5 октября в 11:47

Быть в курсе текущих тенденций в управлении проектами - и пытаться быть в курсе того, что происходит в будущем - критически важно для проектных групп, поскольку они стремятся к постоянному совершенствованию и предоставлению ценности.

Но заручиться поддержкой руководства для инвестирования в технологические тенденции управления проектами (PM) не всегда легко.

Изображение героя книги «5 крупнейших тенденций в области управления проектами для малого бизнеса в 2019 году»

Согласно опросу Platforms Top Tech Trends 2018 года , 4% руководителей малого и среднего бизнеса (SMB) не учитывают технологические тенденции и достижения при стратегическом планировании, а 17% учитывают их, но говорят, что они не являются важным фактором.

Даже если руководители вашего малого и среднего бизнеса относятся к числу тех, кто действительно считает технологические тенденции важным фактором стратегического планирования, как узнать, какие тенденции PM в постоянно развивающейся отрасли стоит их рассказать?

Не волнуйтесь, мы сделали эту работу за вас. Давайте рассмотрим пять тенденций PM, которые наиболее актуальны для малого и среднего бизнеса в 2019 году, а также несколько советов о том, как ваш SMB может начать использовать эти тенденции уже сегодня.

№1: опыт важнее сертификации; случайные руководители проектов попадают в центр внимания

 ЧТО ТАКОЕ СЛУЧАЙНЫЕ МЕНЕДЖЕРЫ ПРОЕКТА? 

«Случайные менеджеры проектов» - это люди, которые руководят проектами и сотрудничают в них, но не имеют формального обучения, сертификации или официального звания «менеджер проекта». Особенно в малых предприятиях, где аккредитованных специалистов по проектам мало, случайные руководители проектов являются нормой.

 ПОЧЕМУ ЭТО ТЕНДЕНЦИЯ НА 2019 ГОД 

2018 исследование о сотрудничестве по PlanView обнаружили , что два из трех участников управления проектами в рамках своей роли , но не управление проектами сертифицирована. Более одной трети этих респондентов также не имеют официального титула или должности «управление проектами».

Случайные менеджеры проектов не совсем растут, они скорее попадают в центр внимания и получают признание за ту роль, которую они всегда играли в организациях.

Одновременно с этим сертификаты PM становятся неактуальными, поскольку все больше и больше организаций осознают, что опыт управления и контроля изменений важнее, чем наличие у кого-либо сертификата.

«Перед лицом трансформационных усилий способность контролировать и управлять внедрением и воздействием изменений будет критически важным для бизнеса набором навыков - гораздо большим, чем получение сертификатов PMP или PRINCE2 в совокупности практик, которые быстро теряют актуальность. ”

- Вице-президент Gartner Research Майкл Хэнфорд в статье « Где не будет вашей карьеры в PPM в 2020 году: менеджеры проектов должны заново изобретать себя для цифрового будущего » (полный отчет доступен клиентам Gartner)

 КАК УПРАВЛЯТЬ ЭТОЙ ТЕНДЕНЦИЕЙ НА ВАШЕМ СМБ 

Содействовать культуре лидерства, которая поддерживает и развивает случайных менеджеров проектов, способных управлять операционными изменениями, посредством:

Согласно отчету PMI « Пульс профессии» за 2018 год , организации, которые предпринимают шаги для развития своих проектных талантов, возможностей управления персоналом и проектной культуры, достигают значительно более высоких показателей успешности проектов (92% против 32% для отстающих).

# 2: Управление проектами переходит из ИТ в «везде»

 ЧТО ТАКОЕ «УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ ВЕЗДЕ»? 

Управление проектами во всем мире - это то, что многие эксперты (включая Gartner) рассматривают как следующий шаг в естественном развитии отрасли. Это состояние, когда PM становится обобщенным набором навыков, который необходим всем функциям и отделам, а не специализированной ИТ-роли.

 ПОЧЕМУ ЭТО ТЕНДЕНЦИЯ НА 2019 ГОД 

Согласно отчету Gartner PPM Hype Cycle за 2018 год , расходы бизнес-подразделений на технологии и услуги за пределами ИТ ежегодно растут, отчасти из-за того, что традиционные ИТ-проекты считаются слишком медленными (полное исследование доступно клиентам Gartner).

В ответ на это, а также из-за скорости, с которой предприятиям необходимо реагировать на изменения, вызванные цифровизацией, организации все чаще стремятся развить свои возможности управления проектами за пределами ИТ.

Кто является целевой аудиторией этого движения? По словам аналитика Мбулы Шоена, автора отчета Gartner «Цикл хайпа PPM за 2018 год», «Организации, в которых лидеры часто оказываются в роли исполнительного спонсора проекта».

Другими словами: малый бизнес.

 КАК УПРАВЛЯТЬ ЭТОЙ ТЕНДЕНЦИЕЙ НА ВАШЕМ СМБ 

По словам аналитика Мбулы Шоена, этот подход требует «значительной приверженности руководства» - не только для расширения и переноса опыта управления проектами изнутри ИТ, но и для признания того факта, что люди в рамках всего бизнеса могут и должны узнать, что необходимо для поддержки или ведения проект.

Нам нравится называть этот процесс «превращением сотрудников в проектных ниндзя». Вы можете разрабатывать проектные ниндзя в своем малом и среднем бизнесе, следуя концепции Gartner 7S , которую мы недавно применили для малого бизнеса здесь .

Эта структура состоит из семи поведенческих элементов, предназначенных для помощи организациям в создании целостной структуры управления проектами, развитии своих проектных талантов и совершенствовании своих способностей к управлению проектами:

Следуйте концепции Gartner 7S, чтобы развивать талантливые проекты и совершенствовать свои навыки управления проектами.

Структура Gartner 7S для развития навыков межличностного общения для руководства проектными группами ( Источник ; полный отчет доступен клиентам Gartner)


# 3: Инструменты для совместной работы становятся программным обеспечением для бизнеса

 ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ СОТРУДНИЧЕСТВА? 

Инструменты совместной работы соединяют пользователей и позволяют им общаться (обычно через чат и / или видеоконференции) и обмениваться файлами в режиме реального времени. Они особенно полезны для организаций, у которых есть сотрудники, работающие в разных местах и ​​часовых поясах.

Компании могут приобрести автономные инструменты для совместной работы, такие как Slack или Flock , или приобрести более крупное решение для управления проектами со встроенными функциями совместной работы.

 ПОЧЕМУ ЭТО ТЕНДЕНЦИЯ НА 2019 ГОД 

Являясь ведущим онлайн-ресурсом для покупателей программного обеспечения для бизнеса, мы помогли тысячам малых и средних предприятий найти подходящие инструменты PM для своих бизнес-нужд. Анализируя эти взаимодействия с потенциальными покупателями программного обеспечения для PM , мы увидели, что запросы на инструменты для совместной работы увеличились более чем вдвое за последние пять лет, с 22% в 2014 году до 61% в 2018 году.

Это делает совместную работу третьей наиболее востребованной возможностью для проектных групп после планирования / отслеживания проектов (90%) и управления задачами (71%) - и мы ожидаем, что это число увеличится в 2019 году.

Возможности управления проектами, наиболее востребованные малым и средним бизнесом в 2018 г.

Источник: Управление технологиями и проектами: чему малый бизнес может научиться на инвестициях своих коллег

 КАК УПРАВЛЯТЬ ЭТОЙ ТЕНДЕНЦИЕЙ НА ВАШЕМ СМБ 

Инструменты для совместной работы могут иметь огромное влияние на вашу команду - как положительное, так и отрицательное.

Исследование McKinsey показало, что более 60% времени сотрудника тратится на задачи, не связанные с ролями, такие как ответы на электронную почту и поиск / сбор информации. Использование правильных инструментов в этих областях может привести к увеличению производительности на 20–25%.

Однако использование неправильных инструментов (или слишком большого количества инструментов, или инструментов, которые частично совпадают по функциям) может иметь противоположный эффект. Исследование сотрудничества Planview за 2018 год показало, что неэффективные методы совместной работы - например, полагаться на электронную почту или не централизовать информацию о проекте - могут привести к потере времени, равному девяти рабочим неделям в год.

Для эффективного сотрудничества проектным группам необходимо создать - и соблюдать - план коммуникации и иерархию инструментов, определяющую, какой инструмент они должны использовать для какого типа коммуникации.

Рассмотрите возможность использования чата для всего, что не является срочным или неформальным, используйте электронную почту для более официальных запросов и ведите все разговоры, связанные с проектом, в вашем общем инструменте PM.

Затем примите соответствующие меры для обеспечения соблюдения этих правил. Если кто-то болтает с вами о проекте, попросите его повторно отправить эту информацию команде по электронной почте или опубликуйте ее в вашем общем инструменте PM.

# 4: возможность работать удаленно больше не привилегия, а норма

 КАКОВЫ ГИБКИЕ РАБОЧИЕ МЕРОПРИЯТИЯ? 

Гибкий график работы (FWA) - это вид льгот, при котором сотрудникам предоставляется возможность работать не в часы, чем при традиционном графике «с 9 утра до 5 вечера», или работать не в офисе, а в другом месте.

 ПОЧЕМУ ЭТО ТЕНДЕНЦИЯ НА 2019 ГОД 

Согласно отчету Общества по управлению человеческими ресурсами (SHRM) за 2018 год , работодатели все чаще предлагают FWA в качестве конкурентного преимущества для удержания нынешнего персонала и привлечения новых талантов.

Если вы посмотрите конкретно на удаленную работу, то количество предприятий, предлагающих сотрудникам возможность работать удаленно: полный, неполный рабочий день или на разовой основе, значительно увеличилось за последние пять лет - с 59% в 2014 году до 70% в 2018.

Итог: если вы не предлагаете FWA или если ваш вариант гибкой работы не так привлекателен, как у ваших конкурентов, сотрудники не останутся без дела :

  • Исследование Gallup показало, что 51% сотрудников ушли бы на работу, которая предлагала им гибкий график работы, а 37% ушли бы на работу, которая предлагала бы возможность работать удаленно, по крайней мере, неполный рабочий день.

 КАК УПРАВЛЯТЬ ЭТОЙ ТЕНДЕНЦИЕЙ НА ВАШЕМ СМБ 

Вопрос уже не в том, следует ли вам предлагать FWA, например, удаленную работу ( вы должны ), а в том, какие шаги вы должны предпринять, чтобы обеспечить успешную настройку удаленных сотрудников.

Это означает установление правильных ожиданий, предоставление правильных инструментов и предоставление им рекомендаций относительно вашей желаемой частоты общения и того, какой инструмент они должны использовать для какого общения.

Вот пример конкретного руководства. При проведении групповых встреч попросите всех сотрудников, как находящихся в одном месте, так и удаленных, подключиться к видеозвонку. Это гарантирует, что все воспринимают встречу одинаково; удаленные и совместные сотрудники могут в равной степени участвовать в обсуждении, слышать и реагировать на вербальные сигналы, а также видеть невербальные сигналы и отвечать на них, не ставя удаленных сотрудников в невыгодное положение.

Снимок экрана с возможностью видеоконференцсвязи в Skype

Видеоконференцсвязь с использованием Skype ( Источник )

Кроме того, ищите менеджеров проектов с опытом руководства удаленными командами или распределенными сотрудниками. Расстояние во времени и месте значительно усложняет проекты, и вы окажете медвежью услугу как менеджерам, так и работникам, если предположите, что методы, инструменты и мягкие навыки, необходимые для управления совместно расположенными сотрудниками, такие же, как и для удаленного управления. рабочие.

Хотите узнать больше о лучших практиках для руководства удаленными командами?

кликните сюда

Прежде чем мы продолжим, одно последнее замечание : более широкое использование инструментов для совместной работы отражает рост числа работодателей, предлагающих варианты удаленной работы. Эта технология позволяет удаленным и находящимся в одном месте сотрудникам оставаться на связи и сотрудничать в режиме реального времени в разных местах и ​​часовых поясах. Если вы собираетесь предлагать FWA, вам нужно инвестировать в программное обеспечение для совместной работы .

# 5: Миллениалы хотят использовать чат-ботов

 ЧТО ТАКОЕ ЧАТБОТЫ? 

Чат-боты, также известные как «диалоговый пользовательский интерфейс», подпадают под действие ИИ. Эти боты представляют собой компьютерную программу, которая использует обработку естественного языка для сопоставления произнесенного или написанного слова с намерением.

Боты PM предоставляют новый способ интеграции инструментов PM с другими областями приложений, такими как сотрудничество. Они слушают и «просыпаются», когда видят определенные вещи, а затем рекомендуют конкретные действия, которые следует предпринять пользователям.

 ПОЧЕМУ ЭТО ТЕНДЕНЦИЯ НА 2019 ГОД 

Миллениалы - самое многочисленное поколение рабочей силы США , и исследования показывают, что именно это поколение хочет использовать чат-ботов (65% миллениалов по сравнению с 55% всех американцев).

Тем не менее, исследование Platforms 's Top Tech Trends 2018 показало, что только 44% малых и средних предприятий США в настоящее время используют или планируют инвестировать в чат-ботов к 2020 году. Это показывает значительный разрыв между потребностями технических работников и инвестиционными планами ИТ-компаний.

Инвестиционные планы малого и среднего бизнеса в чат-ботов на 2018-2020 гг.

Это проблема. Согласно отчету Gallup о состоянии рабочих мест в США за 2017 год , самым большим показателем стресса или удовлетворенности работой является наличие у сотрудников инструментов, необходимых для качественного выполнения своей работы.

Правильные инструменты упрощают задачи, связанные с ролями, и сокращают время, необходимое для задач, не связанных с ролями (таких как внутреннее общение / совместная работа, ответ на электронную почту и отслеживание информации).

И особенно для миллениалов чат-боты - правильный инструмент.

По словам Ван Бейкера , вице-президента Gartner по исследованиям, «чат-боты экономят время и с ними легко взаимодействовать, поскольку они используют обработку естественного языка, снижают количество ошибок, связанных с людьми, и улучшают взаимодействие с клиентами».

Бейкер приводит следующий пример, чтобы продемонстрировать время и усилия, которые можно сэкономить, используя бот PM для отслеживания информации:

От 6 действий до 1 запроса: как чат-бот может сэкономить ваше время и усилия

Джон пытается получить доступ к файлам, которые хранятся в Box Sync, инструменте повышения производительности, который позволяет пользователям отображать данные, хранящиеся в Box, на свой рабочий стол. Для этого Джон следует шестиэтапному процессу. Однако, используя чат-бота, он делает только один устный запрос (при условии, что чат-бот поддерживает его язык).

Графика, показывающая, как чат-бот может сэкономить время и силы пользователей.

Источник: « Чат-боты понравятся современным работникам », статья Smarter with Gartner.

 КАК УПРАВЛЯТЬ ЭТОЙ ТЕНДЕНЦИЕЙ НА ВАШЕМ СМБ 

Вероятно, что многие лидеры малого и среднего бизнеса все еще считают «диалоговые пользовательские интерфейсы», также известные как чат-боты, технологией будущего, хотя на самом деле эти инструменты уже доступны во многих решениях PM.

Slack - хороший пример. Его Slackbot может решать основные вопросы, выступая в качестве интерфейса чата для учебника. Пользователи также могут общаться в чате Slackbot, чтобы устанавливать напоминания и настраивать его на автоматические ответы. Таким образом, в сценарии управления проектом вы можете указать ему, чтобы он отвечал временем вашей еженедельной встречи в любое время, когда кто-то задает этот вопрос в канале.

По словам Притама Таманга, аналитика по управлению проектами из Software Advice, это три наиболее распространенных варианта использования чат-ботов малым бизнесом:

Оцените свои собственные потребности, и, если чат-боты могут помочь вашим командам сэкономить время и усилия, считайте эту технологию «обязательной» (а не «полезной») и соответственно оценивайте инструменты .

Какие еще тенденции в управлении проектами повлияют на малый и средний бизнес в 2019 году?

Перечисленные выше тенденции PM, скорее всего, повлияют на малый бизнес в этом году, но ни в коем случае не единственные тенденции, формирующие отрасль.

Другие заметные изменения включают:

  • Рост гиг-экономики: 68% организаций сообщают об использовании внешних или контрактных менеджеров проектов. (Источник: PMI )
  • Согласно прогнозам, Agile превзойдет Waterfall в качестве основного метода реализации: «К 2023 году гибкое управление программами и продуктами заменит управление проектами в качестве доминирующего подхода к эффективным изменениям на предприятии и достижению результатов». (Источник: Gartner ; полный отчет доступен клиентам Gartner)
  • Малые и средние предприятия все чаще применяют технологию PM: 84% малых и средних предприятий в настоящее время используют, планируют использовать к 2020 году или оценивают программное обеспечение PM. (Источник: Platforms )

Как вы думаете, какие основные тенденции в управлении проектами будут в 2019 году? Дай мне знать в комментариях!

Примечание: информация, содержащаяся в этой статье, была получена из источников, которые считаются надежными. Выбранные приложения являются примерами, показывающими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендаций.

Информация об исследовании Platforms 's Top Technology Trends for SMBs

Platforms провела это исследование в июне и июле 2018 года среди 715 малых и средних предприятий США с более чем одним сотрудником и годовым доходом менее 100 миллионов долларов. В опрос не были включены некоммерческие организации. Квалифицированные респонденты принимают решения или оказывают значительное влияние на решения, связанные с приобретением технологий для своей организации.

Ищете программное обеспечение для управления проектами? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для управления проектами Platforms .