Как составить эффективное расписание встреч для максимальной продуктивности

Любой, кто когда-либо работал в офисе, знает, насколько вредно для продуктивности заводить свою команду в конференц-зал каждые два часа, чтобы сообщать обновления статуса, просматривать уже отправленное электронное письмо или поздравлять коллегу с днем ​​рождения.

Вы можете подумать: «Что плохого в нескольких 30-минутных встречах, разбросанных в течение дня? Кроме того, что мы должны делать - не общаться? »

Мы перейдем ко второй части ниже, но что касается вреда нескольких 30-минутных встреч в течение дня, учтите это.

Недавнее исследование Harvard Business Review более 180 руководителей высшего звена нашло следующее:

• Шестьдесят пять процентов говорят, что собрания мешают им завершить свою работу.
• Семьдесят один процент считают собрания непродуктивными и неэффективными.
• Шестьдесят четыре процента говорят, что встречи проводятся за счет глубоких размышлений.

Эти непродуктивные встречи обходятся экономике США в сотни миллиардов долларов в год .

Так кто же несет ответственность за все эти надоедливые, дорогостоящие и сбивающие с пути встречи?

Ты.

Как руководитель проекта и руководитель малого бизнеса вы - первая линия защиты между производительностью своей команды и ненужными встречами. Но как бы ни отвлекали время от времени, некоторые встречи необходимы, когда того требуют обстоятельства .

Руководители малого бизнеса и менеджеры проектов могут исключить одни встречи и объединить другие, чтобы значительно сократить время, потраченное впустую, сидя в конференц-залах, тем самым позволяя своим сотрудникам работать более эффективно.

Вот руководство для менеджера проекта по составлению эффективного расписания встреч для максимальной продуктивности.

5 вопросов, которые нужно задать себе перед планированием встречи

Команды должны общаться, но частые встречи снижают эффективность сотрудников, что имеет решающее значение для роста малого бизнеса .

Чтобы избежать этого негативного воздействия, я рекомендую сесть и задать себе следующие пять вопросов, прежде чем добавлять какую-либо встречу в календарь:

1. Почему мы проводим эту встречу?

Если вы не можете прийти к четкому результату, например, определиться с ключевой целью или ответить на конкретный вопрос, вам не следует проводить встречу.

Если цель собрания - сделать объявление или поделиться обновлениями статуса или отзывами на местах, например, существуют более эффективные и менее трудоемкие методы достижения этих целей, такие как отправка электронного письма или использование программного обеспечения для управления проектами для совместной работы. .

2. Может ли эта встреча быть электронной почтой?

Чтобы привлечь несколько человек в комнату или на видеозвонок, требуется значительное время и координация . С другой стороны, отправка электронного письма с той же целью занимает всего несколько минут.

Вот несколько распространенных ситуаций, в которых вы должны просто отправить электронное письмо (или мгновенное сообщение) вместо того, чтобы планировать встречу:

• Вам нужна обратная связь от вашей команды. Допустим, вы пересмотрели план проекта или предложение и хотите получить отзывы от своей команды. Что кажется более эффективным: запрашивать конкретную обратную связь по конкретным вопросам с помощью инструмента для совместной работы или сидеть за столом для переговоров, бесцельно читая вместе стопку бумаг? Или что, если вы запрашиваете отзыв о недавно проинтервьюированном кандидате? Для этого идеально подходит опрос по электронной почте. Вот 12 бесплатных инструментов для проведения опросов по электронной почте, которые сделают процесс еще более безболезненным.
• Вам нужно сделать обычное объявление. Если вы представляете нового руководителя группы или объявляете об увольнении давнего сотрудника, встреча лицом к лицу - это то, что вам нужно. Но если вы просто объявляете об изменении политики паролей для всей компании или о дате летнего пикника, электронного письма будет достаточно. Если вы беспокоитесь о том, что электронное письмо потеряно в беспорядке в неопрятном почтовом ящике, попросите свою команду ответить электронным письмом с подтверждением, чтобы вы знали, кто его прочитал, а кто требует последующих действий.
• Вам нужны обновления статуса от членов вашей команды. Двадцать лет назад сидячая встреча «над чем я работаю на этой неделе» была основным продуктом офисной жизни. Это такой же шанс сесть за кофе и пообщаться с коллегами, как и необходимый обмен информацией. Вот почему совещание по обновлению статуса по-прежнему полезно, но отнюдь не является необходимостью. Еженедельная встреча с глазу на глаз может быть по умолчанию, но если ваша команда испытывает нехватку времени, просто отведите ее на специальный канал в вашем инструменте совместной работы. Вы даже можете настроить автоматические напоминания .

3. Можно ли объединить эти встречи?

Сегодня вечер воскресенья, и вы переживаете серьезный случай воскресных страшилок . Стремясь вырваться из-под напряженной недели, вы открываете свой календарь и видите головокружительную радугу из блоков, разбросанных по следующим пяти дням.

Надеюсь, если вы спросите себя, почему у вас вообще есть некоторые из этих встреч и можно ли заменить другие электронными письмами, толпа немного поредится.

В остальном попробуйте спросить себя, какие из этих встреч можно совместить. Например, в понедельник утром вам нужно быстро поговорить с двумя руководителями проекта, чтобы обсудить цифры, а затем в среду днем ​​обсудить с этими же менеджерами дату предстоящего совещания по запуску проекта. Почему бы вам не превратить эти две 20-минутные встречи в одну 30-минутную встречу?

Вам даже не нужно 100% совпадение. Если в первой встрече участвуют стороны A, B и C, а во второй встрече нужны только B и C, отведите B и C в сторону после первой встречи и попытайтесь выбить встречу два.

4. Кто должен принять участие в этой встрече?

У вас, как у менеджера, может возникнуть соблазн подумать, что чем больше голов у вас будет работать над проблемой, тем более успешным вы добьетесь. В таком подходе есть свои достоинства, но затягивать всех этих голов в конференц-зал на часовой мозговой штурм - не лучший способ добиться этого.

В идеальном мире каждый член вашей организации мог бы внести свой вклад в решение каждой проблемы.

Но именно поэтому у вас есть инструменты для совместной работы и открытая офисная среда, в которой все сотрудники чувствуют себя комфортно, делясь своими идеями с руководством, а не больше встреч с большим количеством людей.

И не путайте интерес к исходу встречи с целью присутствовать на встрече. Заинтересованные стороны могут быть очень заинтересованы в решении, которое принимается на собрании, но это не значит, что им нужно проводить час своего дня в качестве наблюдателя за процессом принятия решения. В электронном письме с надписью «Это то, что мы решили» та же работа выполняется быстрее.

Как и в первом вопросе, спросите себя, почему вы приглашаете каждого человека на встречу. Если вы не можете дать кому-то хороший ответ, верните ему 30 минут рабочего дня, исключив его из списка приглашенных.

5. Как долго должна длиться эта встреча?

Тот факт, что у вас зарезервирован конференц-зал на час, не означает, что вам нужно сидеть там целый час. Члены вашей команды предпочли бы проводить свободное время дома со своими семьями и домашними животными на удобных диванах.

Я бывал на собраниях, которые выдыхались через 30-40 минут, только чтобы просидеть в неловком молчании следующие 20 минут, ожидая, пока кто-нибудь попытается найти, что сказать, только потому, что встреча была запланирована на час.

Если вы хотите добавить что-то позже, вы всегда можете написать команде по электронной почте или сообщить о дальнейших действиях. Но вы никогда не сможете вернуть им те 20 минут, которые вы заставили их просидеть, когда они могли вернуться на свою рабочую станцию, выполняя реальную работу.

Как провести эффективную встречу

Теперь, когда мы рассмотрели несколько способов сократить ваше расписание встреч, вот три ключевых совета, как сделать встречи, которые у вас действительно проходят, как можно более гладко и эффективно, из нашей статьи о том, как управлять малым бизнесом. встречи :

Каковы ваши советы по составлению эффективного графика встреч?

Какие секреты вы открыли для того, чтобы избавиться от собраний и повысить продуктивность? Вы в долгу перед мировой продуктивностью делитесь ими в комментариях или можете написать мне в Twitter @AndrewJosConrad .