Утром 13 января 2018 года жители Гавайев разослали предупреждение, в котором недвусмысленно предупредили, что баллистические ракеты направляются к острову.

«ИЩИТЕ НЕМЕДЛЕННОЕ УБЕЖИЩЕ. ЭТО НЕ ДРЕЛЬ." сообщение прочитано, объясняя ужасные последствия для получателей.

Как оказалось, на Гавайи не было ракет, но люди, получившие это предупреждение, узнали, что мрачное сообщение было ошибкой, почти 40 минут спустя. Все это время они могли только сидеть и ждать неминуемой гибели.

Даже больше, чем первоначальная ошибка оператора и недопонимание, которые привели к ложной тревоге (сотрудник принял внутреннюю тренировку за реальную аварийную ситуацию), последующие действия - или бездействие - властей превратили инцидент в одно из самых громких сообщений поломки в недавней памяти. Это то, чему может научиться каждый.

Агентство по чрезвычайным ситуациям Гавайев явно могло бы использовать более эффективный план коммуникации по проекту, но, опять же, кто не мог?

Зачем нужен план коммуникаций по проекту

У вас могут быть лучшие люди, лучшее оборудование и лучшее программное обеспечение для управления проектами, которое можно купить за деньги, но все же весь ваш проект может потерпеть крах из-за простого сбоя в общении.

Важное сообщение не передается четко и отправляется не той аудитории, затем последующее сообщение не отправляется своевременно или по соответствующему каналу ... и внезапно миллионы людей думают, что ядерные ракеты летят на Гавайи.

Даже если вы не столкнулись с катастрофой, план коммуникаций по проекту жизненно важен. Хорошие решения начинаются с хорошего общения, и вы можете гарантировать, что хорошее общение происходит внутри вашей команды, следуя этому плану.

Надеюсь, вашей команде не придется иметь дело с потенциально приближающимися ядерными ракетами, но вы никогда не знаете, какие неожиданные изменения произойдут во время данного проекта. Если вы хотя бы заранее знаете, как ваша команда будет делиться информацией в ответ, вы сэкономите много времени и сэкономите время.

Контрольный список для построения коммуникационного плана проекта

Этот контрольный список проведет вас через все шаги, которые необходимо предпринять перед доставкой любого сообщения. Он достаточно универсален, чтобы справиться практически с любым сценарием, но вам, как менеджеру проекта, нужно будет использовать собственное суждение, чтобы заполнить пробелы.

Но не волнуйтесь: на каждом этапе я включил вопрос или вопросы, на которые вы должны ответить, прежде чем переходить к следующему этапу.

1. Определите желаемый результат вашего общения.

Вы не должны начинать создавать свое сообщение, пока не поймете, для чего оно предназначено. Требует ли ваше сообщение немедленного ответа от получателя после неожиданной неудачи или это регулярный еженедельный отчет о статусе, позволяющий заинтересованным сторонам знать, что все идет по плану?

Первый сценарий должен включать в себя четкие инструкции для получателей о том, какие действия требуются с их стороны, и информацию о последующей встрече. Второй может вообще не потребовать ответа.

2. Выберите подходящий канал связи.

Вы отправляете внутреннюю записку своей команде разработчиков или обновляете статус клиенту? Каждый сценарий требует отдельного канала.

Ваша группа разработчиков может быть использована для получения сообщений от вас о вашем инструменте совместной работы , в то время как ваше программное обеспечение для управления проектами может иметь защищенный канал для связи с внешними заинтересованными сторонами.

Эти ожидания должны быть установлены на начальном этапе проекта и соблюдаться на протяжении всего проекта.

Если вы отправите обновление статуса по электронной почте в течение одной недели, затем с помощью инструмента для совместной работы, а затем с помощью текстового сообщения, вы, скорее всего, запутаете и потеряете доверие своей команды.

3. Определите необходимых стейкхолдеров (аудиторию).

Если ваше сообщение состоит в том, чтобы попросить двух программистов поработать сверхурочно в выходные, чтобы завершить критически важный результат, действительно ли вам нужно разослать корпоративное электронное письмо?

Выявила ли ваша команда опасный недостаток в вашем продукте, о котором нужно немедленно сообщить публике?

Это две совершенно разные аудитории, и вам нужно определить, с кем вы общаетесь, прежде чем начинать рассылать электронные письма.

Если вы постоянно отправляете сообщения людям, которым эти сообщения не имеют смысла, они в конечном итоге просто перестанут читать ваши сообщения, что становится проблемой, когда вам действительно нужно с ними общаться.

Думайте об этом как о сценарии « Мальчик, который кричал Волк » или «Сотрудник, который всегда всем отвечал».

4. Определите, кто будет озвучивать сообщение.

Когда вы доставляете сообщение, вы хотите, чтобы оно сохраняло вес. Другими словами, вы хотите, чтобы ваша аудитория доверяла и ценила получаемое сообщение.

Вот почему вы бы не стали просить летнего стажера сообщить своим заинтересованным сторонам, что проект стоимостью в миллион долларов, над которым ваша команда работала в течение года, теперь будет проектом стоимостью два миллиона долларов и на год отстает от графика.

С другой стороны, вам не нужно, чтобы ваш основатель и генеральный директор прилетали из Германии, чтобы объявить о летнем пикнике в местном парке.

Если ваше сообщение касается бюджета проекта, попросите кого-нибудь, кто лучше всего знаком с бюджетом, доставить его. Если ваше сообщение касается программного кода, попросите ведущего программиста доставить его. Если ваше сообщение касается окончания летнего барбекю для стажеров, ничего страшного, если ваш летний стажер с самым большим стажем работы поделится информацией с остальной командой.

5. Подготовьте и доставьте сообщение своевременно.

Наконец! После всей этой подготовки самое время пообщаться.

Этот шаг фактически включает в себя несколько частей, таких как составление, редактирование и корректура вашего сообщения. По бизнес-коммуникациям написаны целые учебники, и вы можете получить несколько ученых степеней, не овладев дисциплиной, поэтому я не буду пытаться здесь что-либо резюмировать.

Но для наших целей важно помнить, что нужно дважды проверять не только грамматику и орфографию, но и тон отправляемого сообщения.

Вам не нужно далеко ходить, чтобы найти организации, которые провалили этот шаг и заплатили за это огромные затраты на PR. Неловкая опечатка или нечувствительный комментарий могут нанести вред даже во внутренней записке для трех человек.

Помимо содержания сообщения также важны сроки.

Неуловимое «лучшее» время для публикации в различных социальных сетях постоянно меняется, но вот руководство от HubSpot . Руководствуйтесь здравым смыслом: как вы думаете, будет ли большая часть вашей команды обрабатывать электронное письмо, отправленное в понедельник в 10 утра или в 21:48 в пятницу?

6. Следите за каналом связи на предмет обратной связи.

Итак, вы составили свое сообщение, определили спикера и аудиторию и доставили его по всем соответствующим каналам. Вы все сделали, правда? Не так быстро.

Коммуникация - это улица с двусторонним движением, и у вашей аудитории неизбежно возникнут вопросы и обратная связь. Если одна из ваших заинтересованных сторон задает вопрос о предлагаемом новом бюджете только для того, чтобы получить взамен радиомолчание, ваше общение не удалось.

В идеале сторона, доставившая сообщение, также должна отслеживать канал (электронная почта, инструмент для совместной работы) для получения обратной связи, но в некоторых случаях группа (например, ИТ-группа) должна отслеживать канал, чтобы обеспечить более своевременный ответ, чем один человек сможет доставить.

Какой у вас план коммуникации по проекту?

Даже если бы Гавайское агентство по чрезвычайным ситуациям следовало этому плану, им, возможно, не удалось бы избежать досадной ложной ракетной тревоги в начале этого года. Но хороший план коммуникаций по проекту мог бы помочь агентству быстро и четко исправить ситуацию и лучше справиться с последствиями.

Хорошая коммуникация по проекту иногда может быть сложной задачей, но с правильными людьми и соответствующими процессами вы получите основу для более эффективного принятия решений.

Вы бы что-нибудь добавили в этот список? Каковы ваши лучшие советы по общению со своей командой? Поделитесь ими в комментариях ниже.