Контрольный список мероприятий по сбору средств для некоммерческих организаций

7 сентября 2021 в 13:21

Сбор средств - это не просто электронные письма, холодные звонки и скучные встречи. Вы должны устраивать мероприятия, чтобы привлечь финансирование для новых идей, и мероприятие по сбору средств - именно то, что вам нужно.

Не все мероприятия по сбору средств одинаковы; некоторые - модные гала-концерты , в то время как другие вовлекают сотни людей, бегущих в океан в разгар зимы (я бы предпочел просто пожертвовать деньги). У них всех есть общий план. Ни одно мероприятие не обходится без значительного планирования за несколько месяцев, и для того, чтобы поддерживать все ваши планы в порядке, вашей некоммерческой организации потребуется контрольный список мероприятий по сбору средств.

Контрольный список мероприятий по сбору средств

Очевидно, что для успеха мероприятие по сбору средств должно приносить больше доходов, чем тратится на мероприятие, и эти мероприятия не из дешевых. NYMag провела анализ затрат и доходов нескольких гала- концертов по сбору средств для именитых знаменитостей, и ни одно из мероприятий не стоило меньше 100 000 долларов. Но их доходы превосходили их расходы. Все мероприятия, кроме одного, заработали более 10% от того, что они потратили на само мероприятие, а некоторые достигли 70%. Можно поспорить, что эта организация сыграла серьезную роль в обеспечении успеха этих мероприятий.

Когда на кону стоят тысячи долларов, вы не можете отказаться от контрольного списка, чтобы отслеживать каждый этап вашего мероприятия.

Я составил контрольный список из десяти шагов для любого мероприятия по сбору средств, от построения команды до конкретных маркетинговых приемов.

1. Установите цели

2. Создайте команду по планированию мероприятий.

3. Составьте бюджет.

4. Выберите место проведения и дату мероприятия.

5. Закажите ораторов, развлечения и кейтеринг.

6. Настроить регистрацию.

7. Используйте цифровой маркетинг.

8. Начните сбор средств до мероприятия.

9. Обустройте место проведения и проведите мероприятие.

10. Оцените свои цели и поговорите с гостями.

1. Установите цели

Затем пришло время определить цели, которых вы пытаетесь достичь с помощью этого мероприятия по сбору средств. Будет ли это мероприятие использоваться для финансирования конкретной некоммерческой организации, проекта или местного дела? Сколько денег вы надеетесь собрать?

Эти цели помогут вам определить свои потребности с точки зрения места проведения, персонала, питания и того, кем будут ваши гости.

Поставленные цели:

Номер участника: сколько человек вы хотите посетить ваше мероприятие? Это число важно при определении того, сколько вы хотите собрать средств и какую прессу вы хотите привлечь.
Цель сбора средств: Самая важная цель вашего мероприятия по сбору средств - это, очевидно, собрать как можно больше денег. Но не ставьте перед собой слишком высокие цели. Если это ваше первое мероприятие по сбору средств, будьте осторожны и установите цель, которая будет точно соответствовать потребностям вашего дела. Гала-концерты с участием крупных имен стоят сотни тысяч долларов, поэтому ставки по сбору средств намного выше, но не каждое мероприятие должно стоить столько. Как упоминалось ранее, есть мероприятия по сбору средств, посвященные прыжкам в ледяной океан. Для сравнения, их стоимость значительно ниже. Если ваша окупаемость инвестиций значительно выше (не менее 10% от того, что вы тратите на само мероприятие), ваше мероприятие того стоит.
Внимание прессы: положительное внимание прессы значительно увеличивает вероятность того, что участники либо сделают пожертвование на ваше дело, либо будут стремиться посетить ваше следующее мероприятие по сбору средств.
Подписчики электронной почты: подобные мероприятия по сбору средств идеально подходят для сбора личной информации от ваших посетителей, что приводит к дальнейшему общению между ними и вашей некоммерческой организацией. Продолжая эти отношения, вы увеличиваете вероятность того, что эти посетители внесут свой вклад в будущее.

Цели помогут вам не сбиться с пути и измерить успех после завершения мероприятия. Эти цели будут определять ваши решения с этого момента и до завершения вашего мероприятия.

2. Создайте команду по планированию мероприятий.

Если ваша некоммерческая организация не хочет нанимать стороннюю организацию для управления и планирования вашего мероприятия по сбору средств, вам придется создать внутреннюю команду по планированию мероприятия.

Команды по организации мероприятий выполняют самые разные роли, включая руководителей групп, координаторов волонтеров, маркетологов, специалистов по связям с общественностью и многих других.

Для вдохновения рассмотрите возможность использования таблицы командных ролей на Leoissac.com :

Есть пять ключевых аспектов построения команды, которые вы должны учитывать при выборе и ориентации членов вашей команды:

1. Установите эффективного лидера

При выборе лидера следует учитывать пять качеств: честность, эффективные коммуникативные навыки, уверенность, способность брать на себя обязательства и открытость для обратной связи. Лидер будет тем, кто создаст команду и назначит каждому человеку свою конкретную роль.

2. Определите командные роли

У каждого члена команды должны быть свои отдельные роли. Эта практика дает каждому члену команды чувство личной ответственности.

3. Разработайте общее видение

После того, как команда сформирована, важно оценить свои сильные и слабые стороны, чтобы выяснить, в какой структуре команды и в каком рабочем процессе вы будете работать.

4. Упражнения принимающей команды.

Эти упражнения, будь то вечера активности, командные прогулки или клубы с книгами, важны для создания единства команды. Чем больше ваша команда взаимодействует друг с другом, тем ближе они будут друг к другу и тем эффективнее будут работать вместе.

5. Встречи с командой организаторов.

Встречи идеально подходят для того, чтобы члены вашей команды обсуждали свои проблемы, с которыми они сталкиваются, достигнутые успехи, а руководитель группы может предложить направление и новости о ходе мероприятия.

Качественное мероприятие по построению команды будет включать в себя командную работу, вдохновлять на общение и требует открытости друг к другу.

Вот несколько эффективных привычек на встречах, которым вы должны следовать:

Получить / составить письменную повестку дня заранее
Просмотрите список участников и отправьте обновления расписания
Управляйте встречей по часам
Записывайте встречу
Общайтесь с членами команды после встречи

Эти пять ключевых аспектов помогут вам создать и поддерживать прочную команду по организации мероприятий, готовую принять участие в любом мероприятии по сбору средств.

3. Составьте бюджет.

Теперь пришло время спланировать, что вы планируете потратить и что надеетесь получить от этого мероприятия. После того, как ваш бюджет установлен, разумно не отклоняться от установленных вами расходов (если только не возникнут чрезвычайные ситуации).

Ваша цель - обеспечить увеличение дохода как минимум на 10% по сравнению с суммой, потраченной на мероприятие , поэтому все расходы, связанные с мероприятием, должны оставаться в пределах достижимой суммы. Тратить 100 000 долларов не имеет особого смысла, если вы надеетесь привлечь на это мероприятие только тридцать или около того человек (если только эти доноры не обещают огромные пожертвования на ваше дело).

Ваш бюджет должен включать:

Расходы на персонал
Место проведения
Кейтеринг
Плата за развлечения и выступление
Маркетинг
Программное обеспечение для управления мероприятиями
Программное обеспечение для краудфандинга

Вот несколько бесплатных шаблонов бюджета мероприятий по сбору средств, которые помогут вам начать работу:

И, наконец, ознакомьтесь с этим полезным практическим руководством по созданию бюджетов по сбору средств для некоммерческих организаций .

4. Выберите место проведения и дату мероприятия.

При выборе места проведения мероприятия вам нужно будет ответить на несколько вопросов, чтобы достичь общих целей мероприятия по сбору средств, например:

Цели высокого уровня

Достаточно ли велико мое заведение? Он слишком большой?
Сколько мне нужно комнат?
Поглощает ли это место непропорционально большую часть моего бюджета?
Доступно ли это место, когда оно мне нужно?

Практичность

Какая парковка у места проведения?
Придется ли мне предоставлять собственное аудио / видео оборудование?
Есть ли здесь сотовая связь или Wi-Fi для посетителей?

Чтобы помочь вам найти место проведения, попробуйте использовать базу данных о местах проведения мероприятий, например Unique Venues и EVENTup . Эти базы данных предназначены для общих событий, поэтому, если вы ищете что-то более конкретное, вам придется проявить творческий подход в своем исследовании.

Что касается даты вашего мероприятия, вам нужно будет согласовать доступность между местом проведения, кейтерингом, выступающими и развлечениями. Обязательно запомните несколько возможных дат, прежде чем обращаться к местам, и используйте инструмент планирования в своем программном обеспечении для управления событиями, чтобы отслеживать все даты доступности мест.

Теперь, когда у вас есть место проведения, пора подумать о том, как вы будете привлекать гостей на свое мероприятие.

5. Закажите ораторов, развлечения и кейтеринг.

Ваши динамики и развлечения идеально подходят для того, чтобы выделить ваше мероприятие по сбору средств среди других. Приглашенные ораторы должны иметь отношение к вашему делу, желательно с опытом работы или кем-то, кто увлечен тем, за что вы отстаиваете.

Если у вас возникли проблемы с поиском спикера мероприятия, есть также множество бюро спикеров, в которых представлены приглашенные ораторы всех видов, включая политиков, бизнесменов и женщин, а также знаменитостей.

Выбор поставщика услуг общественного питания дает вашим гостям уникальную возможность связаться с вами и повлиять на ваше мероприятие по сбору средств. Перед тем, как выбрать поставщика провизии, обратитесь к спискам участников вашей организации и опрашивайте своих потенциальных посетителей, какие продукты они хотели бы съесть на вашем мероприятии, будь то по электронной почте или в социальных сетях.

6. Настроить регистрацию.

Для ваших посетителей важно иметь удобную регистрационную форму на веб-сайте вашей некоммерческой организации или у стороннего поставщика. Ваши усилия по регистрации - это золотая жила для исследований по сбору средств. Эта регистрационная форма должна включать запросы на адрес электронной почты, номер телефона, адрес и любую другую информацию, с которой вам нужно будет связаться в будущем после завершения мероприятия.

К счастью, существует множество программ регистрации для размещения ваших форм, например 123 Contact Forms и Typeform . Если вы хотите создать настраиваемую форму на своем веб-сайте, есть руководства для WordPress и других веб-сайтов хостинга.

7. Используйте цифровой маркетинг.

Пришло время для моей любимой части - маркетинга!

Традиционные маркетинговые методы, такие как холодные звонки и почта, лучше подходят для мероприятий, ориентированных на старшее поколение. Если ваш целевой рынок ориентирован на возрастные группы от пятидесяти лет и старше, то лучше всего подходят традиционные методы маркетинга.

Есть несколько способов продвижения вашего мероприятия по сбору средств. Интернет открыл новые возможности для событийного маркетинга с помощью электронной почты , социальных сетей и контент-маркетинга на вашем собственном веб-сайте. Вот несколько лучших практик для каждого из них:

Социальные медиа:

Социальные сети постоянно меняются с обновлениями и переписыванием алгоритмов. Когда дело доходит до маркетинга в социальных сетях, не существует универсального решения , но вот несколько рекомендаций, которые помогут улучшить вашу кампанию.

Facebook (лучше всего подходит для мероприятий, предназначенных для посетителей от 18 до 49 лет )

Присоединяйтесь к группам, имеющим отношение к вашему мероприятию по сбору средств, чтобы публиковать материалы, связанные с мероприятием, для тех, кто, вероятно, будет заинтересован
Меняйте типы контента (ссылки, изображения и видео), чтобы поддерживать актуальность рекламы вашего мероприятия.
Публикуйте как минимум два раза в день на своей странице и один раз в день в каждой группе, чтобы обеспечить максимальное количество людей, которые увидят вашу кампанию, не отталкивая зрителей.
Откладывать средства на платную рекламу в Facebook.

Twitter (лучше всего подходит для мероприятий с участием от 18 до 20 лет )

Используйте не более двух хэштегов на твит (после двух уменьшается вовлеченность).
Изучите свои хэштеги в Twitter с помощью таких инструментов, как Hashtagify.me и Keyhole , чтобы убедиться, что ваши хэштеги имеют охват и популярность. Если вы хотите изучить другие решения, которые помогут вам разработать лучшие хэштеги для вашего мероприятия, ознакомьтесь с этими альтернативами Keyhole .
Публикуйте твиты не чаще трех раз в день (через три раза вовлеченность в твит падает ).
Используйте визуальные эффекты в своих твитах (желательно GIF и изображения), чтобы повысить их вовлеченность и вероятность быть замеченными.
Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с моим руководством по увеличению числа подписчиков в Twitter .

Google+ и LinkedIn (лучше всего подходят для увеличения общего охвата вашего контента )

Присоединяйтесь к группам, имеющим отношение к вашему делу
Обязательно взаимодействуйте с другими сообщениями в этих группах, иначе вы рискуете быть отмеченными как спамер.

Контент-маркетинг:

Я мог бы бесконечно говорить о контент-маркетинге, поскольку это то, чем я занимаюсь каждый день. Множество некоммерческих организаций добились значительного успеха после использования стратегии контент-маркетинга , такой как March of Dimes .

Их стратегия контент-маркетинга включает ведение блога на своем веб-сайте о спасении детей по всему миру, создание видеороликов на YouTube о причине, а также публикацию обновлений и объявлений в Twitter, что значительно повысило их узнаваемость как организации.

Хотите оптимизировать контент на своем сайте?

Разработайте стратегию поисковой оптимизации (SEO).

Поисковая оптимизация - это практика разработки вашего контента таким образом, чтобы поисковые системы, такие как Google, отдавали приоритет вашему сайту над конкурентами.

Для этого обязательно:

Пишите регулярные сообщения в блоге: ведение блога - это проверенный метод информирования ваших некоммерческих последователей и потенциальных посетителей о вашей организации с вашей точки зрения. С помощью этой формы содержания вы контролируете повествование, а не полагаетесь на внешних журналистов, которые будут формировать его за вас. Используйте свой блог, чтобы делиться обновлениями и подробностями о вашем мероприятии, в том числе о том, кто будет участвовать, где оно будет проводиться, и обо всем, что вы хотите затронуть. Эти сообщения в блоге следует публиковать по регулярному графику, будь то ежедневно или еженедельно. Важно поддерживать последовательность, чтобы ваши подписчики ожидали, когда вас услышат.
Поддерживайте актуальность вашего контента : поисковые системы, такие как Google, оценивают контент на вашем веб-сайте, чтобы убедиться, что он соответствует тому, что обещают ваши заголовки. Убедитесь, что ваша стратегия контент-маркетинга для вашего мероприятия по сбору средств актуальна, независимо от того, пишете ли вы сообщения в блоге, создаете инфографику или создаете видео.
Проведите исследование ключевых слов : исследование ключевых слов важно при попытке занять более высокое место в поисковых списках Google. Инструмент Google Keyword Planner Tool и KeywordTool.io - самые популярные программы исследования ключевых слов.
Внутренняя ссылка (при необходимости) : если вы еще не заметили, некоторые ссылки ведут к другим сообщениям в блоге, написанным на Platforms . Эти внутренние ссылки не только полезны для читателя, но и содержат высококачественный контент, позволяющий проводить больше времени в вашем домене. Чем дольше читатель тратит на домен, тем выше вероятность, что он совершит конверсию (в этом случае конверсия будет означать регистрацию на ваше мероприятие).

Контент-маркетинг также важен для привлечения подписчиков по электронной почте , что подводит нас к нашей последней форме цифрового маркетинга.

Электронное письмо:

Электронный маркетинг отличается от социальных сетей. Вместо того, чтобы надеяться привлечь внимание подписчиков и членов группы, стратегия электронной почты не требует внимания так же, как сообщения в социальных сетях. Социальные сети постоянно меняют макеты, алгоритмы и демографические данные, в то время как электронная почта остается относительно постоянной с момента ее создания.

Есть три шага к созданию успешной маркетинговой кампании по электронной почте :

Связь : ваша электронная кампания должна рассказывать историю. Он знакомит читателя с проблемой, которую вы пытаетесь решить, и объясняет, как ваше мероприятие по сбору средств является решением проблемы.
Просвещайте : в вашем электронном письме должно быть указано, где, когда, почему и как проводилось мероприятие. Где будет проходить мероприятие? Когда это состоится? Почему вы проводите это мероприятие? И как посещение вашего мероприятия решит вашу проблему?
Сделайте предложение : в своей рассылке по электронной почте делайте потенциальным гостям предложения о ранней регистрации, такие как снижение платы за посещаемость или участие в каком-либо розыгрыше. Подарите своим читателям электронной почты что-то особенное, чего они больше нигде не получат.

Если вы будете следовать этим правилам, то продвижение вашего мероприятия станет легким делом, и ваши регистрационные списки будут вам благодарны за это.

8. Начните сбор средств до мероприятия.

Вам не нужно ждать события, чтобы начать сбор денег. Некоторые потенциальные участники хотели бы только помочь делу, но по какой-либо причине (дорожные расходы, конфликты в расписании или расстояние) некоторые не смогут совершить поездку.

Не позволяйте этим потенциальным донорам уйти, не дав им возможности помочь на расстоянии. После того, как вы исчерпали свои традиционные методы сбора средств, такие как звонки и письма о сборе средств , сбор средств через Интернет станет вашим следующим лучшим источником дохода.

В этом случае для сбора денег очень пригодится программное обеспечение для краудфандинга .

Краудфандинг - один из наиболее эффективных способов сбора пожертвований в Интернете, помимо рекламы ваших собственных форм пожертвований в социальных сетях и по электронной почте. Краудфандинг полагается на охват в социальных сетях тех, кто жертвует, поэтому в процессе вы можете найти новых доноров, которых изначально не ожидали.

Сначала вам нужно выбрать платформу для краудфандинга, например Gigfunder , Kickstarter или Deposit A Gift . Выбрав платформу, следуйте приведенным выше маркетинговым методам, чтобы рассказать о своей краудфандинговой кампании.

После того, как вы соберете все, что вы можете от своей краудфандинговой кампании, обязательно учтите это в своей цели по сбору средств, а также в своем бюджете.

А теперь самое время для главного события!

9. Обустройте место проведения и проведите мероприятие.

Наконец-то настал день вашего мероприятия. Вы выбрали место проведения, собрали как можно больше гостей, и все собирается вместе для сбора средств.

За несколько дней до мероприятия нужно привести в порядок несколько вещей:

Позвоните всем сторонним поставщикам, в том числе поставщикам питания или предприятиям, предоставляющим аудио / видео оборудование.
Дважды проверьте, готово ли место проведения мероприятия, вместе с владельцами места проведения, по крайней мере, за неделю до мероприятия, чтобы учесть любые проблемы.
Обратитесь к своей сети волонтеров, чтобы помочь укомплектовать ваше мероприятие.
Проверьте все оборудование, когда оно прибудет на место проведения.
Убедитесь, что всем поставщикам выплачены причитающиеся суммы

Есть несколько инструментов, которые вам понадобятся, чтобы этот день прошел гладко, большая часть из которых должна обрабатываться вашим программным обеспечением для управления событиями :

Система продажи билетов: нужно отслеживать, кто здесь, а кто нет
Система Фандрайзинг: В зависимости от типа сборщика денег, вам нужно будет либо аукцион программное обеспечение , текст в отдавания программное обеспечение , или какой - то равный-равному онлайн систему сбора.
Управление блоками помещений: это поможет вам отслеживать, какие комнаты на мероприятии и когда будут использоваться.
Управление волонтерами: на случай, если вы решите привлечь дополнительную помощь для мероприятия.

Кроме того, есть другие инструменты, которые вы можете использовать, но они не нужны для всех событий:

RFID : эта технология Bluetooth упрощает продажу билетов и другие формы общения с участниками мероприятия.
Технология маяка : идеально подходит для отображения и общения с участниками мероприятия.
360-градусное видео : если вы хотите транслировать свое мероприятие для тех посетителей, которые не смогли приехать.

Что вы будете делать после завершения мероприятия?

10. Оцените свои цели и поговорите с гостями.

Вы использовали свои инструменты управления событиями, чтобы регистрировать всех зарегистрировавшихся, регистрировать всех участников, планировать все даты и потребности, и, наконец, вся эта информация имеет решающее значение для определения того, достигли ли вы своих целей или нет. Теперь у вас есть все эти данные.

Обязательно ответьте на эти три вопроса:

Достигли ли вы своих целей по сбору средств и посещаемости?
Посещала ли пресса ваше мероприятие (и если да, то что они сказали)?
Если какие-то цели не были достигнуты, что вы можете сделать по-другому, чтобы достичь их в следующий раз?

Наконец, поблагодарите своих гостей не только по завершении мероприятия, но и после того, как все разойдутся по домам. Разошлите последующие электронные письма с благодарностью участникам за их щедрость и попросите их следить за вашим следующим мероприятием по сбору средств.

Нужна помощь с другими вашими некоммерческими мероприятиями?

Блоги некоммерческой организации Platforms и блоги по организации мероприятий полны полезных советов и полезных руководств, чтобы вы, будучи некоммерческой организацией и организатором мероприятий, могли принимать наиболее обоснованные решения:

Некоммерческие блоги:

Блоги по организации мероприятий:

Tell me about your fundraising event? Did this checklist help you? What was your favorite tool for planning your fundraising event (and why was it this checklist)? Be sure to let me know in the comment section below!

Looking for Event Management software? Check out Platforms 's list of the best Event Management software solutions.