Исходящие документы – письма, ответы на обращения, уведомления, претензии и другие документы, которые организация направляет внешним адресатам. В СЭД они проходят подготовку проекта, согласование, подписание, регистрацию и отправку, а также связываются с входящими документами, на которые являются ответом.
Типичный процесс
- Подготовка проекта по шаблону.
- Согласование с заинтересованными подразделениями.
- Подписание уполномоченным лицом, в том числе электронной подписью.
- Регистрация и присвоение номера.
- Отправка: почта, курьер, email, ЭДО, МЭДО.
- Хранение и списание в дело.
Автоматизация
- Шаблоны и автоматическое заполнение реквизитов адресата.
- Маршруты согласования и электронная подпись.
- Связь с входящими и отметка об исполнении поручения.
- Отправка по электронным каналам и контроль доставки.
