8 советов по повышению производительности ИТ для занятых технических специалистов Профессионалы

В мире высоких технологий инновации - это практически требование работы. Если у вас нет нескольких сторонних проектов , легко почувствовать, что вы делаете недостаточно, даже если вы работаете сверхурочно.

Но как справиться с постоянно растущей рабочей нагрузкой, не перегружая себя количеством дел, которые вам нужно сделать?

Чтобы помочь вам, я поговорил с горсткой энтузиастов технического сообщества о том, как они остаются на вершине своей работы. Ниже приведены восемь советов по повышению продуктивности ИТ от профессионалов в этой области.

1. Точно знайте, что вам следует делать и когда

Почти каждый из наших экспертов сказал, что первый шаг к повышению производительности - это записывать свои задачи. Таким образом, все будет выложено перед вами. И как только вы выполнили задачу, вы можете сразу перейти к следующей.

Выкладывание вещей из головы на бумагу (или в вашу любимую систему управления задачами ) оставляет вам больше места в мозгу для действительно важных вещей. Вместо того, чтобы пытаться вспомнить, каков будет ваш следующий шаг в разработке вашего последнего приложения, например, вы можете записать этот шаг и подумать обо всех способах, которыми вы собираетесь сделать свое приложение потрясающим.

Что говорят эксперты

Лукас Ламбертини, генеральный директор и основатель StarOfService , который помогает вам находить профессионалов для внештатных проектов в вашем регионе, советует: «Не пытайтесь запоминать каждую мелочь или встречу. Освободите свой мозг от напоминаний, идей, задач и встреч, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно ».

Инструменты Lambertini для документирования этих деталей - Evernote и Google Calendar.

Но не всегда достаточно записывать все, особенно когда вы работаете с несколькими проектами одновременно. Вам нужно знать, что является самым важным, а что может подождать позже.

Вы можете делать это каждый день, как и Джин Кабальеро, соучредитель GreenPal , приложения «Uber для ухода за газонами»:

«Когда я вхожу в офис, я составляю рукописный список из пяти самых важных дел, которые мне нужно сделать сегодня. Написание этих заданий от руки позволяет мне их стереть и дает мне чувство выполненного долга, когда они были выполнены ».

Или вы можете использовать общий подход, начиная со всех ваших проектов в целом и разбивая их на более мелкие и мелкие части. Терри Ким, основатель и генеральный директор NexGenT , которая проводит обучение, чтобы восполнить пробелы в навыках в ИТ-индустрии, предлагает совет по этому методу приоритезации: «Я использую доску Trello, чтобы обозначить свои приоритеты на высоком уровне, чтобы понять, что мне нужно. квартальные цели есть. Я в основном планирую свой год; [Я] разбиваю его на кварталы, а затем на месяцы ».

 БЫСТРЫЙ ВЫВОД:  Начиная с большого и заканчивая маленьким, вы сможете работать в обратном направлении от конечного продукта, который вы планируете, к первым шагам, которые необходимо предпринять, чтобы приступить к достижению ваших конечных целей.

Какой бы метод вы ни выбрали, начните с того, что выбросите все из головы, чтобы сосредоточиться на выполнении хорошей работы.

2. Не переоценивайте свои способности.

Когда вы думаете о том, чего хотите достичь за определенный день, месяц или год, важно контролировать свои ожидания.

Если вы установите для себя слишком высокую планку, вы легко разочаруетесь, если не достигнете поставленных целей.

Что говорят эксперты

Чтобы избежать отрицательной обратной связи, которая неизбежно возникает из-за такого самоуничижения, следуйте методу, используемому генеральным директором и владельцем поставщика ИТ-услуг, Triton Technologies , Trave Harmon's для планирования своих технических специалистов:

«Мы всегда переоцениваем время, необходимое для выполнения задачи. История и опыт показали нам, что обычно, если что-то занимает час, мы выделяем на это полтора или два полных часа ».

Хотя Хармон использует этот метод, чтобы убедиться, что у его команды достаточно времени на месте для правильного решения ИТ-проблем, вы можете применить тот же метод к своему расписанию.

Исторически сложилось так, что люди очень плохо оценивают, сколько времени им потребуется на то, чтобы что-то сделать. И хотя вы можете быть техническим специалистом, вы не свободны от этой ошибки планирования .

Если вы думаете, что на выполнение задачи у вас уйдет час, то вместо этого дайте себе час и двадцать минут. Таким образом, у вас будет встроенный буфер для прерываний, ошибок и всего остального, что может пойти не так.

Этот метод может фактически создать цикл положительной обратной связи, если вы бросите вызов шансам и сделаете все в своем списке дел раньше графика.

 БЫСТРЫЙ ВЫВОД:  когда вы оцениваете свои ежедневные дела, не позволяйте им становиться непосильными. Всегда выделяйте немного больше времени, чем вы думаете, чтобы закончить что-то.

3. Знайте "почему" то, что вы делаете.

У вас есть список ваших приоритетных дел. Вы выделили свободное время в своем расписании (с некоторой подкладкой), чтобы все успеть. Как только вы приступите к работе, вы будете выполнять все задачи, верно? Неправильно .

Возьмите это у опытного прокрастинатора: просто потому, что вы знаете, что вы должны что-то делать, не означает, что вы это сделаете.

Посмотрим правде в глаза, вы не с нетерпением ждете каждой задачи в своем списке. А если вы чего-то не ждете, вы избежите этого любой ценой. Фактически, отсутствие мотивации - одна из наиболее часто упоминаемых причин прокрастинации.

Что говорят эксперты

Александра Изенеггер, основатель и генеральный директор Linkilaw , рекомендует использовать позитивную визуализацию, чтобы пройти через грубые участки в вашем списке. Вместо того чтобы думать о том, что вы чувствуете сейчас - скучно, сонно, голодно - подумайте о том, что вы почувствуете, когда закончите то, над чем работаете: «Большие проекты могут быть пугающими. Поэтому, если вы представляете свой успех и завершаете задачу, у вас меньше шансов откладывать на потом », - говорит Изенеггер.

Терри Ким включает личные мотивы непосредственно в доску Trello, которую он использует для определения своих задач и целей. Когда он чувствует себя застрявшим или лишенным мотивации, он делает следующее:

«У меня есть столбец« Почему », который обозначает что-то вроде« Если ты достигнешь этой цели, ты можешь сделать Х », например, побаловать себя отпуском или поужинать с любимым человеком. Это может быть даже причина вроде «Я делаю это, потому что помогаю другим» или что-то в этом роде. «Почему» важно, потому что оно мотивирует вас и заставляет задуматься о чем-то, выходящем за рамки поставленной задачи ».

Этот метод «поиска« почему »» настолько эффективен для Кима, что он даже использует его дома, в автономном режиме, воссоздавая свои цели из Trello на пробковой доске, чтобы всегда отслеживать свои цели.

Отслеживание того, почему вы вообще что-то делаете, - отличный способ пройти через особенно сложную или неприятную фазу проекта.

Если вы обнаружите, что изо всех сил пытаетесь найти положительный момент в своей задаче или «почему», стоящий за вашими целями, Изенеггер рекомендует геймифицировать свой список дел: «Разделите свой проект на небольшие задачи и выполняйте их по одной. Каждое выполненное задание - это новый «уровень» в вашей игре ».

Существуют даже приложения, которые могут помочь вам в достижении ваших целей .

 БЫСТРЫЙ ВЫВОД:  какой бы метод мотивации ни работал у вас, постарайтесь найти убедительную причину или вознаграждение за выполнение того, что вы должны сделать, особенно когда это неприятно.

4. Выберите одну задачу и активно избежать отвлекающих

Теперь, когда вы в хорошем настроении, вам определенно хорошо идти, не так ли?

Опять не так!

Как могут сказать вам многие студенты колледжа - и многие настоящие взрослые - совет просто избегать откладывания на потом совершенно бесполезен .

Частично это связано с причиной, о которой мы говорили ранее: отсутствие мотивации. Но еще одна причина откладывания на потом, особенно в эпоху Интернета, заключается в том, что вы можете делать так много вещей вместо того, чтобы работать.

Есть так много интересных вещей, которые вы можете найти на своем телефоне! Так много забавных коллег, с которыми вы могли бы пообщаться! Вы могли бы выполнять так много других забавных заданий!

Первый шаг, который поможет вам избавиться от соблазна отвлекаться, - это сознательный выбор одной и только одной задачи для работы.

Что говорят эксперты

Как говорит Хармон своим командам, «если это не является абсолютной чрезвычайной ситуацией, связанной с отказом инфраструктуры, в первую очередь должен быть завершен проект, над которым вы работаете, или задача, над которой вы работаете».

Это нормально - говорить «нет» людям или проектам, которые выходят за рамки этой задачи или отнимают у вас слишком много времени. Фактически, вы можете сказать «нет» прерываниям со стороны ваших товарищей по команде и коллег, прежде чем они даже случатся, назначив время без отвлекающих факторов.

Ламбертини предлагает такой способ повышения производительности:

«Когда вы планируете свой день или месяц, выделяйте определенные часы для определенных задач в« режиме фокусировки ». Когда вы работаете над этими задачами, объясните всем концепцию, а затем просто отложите все остальное в сторону. Отключите все отвлекающие факторы и сосредоточьтесь на том, что вы делаете ».

Я сделаю еще один шаг вперед, чем Ламбертини: предложите всем в вашей команде заблокировать «режим фокусировки», желательно в одно и то же время. Когда все должны сосредоточиться, меньше людей будет отвлекать вас. И видеть, как все вокруг опускают голову и выполняют срочные дела, может быть мотивацией.

Чтобы по-настоящему сосредоточиться, вы должны определить свои отвлекающие факторы и удалить их.

В эпоху цифровых технологий лучше всего начать с выключения телефона, уведомлений по электронной почте и любого другого электронного устройства, которое может отвлечь вас от работы.

Чтобы помочь вам, Ламбертини рекомендует использовать такое приложение, как SelfControl, для блокировки доступа к веб-сайту на определенные периоды времени в течение дня.

Но отвлекающие факторы могут приходить откуда угодно, и все отвлекают по-разному. Не останавливайтесь только на технологиях. Определите, что вас больше всего отвлекает, и прямо противодействуйте им.

Для этого Изенеггер говорит, что всякий раз, когда вы чувствуете упадок в своей продуктивности, вам следует:

«Сделайте перерыв и запишите (в уме или на бумаге), что мешает вам закончить. Вы устали, скучаете, голодны, несчастны? Кто-то блокирует ваш прогресс? Как только вы поймете, в чем проблема, найдите время и соответствующие шаги, чтобы решить ее и вернуться к работе, как только будете готовы ».

Записывая свои отвлекающие факторы, когда они возникают, вы сможете понять, какие из них появляются чаще всего, а какие больше всего истощают вашу продуктивность.

Затем разработайте план по их преодолению, как описывает Кабальеро:

«У меня есть служба доставки еды в офис. Каждый понедельник они доставляют мне еду на неделю, чтобы я мог убедиться, что обед не отвлекает, и его никогда не пропускают из-за работы. Это помогает мне идти в ногу со временем, чтобы все успеть за день ».

Здесь важно отметить, что Кабальеро знал, что его отвлекают мысли об обеде. Но он не сделал нездоровый выбор, полностью отказавшись от обеда, чтобы не сбиться с пути. Он нашел решение, которое включало в себя обе его потребности: обед и работу.

Если обед ваше отвлечение, но вы не можете пойти хлебный маршрут службы как Кабальеро, попробуйте откладывая время , чтобы сделать ваши обеды в выходных дней до прихода на работу.

 БЫСТРЫЙ ВЫВОД:  Дело в том, что у каждого есть что-то, что сбивает их с пути. Возможно, вам нужно заблокировать Facebook. Может быть, у вас есть особо разговорчивый коллега. Или, может быть, вы слишком взволнованы всеми вариантами ресторанов в вашем офисе.

Независимо от того, что вас отвлекает, признайте это, а затем придумайте план по его преодолению.

5. Не забывайте делать перерывы в свой день.

Хотя многие из наших экспертов рекомендуют расслабиться и полностью сосредоточиться на определенное время, они также подчеркивают важность периодического отхода от рабочего стола и списка дел.

Что говорят эксперты

Чтобы дать себе немного разнообразия, но при этом оставаться продуктивным, вы можете менять проекты, над которыми вы работаете в течение дня. «Чтобы предотвратить выгорание наших технических специалистов, мы даем им столько времени, сколько им нужно для перерывов в большом проекте, и меняем их на недели и месяцы, чтобы дать им всесторонний опыт», - говорит Хармон.

Делать одно и то же в течение длительного периода времени на самом деле контрпродуктивно . Внесение в свой распорядок различных задач и проектов поможет вам выполнять работу лучше и осмысленнее.

Помимо разнообразия, остановитесь и сделайте перерыв в работе. Как отмечает Ламбертини:

«Нет смысла пытаться писать четыре часа без перерывов, думая, что вы много работаете и вкладываете время. Если ваш мозг не сфокусирован, и ваша концентрация внимания падает по пути. Ограничьте время работы над каждой задачей и делайте короткие перерывы. Это заставит вас сосредоточиться. Работа в течение длительного времени только снизит вашу продуктивность и часто приведет к откладыванию на потом ».

Чтобы запланировать перерывы в свой день, попробуйте что-то вроде техники Помидора (работайте по 25 минут за раз и делайте пятиминутные перерывы). Или следуйте случайному (но проверенному) правилу 52 и 17 .

Во время перерывов, чем бы вы ни занимались, не работайте . Ваши перерывы - это ваше время, и вы должны делать что-то, что делает вас счастливым или заряжает вас энергией.

Кабальеро, например, играет на фортепиано:

«Это помогает мне снова сосредоточиться и снова заставляет мои творческие соки течь. Научно доказано, что игра на любом инструменте задействует практически все области мозга одновременно, особенно зрительную, слуховую и моторную коры, поэтому она снова поддерживает мои умственные способности и помогает мне в течение дня. Это похоже на мысленную тренировку всего тела, которая позволяет мне переориентироваться на то, что мне нужно делать ».

У него есть клавиатура как в офисе, так и дома на тот случай, если он «задумается или ему просто нужно уйти».

 БЫСТРЫЙ ВЫВОД:  Работа и отсутствие развлечений делают всех несчастными. Побалуйте себя в течение всего рабочего дня, даже если это всего лишь 10-минутная прогулка по кварталу.

6. Превратите продуктивность в привычку

Планировать время для работы и перерывов будет проще, если вы будете активно пытаться сформировать привычки вокруг них обоих.

Легче сказать, чем сделать, создать привычку, но это может сделать вас намного более продуктивным. Когда что-то становится привычкой, это означает, что вы переключаете свой разум на автопилот, путешествуя по разным периодам дня.

Что говорят эксперты

Например, Кабальеро говорит:

«Первое, что я делаю, это беру ноутбук, когда просыпаюсь, чтобы проверить свою электронную почту. Это позволяет мне знать, каким будет мой день, позволяет мне понять, какие пять наиболее важных дел мне нужно выполнить в этот день, а затем записать их, когда я приду в офис ».

Рутинный распорядок Кабальеро следует идее создания цепочек поведения для формирования привычки . Одно конкретное действие (пробуждение) запускает другое действие (проверка электронной почты), которое запускает другое действие (создание списка дел). Эта цепочка поведения помогает Кабальеро не сбиться с пути в течение дня, планируя все на утро.

Вы также можете поучиться у Кима, который выделяет время в своем графике каждый день, включая выходные, чтобы развить еще одну полезную привычку: «У меня полуденная тренировка. В 3:30 или 4:00 я использую это, чтобы отдохнуть, и это помогает мне восстановить силы и восстановить силы ».

 БЫСТРЫЙ ВЫВОД:  хотите ли вы сформировать привычку к работе или игре, сосредоточьтесь на создании одной привычки за раз .

И так же, как когда вы составляете свой список дел, не переоценивайте свою способность превращать поведение в привычку. Требуется около 66 дней, чтобы сформировать новую привычку до такой степени, чтобы она стала автоматической. Так что не ругайте себя, если на изменение у вас уходит немного больше времени, чем вы могли бы хотеть или ожидать.

7. Заботьтесь о своем разуме и теле.

Когда вы думаете о том, какую привычку вы хотели бы сформировать в первую очередь, подумайте о той, которая связана с нерабочей деятельностью, например, с упражнениями или сном. В конце концов, трудно работать как можно лучше, когда ты не чувствуешь себя лучше всего.

Если у вас есть возможность, сделайте оздоровление на работе групповым занятием. Как мы уже упоминали ранее, Ким тренируется каждый день, и иногда он хватает группу сотрудников, чтобы пойти с ним в спортзал.

Часто бывает легче придерживаться привычки, когда вы подотчетны другим людям или когда вы окружаете себя людьми, которые преследуют те же цели. Если у вас нет группы сотрудников, которые могли бы мотивировать вас заниматься спортом , вы можете использовать такое приложение, как HabitShare , которое позволяет вам делиться своими целями с друзьями.

Приложение HabitShare (Источник изображения: HabitShare )

Что говорят эксперты

Вам также следует сосредоточиться на том, что вы едите. Это не только влияет на ваше общее состояние здоровья, но также может повлиять на вашу трудовую жизнь. Как отмечает Ким: «Вы не хотите употреблять пищу с высоким содержанием углеводов во время обеда, потому что это может фактически ввести вас в состояние« комы ». Ешьте легкую еду, например салат или что-нибудь с низким содержанием углеводов или даже с высоким содержанием жиров ».

В конце концов, вы же не хотите бездельничать, пытаясь продвинуться вперед в большом проекте.

У Ким вообще-то нет проблем со сном на работе; он позволяет своим сотрудникам вздремнуть в течение дня. Он рекомендует инвестировать в приложение для белого шума, и его личным фаворитом является звук разбивающихся пляжных волн. Он говорит: «Если я надену это, я засну через две-три минуты. Но у меня есть таймер, который разбудит меня через 10-15 минут. Вы не хотите углубляться в это, иначе вы выйдете слабым и вообще не сможете продуктивно работать ».

Если вы хотите попробовать поспать на работе, делайте это стратегически и только на время, необходимое вам, чтобы почувствовать себя отдохнувшим.

В конце концов, важно помнить, что продуктивность - это гораздо больше, чем просто работа. Убедитесь, что ваше общее самочувствие на высшем уровне, если вы хотите работать как можно лучше. Как отмечает Ламбертини:

«Если вы не сбалансированы, это рано или поздно скажется на вашей производительности. Важно не пренебрегать своим здоровьем, как физическим, так и духовным: есть, спать, отдыхать, заниматься спортом или просто долго гулять в парке с другом. Вы почувствуете себя отдохнувшим и наполненным энергией, если отключитесь ненадолго от сети. Если вы чувствуете себя счастливым, вы будете работать лучше, и ваша продуктивность будет намного выше ».

 БЫСТРЫЙ ВЫВОД: выясните  , что заставляет вас чувствовать себя хорошо вне работы и выполнения задач, и найдите время, чтобы сделать это для себя.

8. Откройте шлюзы для общения и сотрудничества.

Наконец, помните, что вы не можете сделать все в одиночку.

Один из способов повышения производительности, который рекомендует почти каждый из наших ИТ-специалистов, - это централизованная коммуникация по проекту.

Что говорят эксперты

Изенеггер подчеркивает, что «если все знают, где находятся друг друга, и диалог ведется в централизованном пространстве (а не в электронных письмах), вы и остальная часть команды будете более продуктивны».

Она рекомендует использовать такие инструменты, как Trello , Slack и Basecamp, чтобы отслеживать все.

Хармон говорит нам: «Мы злоупотребляем Office 365 . Наши технические специалисты, календари, контакты и информация полностью проходят через него. Это позволяет нам получать информацию мгновенно и по расписанию ».

Ким говорит: «Моя команда спланировала свою неделю и поставила три главные цели на неделю в Дапульсе ». Эта система помогает его команде планировать свою деятельность и хорошо общаться, особенно когда они застряли.

Если каждый в вашей команде придумает план, то маловероятно, что мелочи не выдержат. Надеюсь, это также означает, что все знают, к чему они стремятся в долгосрочной перспективе, удерживая всех на правильном пути.

Ким также отмечает, что Dapulse использует систему цветового кодирования, чтобы отслеживать, где каждый выполняет конкретную задачу. Есть даже цветовой код, обозначающий, что кто-то застрял, что помогло его команде разработать план преодоления препятствий: «Если вы застряли, отметьте кого-то, кто может вывести вас из колеи».

Система цветового кодирования Dapulse (Источник изображения: Dapulse )

Таким образом, Ким не только предоставил своей команде инструмент, который помогает им выполнять задачи, он также дал им дорожную карту, которой нужно следовать, если и когда они столкнутся с стеной.

Мы надеемся, что хранение информации и коммуникаций в одном месте сократит время встреч, поскольку вы будете тратить меньше времени на подведение итогов и обновление информации о членах вашей команды. Но полностью отказываться от них не стоит.

Как отмечает Райан Нейлор, генеральный директор VIVAHR , системы отслеживания заявителей :

«Встречи могут быть обременительными и даже контрпродуктивными. Но, если все сделано правильно, они могут быть быстрой точкой соприкосновения, которая повышает продуктивность и сплоченность команды. Моя команда проводит утренние встречи . Мы быстро изучаем наши задачи на день и предлагаем помощь и поддержку. Я обнаружил, что короткие ежедневные взаимодействия более полезны, чем одна продолжительная встреча каждую неделю или раз в две недели ».

Чтобы линии связи с вашей командой оставались открытыми, делайте встречи короткими и сосредотачивайтесь на ходе проекта.

Чтобы поддерживать общение вне этих встреч, Нейлор рекомендует Asana для управления проектами. Его команда также использует Slack для совместной работы, который, по его мнению, специально «разработан для технических команд».

 БЫСТРЫЙ ВЫВОД:  В целом, сочетание программного обеспечения для управления проектами и совместной работы , а также личных проверок удерживает всех на одной странице и, в конечном итоге, повышает производительность всей вашей команды.

Дополнительные ресурсы

У каждого есть свои хитрости, чтобы повысить свою продуктивность, и не каждый хакер окажется эффективным для всех.

Если вы чувствуете необходимость откорректировать некоторые из советов, которые дали наши ИТ-специалисты, обязательно сделайте то, что лучше всего подходит для вас и поможет вам добиться наилучших результатов.

В конечном счете, вы будете наиболее продуктивными, если будете активно думать о том, как вы собираетесь делать свою работу наилучшим образом. Итак, ниже мы предоставили вам рабочий лист, который поможет вам составить собственный план повышения производительности.

А пока вы можете ознакомиться с другими ресурсами по продуктивности и управлению временем:

• Идеи для альтернатив Trello, если эта система на самом деле не работает для вашей команды
• Мысли об инструментах управления проектами, ориентированных на растущие команды
• Руководство по планированию дня с учетом навыков
• Программы для технологических предпринимателей вне там
• Список бесплатных систем управления задачами
• Обсуждение хаков производительности, которые мы используем Platforms ns
• Рассказ о победах и неудачах, которые испытал один из членов нашей команды, когда пробовал на себе разные способы повышения продуктивности.

Не стесняйтесь делиться своими планами продуктивности в комментариях ниже! Вы можете рассчитывать на то, что сообщество блогов Platforms привлечет вас к ответственности за ваши цели. И если у вас есть хороший взлом продуктивности ИТ, не стесняйтесь поделиться им ниже.