Как менеджеры проектов могут максимально использовать учетные записи Skype Business

5 октября 2021 в 17:37

Представьте, что вы ребенок во время вашего первого визита в Диснейленд в 1960-х годах. Прогуливаясь с широко раскрытыми глазами по Tomorrowland со своей семьей, вы решаете исследовать Дом будущего , где вы восхищаетесь ультразвуковой посудомоечной машиной, стереофоническим высококачественным звуком и - чудо из чудес - телефоном с картинками.

Перенесемся в 2018 год. Дроны доставляют пиццу, ваши часы следят за вашим здоровьем, а телефоны с картинками настолько обычны, что почти доставляют неудобства (туристы со всего мира общаются по видеосвязи повсюду, от Гранд-Каньона до Сикстинской капеллы).

В наши дни - благодаря множеству совместимых устройств и высокоскоростных сетей - оборудование для видеоконференций есть повсюду, и у нас есть сотни вариантов программного обеспечения для веб-конференций на выбор.

Ниже мы рассмотрим, почему веб-конференции жизненно важны для управления проектами, что нового в Skype для бизнеса (возможно, самое популярное программное обеспечение для веб-конференций в мире), а также несколько советов от Microsoft о том, как руководители проектов могут максимально эффективно использовать свои возможности. Учетная запись Skype для бизнеса.

Угол управления проектом

Веб-конференция - бесценный инструмент управления проектами, который объединяет удаленные команды и способствует общению. Хорошо известная статистика PM показывает, что плохая коммуникация является основной причиной более трети неудач проектов . Если учесть, что видеоконференцсвязь экономит миллиарды долларов в год на командировочных расходах, она позиционирует технологию как незаменимый ресурс для вашей (и каждой) организации.

Skype - один из самых популярных инструментов для проведения веб-конференций на рынке (особенно после его приобретения Microsoft за 8,5 млрд долларов в 2011 году). Он доступен практически на всех устройствах с поддержкой приложений, включая консоли Xbox One.

В 2015 году Microsoft запустила Skype для бизнеса, специальный бизнес-инструмент с функциями, включая интеграцию чата и календаря, в дополнение к своей флагманской функции видеоконференцсвязи.

Как вы, как руководитель проекта, можете максимально использовать этот инструмент? Читайте советы прямо из источника (Microsoft)!

Skype для бизнеса: что это такое?

После слияния с Microsoft Skype по сути превратился в два продукта: старый добрый Skype для видеочата с друзьями и семьей (бесплатно на всех компьютерах) и Skype для бизнеса (2 доллара в месяц на пользователя) для видеочата с коллегами.

Снимок экрана моего домашнего статуса в Skype для бизнеса

В сентябре 2017 года Microsoft объявила, что Skype для бизнеса в конечном итоге будет заменен программным обеспечением Microsoft Teams для веб-конференций / чатов / встреч - аналогично тому, как Microsoft To-Do заменяет Wunderlist - в составе службы Office 365.

В разделе часто задаваемых вопросов о переходе Microsoft сообщила: «Теперь мы стремимся внедрить в Teams возможности Skype для бизнеса в облаке, чтобы создать единый центр для совместной работы со встроенными, полностью интегрированными голосом и видео».

Вот полный список текущих возможностей Microsoft Team , а также график, когда ожидается, что различные функции Skype для бизнеса будут реализованы в Teams.

В ноябре 2017 года Gartner выпустила бесплатный отчет о переходе, в котором говорилось, что «конвергенция Skype для бизнеса и Microsoft Teams позиционирует Microsoft Teams как многоцелевой« центр активности »для пользователей Office 365».

Согласно более позднему отчету Gartner ( полный отчет доступен клиентам Gartner ), «к 2020 году каждый 12-й пользователь Office365 будет использовать Microsoft Teams в качестве основного корпоративного голосового решения, по сравнению с примерно одним из 100 в 2017 году».

Но до тех пор, пока этого не произойдет, Skype для бизнеса по-прежнему является королем веб-конференций на рабочем месте.

Так чем же Skype для бизнеса отличается от обычного Skype? А если ваша компания уже использует Skype для бизнеса, какими функциями вы должны воспользоваться, о которых вы, возможно, не знали?

Я связался с командой Skype в Microsoft, чтобы узнать их мнение о том, как максимально эффективно использовать вашу учетную запись Skype для бизнеса, и они дали мне пять стратегий, которыми я мог бы поделиться.

Пять способов расширить свой аккаунт Skype Business

1. Проводите большие встречи

Разнообразная учетная запись Skype позволяет вам в течение первых 60 дней сотрудничать с десятью людьми одновременно, а затем с тремя людьми одновременно. Этого может быть достаточно для очень малых предприятий и фрилансеров, но малым и средним предприятиям требуется больше виртуального пространства.

Учетная запись Skype для бизнеса позволяет пользователям встречаться одновременно с 250 людьми или передавать одностороннюю трансляцию аудитории до 10 000 зрителей.

2. Используйте доску

Белая доска - отличительная особенность Skype для бизнеса, еще не доступная в Microsoft Teams. Хотя мы коллективно ожидаем, что доска будет перенесена в Teams до того, как Microsoft прекратит поддержку Skype для бизнеса, на данный момент вы можете использовать ее только в Skype.

Вы используете доску именно так, как и предполагали: вместо физической доски для сухого стирания в конференц-зале. Вы можете неловко направить камеру на доску, чтобы показать своей команде, что вы рисуете, или вы можете просто использовать эту функцию и дать им четкое изображение в формате HD прямо в приложении.

3. Поделитесь экраном и презентацией.

Вы проводите совместную встречу, а не прослушиваетесь на «Американский идол». Прекратите возиться со сценой, позвольте своим коллегам принять участие в действии!

Мой контакт в Microsoft сказал мне, что полный доступ к экрану должен быть доступен в Teams к концу первого квартала. Но! Вы можете использовать его в Skype для бизнеса прямо сейчас.

Во время презентации в Skype для бизнеса легко передать управление другому пользователю на собрании, который затем сможет продвигать презентацию, вносить изменения в слайд или рисовать на доске. Когда они будут готовы, они могут либо вернуть управление, либо - как докладчик - вы можете вручную вернуть его, чтобы избежать бунта презентации.

4. Проведите опрос.

Еще одна интересная функция Skype для бизнеса - это опрос.

Допустим, ваша встреча подходит к концу, и вы и ваши коллеги решаете, где пообедать во время выездной встречи в следующем месяце. Вы можете провести опрос в приложении Skype для бизнеса, попросив всех участников проголосовать в одном из трех ресторанов.

В качестве альтернативы, возможно, вы пытаетесь решить, в каком офисе будет проходить предстоящее стартовое совещание по проекту . Во время разговора по Skype запустите опрос, чтобы определить, какое место будет наиболее удобным для ваших товарищей по команде.

В обоих сценариях до закрытия собрания у вас есть результаты и план.

5. Поделитесь презентацией PowerPoint.

Тот факт, что вы проводите презентацию в Интернете, не означает, что ваши коллеги не смогут насладиться полной презентацией с веселыми стоковыми фотографиями и анимированными GIF-файлами.

Это так же просто, как перетащить файл презентации в Skype для бизнеса, и готово: вы представляете свои слайды всем участникам с помощью магии Интернета. Вы также можете загрузить презентацию до начала встречи, чтобы избавить себя от стресса. Когда собрание закончено, вы можете поделиться своими слайдами со всеми участниками, чтобы избавить их от яростных заметок.

Удачного скайпинга!

Теперь, когда вы знаете, как улучшить свои навыки работы в Skype для бизнеса, попробуйте применить свои ноу-хау! Позвоните коллеге на другом конце страны, чтобы узнать несколько номеров. Позвоните своим коллегам по офису на звонок сотруднику, который работает за границей. Используйте доску для оперативного выполнения группового упражнения по SWOT-анализу .

Если вы подобрали несколько собственных крутых трюков, которых здесь нет, поделитесь ими в комментариях!

Чтобы узнать больше о веб-конференциях, ознакомьтесь с этими статьями:

Ищете программное обеспечение для управления проектами? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для управления проектами Platforms .