Влияние технологий на успех управления проектами: инвестирование в технологии PM для развития вашего малого бизнеса

Все слышали старую бизнес-аксиому: «Чтобы зарабатывать деньги, нужно тратить деньги».

Но слышали ли вы поговорку: «Чтобы развивать свой бизнес, нужно инвестировать в технологии управления проектами?»

Хорошо, я только что придумал это второе высказывание, но это не делает его менее правдивым. Хотя каждый руководитель малого бизнеса должен помнить о своем бюджете, долгосрочная экономия на технологиях и обучении может привести к краху вашего бизнеса.

Имея это в виду, сколько вам следует потратить и какие преимущества вы получите от затрат на технологии управления проектами ?

Увеличение расходов на технологии управления проектами может ускорить рост вашей организации, чтобы вы могли идти в ногу с конкурентами. В этой статье мы рассмотрим, сколько малых и средних предприятий (SMB) инвестируют в технологию PM и сколько они тратят, а также влияние инвестиций в технологии на успех управления проектами.

Перейти к:

• 
  Сколько я должен потратить на технологию PM?
• 
  3 способа, которыми PM-технология может помочь вашему бизнесу расти
1. Рост за счет лучшего сотрудничества и общения
   
2. Рост за счет лучшего планирования
3. Рост за счет лучшего бюджетирования

Сколько я должен потратить на технологию PM?

В прошлом месяце мы затронули часть уравнения расходов, когда писали о том, как определить годовой бюджет на технологии управления проектами .

Несколько ключевых выводов из этой статьи (на основе исследования Platforms 's 2018 Top Technology Trends ):

• Финансирование - одна из трех основных проблем, с которыми сталкиваются малые и средние предприятия при планировании инвестиций в новые технологии.
• Большинство малых и средних предприятий считают технологию PM важной стратегической инвестицией, и около 40% уже запланировали бюджет программного обеспечения PM на следующие один-два года.
• Треть малых и средних предприятий с утвержденным бюджетом планируют тратить от 1000 до 10 000 долларов в год.

Общее практическое правило: чем больше ваш доход, тем больше вы должны инвестировать в технологии управления проектами.

Например, если ваша организация зарабатывает 80 миллионов долларов в год, но вы тратите только 5000 долларов в год на технологии управления проектами, вы находитесь в меньшинстве и потенциально ставите себя в невыгодное положение.

Размер вашей организации также является важным фактором, поскольку большая часть программного обеспечения для управления проектами продается по лицензии на каждого пользователя. Большая часть программного обеспечения для управления проектами стоит примерно 50 долларов на пользователя в месяц, хотя есть, безусловно, менее дорогие и даже бесплатные варианты .

В приведенной ниже таблице показано, сколько вы можете ожидать платить за программное обеспечение для управления проектами для вашей организации.

Теперь, когда вы знаете, как вы конкурируете со своими коллегами, когда речь идет о расходах на технологии управления проектами, давайте посмотрим, почему вы должны тратить так много на технологии PM и как они могут помочь вашему бизнесу расти.

3 способа, которыми PM-технология может помочь вашему бизнесу расти

Здесь мы должны воспользоваться моментом, чтобы признать, что, хотя рост является стоящей целью для большинства малых предприятий, он не должен происходить за счет хорошей этики, качества жизни для вас и вашей команды или разумной деловой практики. Чтобы понять, что может произойти, когда наступит быстрый рост бизнеса, не нужно искать дальше, чем британская финтех-компания Revolut, прежде чем действовать правильно.

Оказывается, когда вы « двигаетесь быстро и ломаете вещи », иногда бывает трудно собрать их снова. Разве не имеет смысла двигаться осознанно и строить вещи?

Но не бойтесь. В этой статье будет показано только, как можно использовать технологию управления проектами для здорового развития своей компании за счет улучшения совместной работы, лучшего планирования и лучшего бюджетирования.

1. Рост за счет лучшего сотрудничества и общения

По мере роста вашей команды вы, несомненно, обнаружите, что держать всех нужных людей в курсе ваших проектов становится все труднее.

Плохое общение считается основной причиной неудач почти для одной трети обреченных проектов (29%). ( Источник )

Даже когда ваши проекты стабильны, хорошее сотрудничество по-прежнему является ключевым фактором роста.

Согласно вебинару Gartner ( доступному для клиентов Gartner ), предприятия, которые эффективно общаются:

• Получите на 19% больше рыночной премии
• Получите на 57% более высокую доходность для акционеров
• В 4,5 раза чаще сообщают о высоком уровне вовлеченности сотрудников
• На 20% чаще сообщают о более низкой текучести кадров

Обратной стороной всех этих цифр является то, что команды, которые не сотрудничают эффективно, будут иметь меньшую долю рынка, меньшую доходность акционеров, меньшую вовлеченность сотрудников и более высокую текучесть кадров. Другими словами, им будет сложно вырасти или даже выжить.

Как могут помочь инвестиции в технологии управления проектами

Технология управления проектами улучшает общение и сотрудничество, разрушая стены между отдельными людьми и командами.

Хорошее программное обеспечение для управления проектами позволяет группам централизовать документы, вместе работать над графиками и бюджетами и помечать друг друга в обновлениях и запросах. Другими словами, программное обеспечение для управления проектами позволяет всем оставаться на связи и согласовываться.

Это помогает вашему бизнесу расти: вы сможете отслеживать, над чем работают пять разных людей, используя электронную почту и электронную таблицу, но ваше время лучше потратить на поиск возможностей для роста. И когда вы обнаружите эти возможности, ведущие к большему количеству проектов и большему количеству сотрудников, работающих над этими проектами, вы быстро достигнете точки, когда электронная почта и электронные таблицы больше не смогут справиться с нагрузкой.

Так почему бы не укрепить свою инфраструктуру сейчас, пока вы не перегружены?

Чтобы увидеть, как работает программное обеспечение для управления проектами, посмотрите это видео от Wrike , второго по популярности инструмента управления проектами в нашем списке 20 самых популярных после Microsoft Project :

2. Рост за счет лучшего планирования

По мере вашего роста неправильно управляемый календарь - это верный путь к катастрофе. Это приводит к нереалистичным или пропущенным срокам, схваткам в последнюю минуту и ​​узким местам.

Согласно опросу PMI Pulse of the Profession, проведенному среди почти 4500 практикующих специалистов по управлению проектами со всего мира, только около половины (52%) проектов завершаются в первоначально запланированные сроки. ( Источник )

И это число даже не включает количество проектов, которые были полностью закрыты или перезапущены из-за того, что они так сильно отстали от графика.

Хотя случайные задержки неизбежны, если ваши проекты постоянно выполняются с большим опозданием, ваш рост будет задерживаться, потому что вы не будете выполнять поставку вовремя.

Как могут помочь инвестиции в технологии управления проектами

Хорошее планирование начинается с хорошего планирования, а технология управления проектами играет важную роль в правильном планировании и составлении расписания. Давайте посмотрим, как это сделать.

Большинство программ для управления проектами построено на основе диаграммы Ганта .

В самом простом виде диаграмма Ганта представляет собой сетку из блоков, которая отображает список задач в зависимости от времени. Диаграммы Ганта - незаменимый инструмент управления проектами, потому что они элегантно показывают важные даты (включая даты начала и окончания проекта и ключевые вехи), созависимые задачи и то, как важные задачи связаны друг с другом.

Возможно, это немного скрывается под капотом, но важно знать, что ваше программное обеспечение для управления проектами обрабатывает все мелочи за вас. После того, как вы введете крайние сроки и взаимозависимости, программное обеспечение для управления проектами позволит вам перетаскивать сроки и задачи и соответствующим образом корректировать расписание.

Например, предположим, что задача № 2 проекта занимает на два дня больше, чем ожидалось. Ваше программное обеспечение для управления проектами отразит это перерасход в вашем общем графике, чтобы вы знали, как приспособиться, чтобы завершить работу вовремя.

Программное обеспечение для управления проектами также помогает с планированием, отправляя автоматические уведомления о приближении крайних сроков и определяя критический путь для прогнозирования реальной продолжительности ваших проектов.

Все это имеет решающее значение для устойчивого роста вашего бизнеса, потому что задержки и несоблюдение сроков будут только снежным комом по мере роста вашего бизнеса. Благодаря совместным календарям, прогнозированию расписания и уведомлениям о крайних сроках программное обеспечение для управления проектами поможет вам выполнить работу вовремя, независимо от того, есть ли у вас команда из 5 или 55 человек.

3. Рост за счет улучшения бюджета.

Это может быть правдой, что только 57% руководителей проектов сообщают о завершении своих проектов в рамках своего первоначального бюджета , но это не одна из тех ситуаций, когда вы можете просто сказать: «Все остальные делают это, так что ничего страшного, если я раздуваю свой бюджет. , слишком."

Перерасход не только плохо сказывается на росте вашей компании, но и может даже привести к банкротству вашего бизнеса: нехватка доходов / денежных потоков была основной причиной закрытия малых предприятий в 2015 году ( источник ).

Подобно тому, как программное обеспечение для управления проектами работает за кулисами, помогая вам придерживаться графика, оно также помогает вам не выходить за рамки бюджета, чтобы у вас было больше средств для реинвестирования в свой бизнес и стимулирования роста.

Как могут помочь инвестиции в технологии управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами позволяет руководителям проектов с самого начала вводить все расходы по проекту, а затем отслеживать их в течение жизненного цикла проекта.

Скажем, например, вы ремонтируете автомобиль. В начале проекта вы предполагаете, что вам понадобятся:

• 350 $ на запчасти
• 195 $ на аренду оборудования
• 45 долларов в час за работу с ориентировочным сроком 10 часов работы на ремонт

Итак, ваш бюджет составляет 995 долларов.

Ваше программное обеспечение для управления проектами будет отслеживать ваш бюджет на протяжении всего проекта. Если ваш труд завершится раньше, скажем, через восемь часов вместо десяти, вы быстро увидите, что ваш проект на 90 долларов меньше бюджета. С другой стороны, если к моменту заказа ваша деталь стоимостью 350 долларов будет оценена до 375 долларов, ваше программное обеспечение сообщит вам, что вы на 25 долларов превышаете бюджет.

Это может показаться упрощенным примером, потому что это так, но вы можете себе представить, насколько полезным может быть такой инструмент при работе с проектом, включающим сотни или тысячи различных расходов.

Правильное составление бюджета с помощью программного обеспечения для управления проектами не только помогает вашему бизнесу выжить в успешные времена, но и помогает ему пережить неурожайные месяцы, давая вам знать, когда нужно сократить ненужные расходы.

При подключении вашего программного обеспечения учета данных на модуль управления программным обеспечением бюджета проекта, вы будете иметь полное представление о финансовом здоровье вашей компании, что позволяет наметить курс для роста в течение следующих пяти лет и за ее пределами.

Дальнейшее чтение

Помимо влияния технологии управления проектами на рост в сферах сотрудничества, планирования и бюджетирования, старший аналитик по управлению проектами Platforms Эйлин О'Лафлин определила еще три причины, которые делают программное обеспечение PM стратегическим вложением средств для малого и среднего бизнеса:

• Эффективность сотрудников
• Преодоление разрыва между стратегией и ее реализацией
• Немедленный возврат инвестиций для малого и среднего бизнеса.

Прочтите ее статью « Что нужно знать руководителям малого бизнеса, чтобы делать стратегические инвестиции в 2019 году» , чтобы узнать больше об этих стратегиях.

Каковы ваши проблемы с ростом управления проектами?

С какими проблемами управления проектами борется ваша организация? Связь, сроки, исполнение? Дайте мне знать в комментариях, чтобы мы вместе работали над поиском решений.

Технологии могут помочь с множеством проблем, но только если вы знаете, как их правильно применять.

В нашем блоге по управлению проектами вы найдете множество полезных советов не только о том, как использовать технологии для здорового роста вашей организации, но и о мягких навыках, которые необходимы вам как менеджеру проекта и руководителю малого бизнеса, чтобы не сбиться с пути.

Вот несколько недавних статей, которые помогут вам начать:

• 5 важнейших тенденций управления проектами для малого бизнеса в 2019 году
• Подход к эффективному общению "а ля карт": какие инструменты лучше всего работают вместе?
• Как превратить свой персонал в проектных ниндзя, улучшив навыки управления проектами

Информация об исследовании Platforms 's Top Technology Trends for SMBs

Platforms провела это исследование в июне и июле 2018 года среди 715 малых и средних предприятий США с более чем одним сотрудником и годовым доходом менее 100 миллионов долларов. В опрос не были включены некоммерческие организации. Квалифицированные респонденты принимают решения или оказывают значительное влияние на решения, связанные с приобретением технологий для своей организации.