Входящие документы – письма, обращения, запросы, договоры и другие документы, поступающие в организацию от внешних корреспондентов: контрагентов, органов власти, граждан. В системе электронного документооборота (СЭД) для них предусмотрен отдельный вид документов с правилами регистрации, рассмотрения и контроля исполнения.
Типичный процесс
- Приём и первичная обработка: проверка комплектности, сканирование бумажных документов.
- Регистрация: присвоение номера, заполнение регистрационной карточки.
- Рассмотрение руководителем и наложение резолюции.
- Направление исполнителям, контроль сроков.
- Подготовка ответа (исходящего документа) и списание в дело.
Автоматизация
- Распознавание сканов и автоматическое заполнение карточки (OCR, извлечение данных).
- Приём электронных документов из почты, ЭДО, систем межведомственного электронного документооборота.
- Автоматическая маршрутизация по типу документа и корреспонденту.
- Контроль исполнения и отчёты по срокам.
В госсекторе
Делопроизводство с входящими документами в органах власти регулируется правилами делопроизводства; обмен между ведомствами ведётся через МЭДО.
