Нумератор документов – настраиваемый механизм системы электронного документооборота, который присваивает документам уникальные регистрационные номера. Нумератор определяет формат номера, счётчик и правила его сброса: например, номер может включать индекс подразделения, индекс дела по номенклатуре, порядковый номер и год.
Что настраивают
- Шаблон номера из постоянных частей и переменных (подразделение, вид документа, год).
- Отдельные счётчики для видов документов и подразделений.
- Сброс счётчика с началом года.
- Резервирование номеров и ручная регистрация в исключительных случаях.
Зачем нужен
- Единые правила регистрации без дублей и пропусков.
- Соответствие инструкции по делопроизводству организации.
- Быстрый поиск документа по номеру.
Что важно
При переходе с бумажного делопроизводства или другой системы важно сохранить формат номеров и непрерывность счётчиков, а при параллельной регистрации многими пользователями – исключить дублирование номеров.
