим проектам и целям компании.

В то время как акцент вашего общения будет меняться в зависимости от того, с кем вы разговариваете, пустяк - нет. Вы не хотите добавлять дополнительный контент для генерального директора, коллеги или стажера.

Когда вы подробно описываете, каковы следующие шаги в вашем проекте, используйте прямой язык. По возможности избегайте путаницы в сокращениях и жаргоне - такие термины, как «ACWP» и «фаза проекта» могут иметь намерение передать конкретную идею члену вашей команды, но для них ACWP может означать « Проект по контролю и благополучию животных » (вместо «фактический стоимость выполненных работ ») и« фаза проекта »могут не иметь контекста. Вот еще несколько часто используемых бизнес-фраз, которые вы могли бы подумать о переводе:

• «Не изобретайте велосипед» = не тратьте на это слишком много времени
• «В этот момент времени» = Сейчас
• «Pathfinder project» = проект в новой области.

3. Будьте конкретны

Рейн Холл был прав: «Стиль письма может быть описательным, не будучи многословным, и многословным, не будучи описательным». И эта идея распространяется на все формы общения, от написания романа до выступления с речью и беседы с товарищем по команде один на один. Вы можете быть ясным и кратким, не жертвуя деталями.

В мире общения вы можете быть абстрактным, а можете быть конкретным. Абстрактные коммуникаторы оставляют место для двусмысленности и интерпретации. Конкретные коммуникаторы сосредотачиваются на фразах и терминах, которые остаются неизменными независимо от используемого языка, например чисел, имен людей и дат.

Используйте конкретный язык, чтобы обосновать свои абстрактные идеи. Например, вместо того, чтобы сказать: «Мне нужно, чтобы вы были более надежными со своими табелями учета рабочего времени», скажите: «Мне нужно, чтобы ваши табели учета рабочего времени были отправлены мне по электронной почте по пятницам к 12 часам дня». Здесь неоднозначный термин «надежный», решаемый с четким планом действий и крайним сроком.

Вы можете быть более конкретными, выполнив следующие шаги:

• Используйте конкретные слова . Подчеркните места, людей, даты и числа. Используйте недвусмысленные детали.
• Удалите абстрактный язык из своего словарного запаса . Эти термины включают «успешный», «быстрый», «упорный труд» и «честность». Старайтесь избегать использования языка, описывающего то, что не может быть немедленно воспринято пятью чувствами.
• Покажи, не говори . В случае сомнений обращайтесь к материальному общению. Рассмотрите возможность использования системы программного обеспечения для управления проектами Канбан, чтобы члены команды могли визуализировать, в каком направлении идет проект. И, как я упоминал ранее, всегда дважды проверяйте свою команду, понимают ли они цели проекта в будущем.

Более?

Качественная коммуникация - ключ к хорошему управлению проектами. Я назвал три термина: будьте ясны, кратки и конкретны, но я уверен, что есть и другие уловки, которые я пропустил. Как обеспечить бесперебойное общение при работе над проектом? Оставляйте свои ответы в комментариях ниже!