Как 'Getting Things Done' изменил мою жизнь: 5 уроков я узнал

Сегодня рабочий вечер, 23:20. Я сижу в старой рубашке «Peanuts» и серых, слишком больших спортивных штанах и смотрю на это сообщение в блоге. Позади меня тихо играет «Бесстыжие». Мой парень, Гаррет, почти не обращая внимания, пролистывает на своем iPad приглушенные клипы на YouTube с Синсукэ Накамурой.

11:30: Гаррет встает и рассеянно блуждает с дивана на мою рабочую станцию, глядя вверх из «Smackdown Live». Он наклоняется ко мне, изучая мои открытые заметки к статье « Как все делается » (GTD), которую вы читаете прямо сейчас. Он направляет мой курсор вверх в правом верхнем углу экрана на вкладку с красным логотипом.

Щелкните .

Todoist заменяет мой черновик. Гаррет ухмыляется, глядя на мой список, и игриво целует меня в щеку. Он нажимает на мое последнее дело за день: написание вступительной статьи.

«Похоже, ты закончил. Пойдем спать.

Todoist, как и любой другой вечер в течение последних шести месяцев, бледнеет и говорит мне, чтобы я наслаждалась своей ночью. Я чувствую себя расслабленным, организованным, продуктивным и доволен своим днем.

Настал день 752 - два года и 21 день - использования знаменитой книги Дэвида Аллена по продуктивности «Getting Things Done». Я научился управлять своим временем и уровнем стресса, когда я работаю лучше всего и когда мне нужен перерыв, а также на каких делах я могу сосредоточиться и какие задачи требуют особых усилий.

Здесь я делюсь принятым мною методом продуктивности - индивидуализированной версией GTD, - который не только стал центральным для моей продуктивности на рабочем месте, но и стал неотъемлемой частью моей личности. Я расскажу вам немного о GTD, некоторых ключевых уроках, которые я усвоил, и покажу вам, как вы можете использовать мою методологию для повышения собственной продуктивности.

• Почему мне нужно было сделать все, чтобы спасти карьеру
• Что такое «доведение дела до конца» и как оно работает?
• Краткая оговорка для верующих
• 1. Жизнь и работа не «уравновешиваются». Они «смешиваются».
• 2. Планируйте свои планы.
• 3. Производительность и счастье взаимосвязаны.
• 4. Ни один инструмент повышения производительности не может исправить неисправную систему самостоятельно.
• 5. У людей и систем есть пределы.
• Еще уроки из «Как добиться успеха»?

Почему мне нужно было сделать все, чтобы спасти карьеру

Когда мой друг Ник впервые попытался одолжить мне книгу Дэвида Аллена , я не хотел исследовать, как я управляю своим расписанием. Я знал, что это катастрофа; Мои приоритеты варьировались от «бросить курить» и «прочитать 100 классических книг к 30 годам» до краткосрочных целей, таких как « написать статью об управлении проектами и воспитании детей ».

Я знал (вроде), что мне нужно было делать в каждый день, но управление задачами за пределами еженедельной базы для меня было невозможно запомнить. Как наполовину приверженный диете, я попробовал множество неэффективных «систем» продуктивности, которые действовали бы неделю или две за раз. Например, я оставлял непрочитанные электронные письма в своем почтовом ящике для напоминаний, распределял задачи и исследования между пятью записными книжками (я не мог оставить только одну, потому что постоянно терял ее) и сохранял - легко - 20 или 30 вкладки открываются, чтобы «напомнить» себе, над чем мне нужно работать.

Моя продуктивность упала. Шкала никогда не склонялась к «восхитительно эффективному».

Затем я попробовал традиционные методы организации. Я составлял онлайн-контрольные списки и размечал свой рабочий календарь для долгосрочных целей (так что я неизбежно сталкивался с задачей в ту неделю, когда это было необходимо).

После того, как я не заметил значительных изменений в эффективности или удовлетворенности моей работы, я попробовал формальные методы повышения производительности, в том числе: « Не рвите цепочку » (отметьте дни, когда вы работаете над определенной целью; соревнуйтесь с собой, чтобы продержаться дольше всех). «Цепочка» дней); « Съешьте лягушек в первую очередь » ( сначала расставьте по приоритетам самое сложное, а потом сделайте легкое); и Timeboxing (выделение определенного времени в моем календаре для работы над конкретными задачами).

Используя каждый из этих методов, я на несколько дней обнаружил, что продуктивен, а затем отказался от системы.

Конечные последствия этих неудачных попыток повышения производительности включали:

• Грязная комната на уровне Катрины, разгромленная кухня и захламленный стол.
• Ложь себе, что бросила курить «в конце концов» в ущерб своим зубам и самооценке.
• Постоянно переносить приемы на прием, от рабочих встреч до визитов к врачам.
• Пропущенные налоги, телефонные счета, даты возврата библиотечных книг и крайние сроки подачи заявок в отрасли.
• Входящие с более чем 700 непрочитанными сообщениями.
• Начинал проекты, которые так и не были завершены, даже когда другие полагались на меня.
• Выбор невежества вместо саморефлексии заставил меня подписаться на большее количество занятий, чем я мог справиться.

И это даже не касается психологических последствий дезорганизации. Когда я достиг этого минимума дезорганизации, я почувствовал ...

• В депрессии . Почему все остальные могли работать со своими списками задач, а я не мог?
• Тревожно . Я никогда не знал, забыл ли я что-нибудь.
• Под давлением . Я постоянно воспроизводил свой день перед сном, пытаясь вспомнить, сделал ли я все, что мне нужно было сделать в этот день.
• Обременительный. Я ненавидел разочаровывать своих коллег - и себя - из-за моей рассеянности в срок.
• Бросился. Я чувствовал, что когда я вспомнил о задаче, я должен был выполнить ее сразу, прежде чем она исчезла из моего сознания.
• Неясно. Я никогда не знал, что расставить по приоритетам. Мое незнание того, что я реально могу сделать за день, привело к циклу откладывания на потом и чрезмерного растяжения. Мое шаткое понимание моих приоритетов привело к тому, что я почувствовал, что уровень моего стресса непредсказуем, и, что еще хуже, сильный беспорядочный стресс - это нормально.

Одержимый попытками найти правильный метод повышения производительности, я подписался на такие сайты, как Inc. и Harvard Business Review, чтобы каким-то образом найти корень своей неэффективности.

Раньше я отклонял большинство рекомендаций Ника к чтению (я предпочитаю читать в полной форме художественную литературу, поскольку большую часть научной литературы можно обобщить в статье), но Ник настаивал на том, чтобы я прочитал «Как сделать все», продолжая насколько удивил меня книгой, когда мы встретились за кофе.

«Поверь мне, Рэйч: это изменит твою жизнь».

Я скептически воспринял книгу… и сразу же забыл ее в машине.

Два месяца спустя (это была суббота, 25 апреля 2015 г.) Ник попросил его вернуть. Напомнив, что забытая книга, вероятно, находится под сиденьем легковой машины, я поспешил найти и прочитать манифест, прежде чем вернуть его владельцу.

К воскресенью, 26-го, я закончил работу над шедевром Дэвида Аллена и почувствовал себя обязанным - действительно, на этот раз - придерживаться метода повышения продуктивности «Как сделать все».

Что такое «доведение дела до конца» и как оно работает?

«Getting Things Done» - это простая система сбора идей и выполнения задач, которая предназначена для повышения продуктивности и избавления от лишнего мусора. Как сказал один блоггер , «[GTD] следовало бы назвать« Делать дела лучше, чем просто позволять чему-то происходить, что часто оказывается совсем не очень круто »».

Вот как это работает:

Начните с записи абсолютно всего, что вам нужно сделать. Может быть по работе. Это может быть для семьи. Это может быть стрижка ногтей. Просто соберите все задачи, которые нужно выполнить в любой момент, и запишите их. Добавляйте в этот список по мере поступления новых задач.

Этот неорганизованный список называется «входящим» списком.

Оттуда спросите себя, можно ли это сделать. Если это не так, выбросьте его. (Например, если вы хотите, чтобы вы выучили испанский в детстве, но вам уже за 30, это время прошло. Выбросьте его. Вместо этого поработайте над чем-нибудь действенным, например, «Изучите разговорный испанский на каникулах 2020 года, чтобы Коста-Рика ».)

Если это действенные, и она занимает менее двух минут, сделайте это прямо сейчас!

Если это необходимо, но нужно запланировать, отложить или делегировать, сделайте это немедленно.

Для более крупных задач, требующих двух или более шагов, создайте для них папки проекта. Разделите каждую связанную задачу на крошечные задачи, каждую из которых легко отметить, и доработайте до завершения проекта в целом.

Другими словами, следуйте рисунку ниже.

Давайте посмотрим на простой пример: это сообщение в блоге.

Идея написать сообщение в блоге о моем опыте работы с «Getting Things Done» пришла в мой почтовый ящик. Окончательный результат был действенным, требовал больше двух минут, и его нужно было разбить на крошечные задачи.

Следующее, что я сделал, - это создал папку и выделил следующие задачи:

• Спросите людей на Quora об их опыте работы с «Getting Things Done» (для исследования и мозгового штурма на основе моего собственного опыта)
• Создать документ для черчения
• Перейдите в Google Analytics, чтобы узнать, какие ключевые слова лучше всего подходят для этой статьи.
• Создайте заголовок для статьи, отметив ключевое слово в документе, чтобы я не забыл
• Проведите мозговой штурм и запишите все уроки, извлеченные из «Как добиться успеха».
• Выберите пять самых информативных уроков и распределите их по важности
• Проведите мозговой штурм и отметьте важные воспоминания, связанные с каждым уроком
• Обрисуйте остальную часть произведения

На этом я выполнил перечисленные выше задачи, и мне осталось сделать еще много шагов.

Когда вы разбиваете задачи на такие небольшие моменты, задачи могут легко перегрузить пользователя GTD. Аллен рекомендует три способа избежать переполнения задач:

1. Обозначьте свои задачи «контекстом», например, задачи, которые вы можете выполнять только в городе, или задачи, которые необходимо выполнить, когда присутствует кто-то конкретный.
2. Используйте календарь, чтобы запланировать задачи, которые должны быть выполнены в определенный день. В противном случае сохраните все другие задачи в папке «следующее действие», на которую вы можете ссылаться, когда у вас будет время.
3. Создавайте списки «когда-нибудь» и «может быть» для задач, которые в данный момент не имеют приоритета.

Оттуда просматривайте свои задачи раз в неделю, чтобы поддерживать их в порядке. Чтобы держать свой «еженедельный обзор» под контролем, вам следует:

• Создайте «триггерный» список, который призван напоминать вам о задачах, которые вы забыли записать. Например, мой триггерный список включает такие фразы, как «Нужно вернуться к», «Facebook», «Проверить дни рождения», «Ремонт автомобиля» и имена целого ряда людей, в том числе моего босса, моего парня и моих лучших друзей. друзья.
• Создайте централизованное хранилище для вещей, которые вам нужно прочитать, потому что чтение статей и документов имеет тенденцию преобладать над «следующими действиями».
• Используйте систему хранения документов, в которую вы помещаете физические предметы, относящиеся к определенному месяцу и дню, чтобы напомнить себе о том, что нужно сделать.

« GTD за 15 минут » хорошо объясняет систему подачи документов:

Идея состоит в том, что вы можете разместить физические предметы, которые вам понадобятся в определенный день (билеты на концерт), напоминания о том, что вы, возможно, захотите сделать в конкретную дату (помните, что календарь предназначен только для вещей, которые должны быть выполнены в определенный день). конкретную дату / время) или заметки из лекции, которую вы действительно не поняли («Я хочу просмотреть их через неделю, когда мое подсознание какое-то время пережевало это»). Каждый день, вставая, вы открываете папку с текущей датой. Затем вы кладете билеты на концерт, решаете, что хотите отвести собаку в парикмахерскую сегодня, но откладываете конспекты лекций на три дня, так как сейчас у вас нет времени. Освободив папку, вы кладете ее на задний план, а завтрашнюю папку переносите на передний план. В конце каждого месяца

Если это похоже на большой объем информации, то это потому, что большинство объяснений «Как сделать что-то» слишком просты.

В книге Аллена содержится более 200 страниц исследований и обоснований того, почему эта система работает, как ее правильно использовать и почему вам следует подумать об ее использовании в своей жизни. Он всегда будет лучше объяснять метод Аллена, чем я когда-либо мог, поэтому я предлагаю взять его в руки.

Краткая оговорка для верующих

Пять уроков из «Как дела», которые я изложу ниже, полностью основаны на моем личном опыте. Вышеупомянутая структура GTD - это практическая рекомендация Дэвида Аллена - за годы использования этой методологии его модель превратилась в ту, которая работает для меня.

Некоторым людям может быть полезно точно следовать методологии GTD. Надеюсь, что то, что я делюсь здесь, принесет пользу другим. Возможно, другие сделали то же, что и я, но по-другому, и я хотел бы услышать о ваших процессах GTD в разделе комментариев в конце этой статьи.

Без лишних слов, мои пять главных уроков из внедрения «Как добиться успеха» за последние два года.

1. Жизнь и работа не «уравновешиваются». Они «смешиваются».

Перед тем, как использовать «Как сделать все», я исходил из предположения, что продуктивность на работе чем-то отличается от продуктивности дома.

В детстве мой папа много путешествовал по делам. Он пропадал на несколько дней, возвращаясь с подарками из чужих городов и зарубежных стран. Он привез домой такие сокровища, как матрешки, венгерский шоколад и однажды футболку Smash Mouth из Сан-Хосе.

Но не подарки, которые папа приносил домой, сделали меня так рада его видеть. Он положил сумку для ноутбука, снял пальто, положил свой бумажник и классное кольцо на кухонный стол, а затем выключил свой кирпич телефона (папа был одним из первых последователей BlackBerry, и это тоже заняло его долго переживать).

Телефон зазвонил, когда умирал, сигнализируя о том, что пора играть - пора привлечь безраздельное внимание отца. Работа была окончена. Жизнь началась. Я представлял, что моя рабочая жизнь будет такой же, когда я вырасту.

Теперь, как работающий профессионал, я попробовал «баланс работы и личной жизни», и это неэффективно и неудобно . С помощью «Приступая к делу» я понял, что гнался за фантазиями ушедшей рабочей эпохи, когда LinkedIn, Facebook, рабочая электронная почта и Candy Crush не все в равной степени конкурировали за ваше внимание на вашем портативном персональном устройстве. Перед тем, как приступить к работе, дома я чувствовал себя так, как будто мне нужно было только записать работу по дому на случай уборки.

Но не более того. Эта работа - да, работа по дому - это работа , а также не забывать позвонить маме или купить подарки на день рождения - записывается и расписывается, как и все, что я должен делать по работе.

В некотором смысле, «Приведение в порядок» - версия 2001 года, которую первоначально описал Аллен (я не читал обновление), - заставила меня понять, что не имеет значения, где я тратил свои усилия, просто я тратил их на все.

Метод заставляет вас записывать все, что может быть задачей для вашего «входящего» поля. В моем последнем обзоре для меня это включало:

• Отправьте ответное письмо Даниэлю и поблагодарите его за отчет (Работа)
• Купить корм для кошек (Домашний)
• Перечитайте первую книгу Saga Deluxe Edition (Удовольствие)
• Подтвердите детали [командировки] с Лизой (Работа)
• Пропылесосьте диван (дома)
• Прочтите « Пошаговое руководство по распространению контента (без ущерба для SEO) » (Работа)

Это все, что я хочу и должен делать, и мой мозг не разделяет волшебным образом, какие задачи предназначены для «работы» или «для других». Я научился планировать то, что мне нужно было сделать в течение дня - все , от покупки продуктов до оценки перекрестных таблиц, - чтобы убедиться, что я не выгорел на работе или дома.

Когда я впервые начал с «Приступая к делу», у меня был список дел на втором мониторе на работе, и этим все закончилось . Приложение, которое я использовал (от которого я позже отказался - подробнее об этом позже), даже не работало на моем телефоне. Когда я уходил из офиса на день, я оставлял там свой список дел.

Последствия?

Как бы мне ни не хотелось думать о работе дома, время от времени у меня появлялись всплески творчества. Я сказал себе, что запомню это, когда вернусь в офис, но неизбежно забуду в течение следующих 16 часов. Это, иначе я бы зациклился на этой идее до такой степени, что не смог бы наслаждаться своей ночью.

Я понимаю, что этот пример иллюстрирует, почему Аллен подчеркивает важность записи всех идей, но для меня он символизирует нечто гораздо большее: вы не можете контролировать, когда идея придет к вам . Я подумала об идеальном подарке к празднику для моего парня во время собрания персонала и выступила с инициативой стоимостью 13 миллионов долларов для сайта Platforms в 2 часа ночи в субботу перед Днем матери.

Попытка разделить «Как сделать все» на одну только мою рабочую жизнь была ошибкой. Теперь он полностью интегрирован в мою жизнь, и я стал счастливее и продуктивнее от этого.

2. Планируйте свои планы.

Одна из самых больших ошибок, которые люди совершают при первой попытке «сделать что-то», - это не разбивать свои задачи на достаточно мелкие «следующие действия». Я тоже изначально стал жертвой этого общего вызова.

Моя любимая история о том, как кто-то застрял в «следующих действиях», принадлежит Дрю Кэри (да, это Дрю Кэри из «Цена правильная» ). Кэри нанял Дэвида Аллена, чтобы он лично разобрался с его личной производительностью. Его история, которая появляется в другой книге по поп-психологии под названием « Сила воли », звучит так:

Просматривая все документы, все оставшиеся без ответа электронные письма, все другие незавершенные задачи на своем компьютере или в уме, Кэри определил десятки личных и деловых проектов, что было типично. У клиентов Аллена обычно от 30 до 100 проектов, в каждом из которых есть как минимум пара задач, и они тратят целый день или два, чтобы завершить большую первоначальную очистку, сортировку и обработку. После того, как Кэри определил проекты, он должен был выделить конкретное Следующее действие для каждого проекта… Пока Кэри работал над всем, Аллен весь день сидел в своем офисе. «Он честно сидел и смотрел, как я пишу электронные письма», - говорит Кэри. «Всякий раз, когда я застревалон говорил: «Что происходит?» И я говорил ему, и он отвечал: «Сделай это». И я бы это сделал. Он был очень решителен в этом вопросе. Только несколько раз он говорил: «Это могло быть то или то». Что ты собираешься с этим делать?'…

Если вас не пугает мысль о 100 проектах, которые вам нужно разбить на каждое действие, значит, вы читали недостаточно внимательно. Даже для этого простого сообщения в блоге требовалось 16 отдельных дел, и, как Кэри подразумевает выше, легко застрять, выясняя, что это за следующая задача.

Фактически, при правильном использовании «Как сделать все», определение следующих действий становится самой сложной частью системы. Пользователи будут регулярно склоняться к сокращению доступа. Например, я (успешно!) Использовал «Все дело в порядке», чтобы бросить курить. Но не сразу.

Почему?

Моя задача была:

• Бросай курить.

Я подумал, что, поскольку единственное действие, которое мне нужно было предпринять, - это бездействие , отказ от курения будет особой задачей, требующей силы воли, которую я мог бы выполнить за один день.

Ха!

Оказалось, что для того, чтобы бросить курить, потребовалось несколько действий, и это был огромный проект. Мне потребовалось больше года, чтобы понять все мелочи, которые мне нужно было сделать, чтобы окончательно бросить курить.

Мой реальный список задач можно свести к примерно этому. (Возможно, некоторые из этих «задач» были собственными проектами. Я отфильтровал различные «задачи бросить холодную индейку», которые я периодически ставил перед собой, которые просто не работали):

• Создайте папку в Chrome, чтобы добавить в закладки избранные статьи о том, как бросить курить.
• Изучите доступные способы, которыми бросили курить другие 20-летние курильщики.
• Чтобы поддерживать мотивацию, смотрите мерзкие фотографии эрозированных зубов курильщика (еженедельно).
• Присоединяйтесь к онлайн-группам поддержки для людей, которые хотят бросить курить, близких мне по возрасту.
• Наблюдайте и делайте заметки о борьбе, с которой сталкивались другие, подобные мне, и о том, как сообщество помогло им преодолеть тягу.
• Выберите новый способ бросить курить.
• Снижение (еженедельно).

И когда это не сработало (не все методы выхода работают для всех), я зациклился:

• Выберите новый способ бросить курить.
• Закажите полезную книгу, которая чаще всего упоминается на форуме Amazon: « Простой способ бросить курить » Аллена Карра .
• Прочтите главы с первой по 14 книги Аллена Карра (суббота).
• Журнал о чтении глав с первой по 14 книги Аллена Карра (суббота).
• Закончите книгу Аллена Карра (воскресенье).
• Журнал о завершении книги Аллена Карра (воскресенье).
• Загрузите QuitNow! PRO для отслеживания количества выкуриваемых сигарет (воскресенье).
• Опорожните пепельницу и выбросьте (воскресенье).
• Вынести мусор (воскресенье).
• Выбросьте портмоне сигареты (воскресенье).
• Выбросьте сигареты в гостиной (воскресенье).
• Выбросьте сигареты из спальни (воскресенье).
• Выбросьте автомобильные сигареты (воскресенье).
• Напишите близким друзьям, что я бы бросил курить. Просите их поддержки (воскресенье).
• Выбросьте рабочие сигареты (понедельник).
• Отметьте QuitNow! Pro (Ежедневно).
• Напишите электронное письмо родителям и братьям, чтобы сообщить им, что я бросил курить, и пригласите их на ужин, чтобы отпраздновать это (пятница).
• Формально называю себя бывшим курильщиком (три месяца спустя; полный проект).

Это намного больше, чем просто «бросить курить», верно?

Но разбив каждый шаг на крошечные задачи, я наконец смог избавиться от этой ужасной, мерзкой привычки. Я бросил курить 23 июля 2016 года и с тех пор не оглядывался.

Этот проект готов .

Выполняя эти небольшие задания, бросить курить намного проще, чем полагаться только на силу воли. Каждый шаг казался логичным - даже естественным - что делало чудовище «бросить курить» гораздо более управляемым.

Можно даже утверждать, что «Доведение дела до конца» спасло мне жизнь.

Избавление от никотиновой привычки является более ярким примером разделения проектов на простые, действенные задачи ради здравого смысла, но оно олицетворяет важность соблюдения предписания Аллена о том, чтобы тратить время на то, чтобы изложить, как вы будете выполнять каждый проект.

Дрю Кэри соглашается:

«Раньше я видел стопку бумаг и не знал, что за черт в них было, и просто думал:« Боже мой », - говорит Кэри. «В тот день, когда я дошел до нуля, что является разговором о GTD из-за того, что в вашем почтовом ящике ничего не было - ни телефонных сообщений, ни электронных писем, ничего, ни клочка бумаги - когда я дошел до этой точки, я почувствовал, что мир поднялся с моих плеч. Мне казалось, что я только что вышел из медитации в пустыне, а не заботы этого мира. Я просто чувствовал эйфорию. '”

Это чувство эйфории приводит меня к следующему усвоенному уроку: повышение эффективности полезно для психического здоровья.

3. Производительность и счастье взаимосвязаны.

Выше вы читали о том, как я боролся с производительностью.

Как я опаздывал с заданиями.

Поздняя встреча с друзьями.

Забывание важных свиданий.

Ощущение непродуктивности и спешки одновременно.

Без формальной системы управления задачами я плохо себя чувствовал.

Существует множество исследований, подтверждающих идею о том, что снижение самооценки связано с низкой эффективностью, хотя я считаю, что причины и следствия остаются сомнительными в исследованиях avi. Несомненно, плохое психическое здоровье может вызвать снижение производительности , но может ли рост производительности улучшить психическое здоровье?

Исходя из моего опыта работы с «Все дело в порядке», ответ однозначный: «Да!» На данный момент.

Для меня причина в здравом смысле: если вы находите ценность и смысл в своей работе, и вы можете делать больше в течение дня, тогда, конечно, вы будете чувствовать себя лучше.

Аллен, конечно же, идет дальше.

Рассмотрим введение в его выступление на TEDx:

( Также доступна полная стенограмма .)

Цитата, которая мне больше всего запомнилась?

Я использую термин боевых искусств - «вода, подобная разуму». Водоем полностью адекватно реагирует на окружающие его физические силы. Он не остро реагирует, он не реагирует недостаточно хорошо. Вы бросаете камешек. Это действительно галька [так в оригинале]. Вернемся к спокойствию и снова уравновешиваем. Вы бросаете валун. Что оно делает? Это делает боулдеринг [так в оригинале]. Делает это очень бесстрастно. Он не напрягается от того, что камень ударяет по нему. Он не злится на камень за то, что он нарушил его спокойную жизнь. Вернемся к спокойствию и снова уравновешиваем.

Когда ваша жизнь организована, вы можете адекватно реагировать на новые стимуляторы - будь то спокойное завершение отчета, о котором вы знали в течение нескольких месяцев, или спешка, чтобы забрать своего больного любимого человека из школы. Реакция на чрезвычайные ситуации предназначена только для чрезвычайных ситуаций , вместо того, чтобы постоянно размышлять над двусмысленным списком дел, который вы пытаетесь вспомнить по памяти.

Это вызовет панику у кого угодно. Я удивлен, что мы не слышим о терапевтах, которые чаще рекомендуют «Приступить к делу». Готов поспорить, что это заставит некоторых их клиентов почувствовать себя лучше.

Конечно, мои свидетельства носят чисто анекдотический характер и, вероятно, являются признаком того, что я принадлежу к высокой культуре трудовой этики, но я готов поспорить, что этот урок применим не только ко мне. Дайте мне знать в комментариях, если вы испытали такой эффект от GTD.

4. Ни один инструмент повышения производительности не может исправить неисправную систему самостоятельно.

Я не просто блогер.

Я не просто технический блогер.

Я не просто технический блогер по продуктивности.

Я блоггер, отзывы и пишет о программном обеспечении управления проектами и программном обеспечении для управления задачами для жизни.

Я познакомился с целым рядом инструментов повышения производительности, разработанных для повышения вашей личной продуктивности. Я говорю о тестировании продуктов, которые вы, вероятно, пробовали сами, включая Trello , Asana , Trigger , Taskworld и Remember the Milk , на регулярной основе. Я начал работать с подобным программным обеспечением примерно за год до того, как прочитал «Как все сделано ».

Поверьте мне. Я знаю, что обещают эти продукты и на что они действительно способны.

Эти инструменты повышения производительности великолепны, когда они используются правильно, но выяснение того, как их правильно использовать, - самая сложная часть внедрения новой системы управления эффективностью.

Изучая, как использовать «Getting Things Done», я пробежался через ряд бесплатных программных опций GTD .

Первым был Producteev , который, чтобы быть предельно ясным, я бы не рекомендовал использовать, потому что он не обновлялся почти четыре года , что представляет собой серьезный риск для кибербезопасности . Добавьте к этому, что система была медленной, и я завалил ее проектами с неверной маркировкой.

Producteev работал как стартовое приложение, но я быстро отказался от него в пользу Wrike .

Wrike - это инструмент, к которому я мог бы вернуться и быть довольным. Я сделал две ошибки с Wrike. Во-первых, я поигрался с его расширенными параметрами, хотя я намеревался использовать только его бесплатную версию, поэтому, когда закончилась расширенная пробная версия, я мог почувствовать последствия исчерпанной функциональности. Во-вторых, я начал управлять некоторыми командными проектами в системе, которые, на мой взгляд, превратили Wrike в «рабочий» инструмент вместо инструмента «Рэйчел». Я двинулся дальше.

Как и тапочки Золушки, Todoist мне идеально подходит - до такой степени, что я с радостью плачу чуть меньше 30 долларов в год за Todoist Premium. Приложение ориентировано в первую очередь на мобильные устройства, что делает его идеальным для сбора идей на ходу и не настолько функционально, чтобы я перегружался при его использовании.

Однако я уверен, что если бы я сначала попробовал Todoist, я бы остановился на другом инструменте. Существует множество отличных инструментов для выполнения задач, но ни один из них не будет полезен, если вы неправильно используете систему.

5. У людей и систем есть пределы.

Я не использую контексты.

Я отказался от папки «когда-нибудь» в первые шесть месяцев.

Я никогда не создавал папку «может быть».

Я планирую все свои задачи, а не только те, у которых есть твердые сроки выполнения, за исключением тех, которые входят в мой список желаний.

Я в первую очередь веду список желаний.

Я обнаружил, что методология GTD не подходит мне идеально. И это нормально, тем более что я научился понимать наиболее эффективные для меня части:

• захват идей
• разрушение проектов
• правило двух минут
• еженедельный обзор

Я обнаружил, что контекстные подсказки отвлекают, поскольку большую часть времени я провожу между несколькими местами (работа, машина и дом), если я не собираюсь куда-нибудь с определенной целью (например, продуктовый магазин или торговый центр).

Поскольку я использовал GTD в течение последних нескольких лет, я понял, что попытки строго придерживаться методологии для меня больше стресса, чем пользы. Я научился сохранять хорошее и отказываться от постороннего.

Еще уроки из «Как добиться успеха»?

Я не знаю всех ответов на вопрос, почему GTD работает или не работает, но я знаю, что этот метод продуктивности помог мне спасти жизнь и спасти карьеру. Я знаю, когда мне следует сосредоточиться на работе, когда я должен смотреть « Бесстыдники» , а когда пора ложиться спать.

Я хотел бы услышать вашу реакцию на эту статью. Вы использовали или думали об использовании «Как дела»? Какой у вас был опыт? Вы согласны или не согласны с моими выводами? Почему? Какие инструменты ты используешь?

Обязательно оставьте комментарий ниже, и я отвечу.

Если вас интересуют инструменты повышения производительности, вы также можете прочитать…

• 6 лучших бесплатных программ для работы с делами
• 6 выдающихся альтернатив Skype для рок-звезд, стремящихся к общению
• 6 лучших бизнес-приложений для занятых предпринимателей и фрилансеров
• 9 лучших бесплатных программ для управления задачами
• 11 лучших альтернатив Slack
• 10 лучших бесплатных программ для управления проектами с открытым исходным кодом для вашего малого бизнеса