Как сделать Планируйте свой день Around навыков для успеха проекта управления

Вы хотите жить как суперзвезда в области управления проектами.

Вы хотите добиться цели.

Вы хотите отвечать на электронные письма до того, как отправитель нажмет кнопку отправки. Вы хотите, чтобы ваш проект не только не выходил за рамки бюджета, но и каким-то образом приносил больше денег, чем вы начинали. Вы хотите быть настолько подвижным, чтобы ваша команда начала называть вас « Мангуст ».

Возможно, вам не всегда это нравится, но я уверен, что вы уже знаете навыки успешного управления проектами. Итак, давайте посмотрим, как вы можете планировать свой день, как суперзвезда в области управления проектами.

Планируйте свой день, используя навыки для успешного управления проектами

Как руководитель проекта вы уже знаете цену времени. Имея это в виду, вот TL; DR версия этой статьи: ешьте лягушек утром, встречи по сквошу днем ​​и составляйте список дел вечером.

Надеюсь, это краткое, но загадочное резюме достаточно интригует, чтобы заставить вас прочитать оставшуюся часть этой статьи.

Отлично, поехали!

Утро: съесть лягушек.

Вы хорошо выспались, вы рано встали, вы съели греческий йогурт с чиа и семенами льна, прежде чем пробежать шесть миль. Молодец, суперзвезда управления проектами, но что дальше?

Теперь вы на работе, прежде чем кто-то еще приедет, и заманчиво потратить час на то, чтобы очистить свой почтовый ящик, или управлять своей фэнтезийной бейсбольной командой, или прочитать резюме Игры престолов .

Но у вас есть сила воли, чтобы противостоять искушению, потому что вы суперзвезда управления проектами и знаете, что это лучшее время дня, чтобы есть лягушек .

По общему признанию, поедание лягушек - это модное словечко управления проектами с сомнительным происхождением , которое приближается к опасным уровням перенасыщения, но оно обеспечивает сильную визуализацию.

Поедание лягушек - как вы, возможно, догадались или, что более вероятно, уже знали - означает найти то, к чему у вас меньше всего мотивации, но вы будете чувствовать себя лучше всего, когда с этим покончено, и затем заняться этим.

Это может быть изменение расписания встречи, управление проектом, чтобы предотвратить смещение объема работ , или отправка электронного письма с объяснением, что важная часть вашего проекта не будет завершена вовремя.

В своей презентации на TedxSF « Как перестать облажаться» , мотивационный спикер Мел Роббинс сказала, «ваша работа - заставить себя делать то дерьмо, которое вы не хотите делать, чтобы вы могли быть тем, кем должны быть. . »

Другими словами, если вы едите лягушек каждое утро, вы можете есть десерт до конца дня.

Другие дела по утрам: улыбнитесь, спросите коллег, как у них дела, выпейте кофе.

После полудня: встречи по сквошу

«Сквошные встречи» не означает проведение встреч во время игры в сквош или полное исключение встреч. Встречи - это важная возможность для сотрудничества с товарищами по команде и совместного планирования, но они также могут полностью сорвать график вашего проекта .

Как суперзвезда в области управления проектами, ваша работа - проводить встречи только при необходимости и держать их в нужном русле и как можно короче, когда они необходимы.

Опрос, проведенный Робертом Халфом в 2014 году, показал, что профессионалы считают, что 25% всего времени, проводимого на собраниях, потрачено впустую.

Роберт Халф опрос

В ответ на эти выводы Роберт Халф рекомендует руководителям проектов:

• Требовать участия только заинтересованных сторон, оказывающих прямое влияние на результаты пунктов повестки дня.
• Полностью замените собрания, если электронная почта может достичь тех же целей.
• Делайте встречи как можно короче, не сбиваясь с пути, и избегайте несвязанных обсуждений.
• Завершите встречи четкими указаниями и дальнейшими действиями для всех участников.

Суть в том, что когда ваша команда находится на собрании, они не достигают прогресса в выполнении своих индивидуальных задач. Вот почему ваша работа как менеджера проекта состоит в том, чтобы в кратчайшие сроки убедиться, что все идут в ногу со временем, а затем позволить им приступить к работе.

В своей презентации на TedxAix « Искусство делать вдвое больше за половину времени » соавтор Scrum Джефф Сазерленд поделился уроком управления проектами, который он извлек в прогрессивной школе в Нидерландах. Он сказал,

Команда проявляет самодисциплину. Если им нужна небольшая помощь учителя, они могут попросить об этом, но обычно они им не нужны. Если вы вернетесь в мир, в котором живет большинство из нас, мы действуем иначе.

Другими словами, суперзвезда в области управления проектами не только знает, когда следует созвать собрание, но, что более важно, когда отступить и позволить команде работать свободно.

Другие дела во второй половине дня: съесть разумный обед , пойти прогуляться, посмеяться с коллегами над чем-то неуклюжим, что кто-то сделал.

Вечер: составьте список дел

Может показаться нелогичным составлять список в конце дня, когда все заканчивается. Но если в конце дня вы найдете минутку, чтобы организовать все задачи, которые вы выполнили и добавили в течение дня, вы точно будете знать, какую лягушку съесть первой, когда вы придете в офис завтра утром.

Организация ваших дел - вот где действительно могут помочь инструменты управления задачами и программное обеспечение для управления проектами . Множество инструментов дают своим пользователям панель инструментов для обзора общего состояния их проектов, позволяя им быстро составить лучший план на завтра после вашей миски с овсяными хлопьями. Если вы на рынке, я бы посмотрел:

• 9 лучших бесплатных программ для управления задачами
• 6 лучших бесплатных программ для работы с делами
• 6 лучших бизнес-приложений для занятых предпринимателей и фрилансеров

Это также позволяет проводить утром и во второй половине дня существует как можно более продуктивные, без отвлечения воедино ваших т попросит список , и сделать себя доступным для вашей команды , если и когда неизбежный проект регресс идет вверх.

В своей презентации на конференции TedxStuttgart « Секрет жизни от PMP » Эми Гамильтон, специалист по управлению проектами, сказала: «Иногда жизнь сходит с ума. Вам нужно остановиться, сделать глубокий вдох и восстановить контроль ».

Другими словами, ваша жизнь - это один большой проект. Вы никогда не можете подготовиться ко всему, поэтому лучший способ оставаться в курсе событий - это вовремя созидать, размышлять и адаптироваться.

Еще чем заняться вечером: понаблюдайте за игрой в мяч, выпейте стакан холодного чая на крыльце или почитайте ребенку или кошке сказку на ночь.

Ваши секреты успешного дня в качестве менеджера проекта?

Вы суперзвезда в управлении проектами? Как вы подходите к своему дню? Пожалуйста, сделайте всем одолжение и поделитесь своим опытом и советами в комментариях!