Большинство стажеров опасаются стереотипного опыта принести кофе и сделать копии.

Эти задачи не только бесполезны с точки зрения профессионального развития, они также лишат ваших стажеров заинтересованности и мотивации.

Ваша программа стажировки по планированию мероприятий должна произвести неизгладимое впечатление на участников, задействовать сильные стороны тех, кто в ней участвует, и максимизировать продуктивность на вашем рабочем месте.

Эта статья поможет вашему бизнесу по планированию мероприятий или команде мероприятий определить и использовать сильные стороны ваших стажеров. Как только вы это сделаете, вы сможете назначить необходимые задачи правильному стажеру, чтобы обеспечить максимальную эффективность и принести пользу вашему бизнесу.

Найдите сильные стороны своих стажеров

Ваши стажеры приехали, но готовы ли они приступить к работе? Слишком часто многие компании поручают стажерам общие задачи, не учитывая их интересы и сильные стороны. Такой подход может привести к снижению производительности вашего бизнеса и снижению морального духа стажеров.

Вместо этого выясните, в чем сильные и слабые стороны ваших стажеров, и соответствующим образом распределите задачи. Некоторые стажеры обладают способностями к вводу данных / электронным таблицам, некоторые склонны к социальным, а другие склонны к творчеству.

По прибытии используйте тест Strengthsfinder, чтобы определить интересы, сильные и слабые стороны ваших стажеров. Почему здесь? Почему они прошли именно эту стажировку в вашей команде по планированию мероприятий или в вашей компании?

Как только вы все это поймете, вы можете сразу приступить к назначению каждой задачи, которая максимизирует их эффективность.

Получите максимальную отдачу от стажеров с помощью этих пяти задач

Следующие ниже задачи дадут вашим стажерам полезные навыки, которые можно будет носить с собой после окончания стажировки, и при этом максимизировать продуктивность вашего класса стажера для вашего бизнеса или команды по планированию мероприятий.

1. Размещение в социальных сетях

Работа с социальными сетями при планировании мероприятий неоценима.

Для поддержания и / или увеличения количества посетителей необходима последовательная стратегия и выполнение постов. Хотя большинство молодых людей имеют обширный опыт работы в социальных сетях, они часто не готовы управлять всей социальной стратегией.

Однако это не означает, что они не могут помочь вам реализовать существующую стратегию. Стажеры могут размещать ссылки и другие материалы о ваших мероприятиях в ваших учетных записях (ссылки для регистрации, видеореклама, сообщения в блогах и т. Д.), Твитнуть во время мероприятий и планировать будущие публикации.

Убедитесь, что у вас есть четкие руководящие принципы в отношении бренда, которым должны следовать ваши стажеры. Ознакомьтесь с руководящими принципами политики Shift Communications в отношении социальных сетей при составлении собственного проекта.

2. Укомплектование персоналом мероприятия

Что может быть лучше для ваших стажеров, чтобы узнать, что нужно для проведения мероприятия, чем работа с самим мероприятием? Попросите своих стажеров помогать за столами для различных мероприятий (регистрация, VIP-зоны и т. Д.), Ходить по площадке для проведения мероприятий, давать указания и передавать информацию о мероприятии, а также помогать с организацией мероприятия.

Для разных событийных задач требуются разные наборы навыков, и это прекрасная возможность проявить сильные стороны, выявленные вашими стажерами. Вот несколько идей для размещения стажера, если в вашей бизнес-команде / мероприятии несколько стажеров:

• Стажеры, ориентированные на детали / данные: хорошо подходят для регистрационных столов.
• Социально настроенные стажеры: хорошо подходят для прогулки по площадке мероприятия и обеспечения направления.
• Художественно настроенные стажеры: хорошо подходят для оформления и оформления мероприятий.

Важно обучить своих стажеров тонкостям вашего мероприятия, любому программному обеспечению, которое они будут использовать (включая программное обеспечение для регистрации , инструменты регистрации и приложения для мероприятий ), и задать им наиболее вероятные вопросы, которые они получат от участников. . И не забывайте подчеркивать для своих стажеров важность обращения за помощью к опытным сотрудникам.

Во время мероприятия ваш штатный персонал должен проводить плановые проверки ваших стажеров, чтобы убедиться, что все идет гладко. Независимо от того, насколько они квалифицированы, большинству стажеров не хватает опыта опытных сотрудников, и их необходимо направлять на протяжении всего процесса.

3. Написание сообщений в блогах о мероприятиях и другого базового контента.

Не все молодые люди подходят для этой задачи. Письмо лучше всего подходит для творческих стажеров, которые могут предоставить много легко усваиваемого контента, который поможет вашему блогу привлечь подписчиков, а ваше мероприятие - привлечь больше посетителей.

Вот несколько примеров тем блога для ваших стажеров:

• XX главных причин посетить XX мероприятие
• XX уроков, которые вы можете извлечь из нашего мероприятия
• Лучшие спикеры XX на предыдущих мероприятиях XX

Предоставьте своим стажерам некоторую свободу творчества при написании сообщений в блогах, но не позволяйте им разгуляться. Четко обозначьте фокус блога и сформулируйте свои цели в отношении их содержания. Лучший способ сделать это - предоставить руководство по стилю, в котором перечислены ваши ожидания для каждого сообщения в блоге.

4. Сбор данных по результатам опросов.

Эта задача хорошо подходит для практикантов, разбирающихся в данных, которые любят электронные таблицы и склонны думать левым полушарием мозга . Сбор данных не требует особого руководства, кроме объяснения системы и предоставления стажёру возможности работать с ней.

Попросите стажера ввести данные и преобразовать их в диаграммы в Excel или составить отчеты на основе ваших данных. Как и в случае с любой другой задачей стажера, один из членов вашей команды должен регулярно проверять работу вашего стажера. Помните, что стажировка - это опыт обучения, и не каждый момент может повысить продуктивность.

Если ваш стажер по обработке данных интересуется, но не имеет ноу-хау, когда дело доходит до работы с большими объемами данных в электронных таблицах, запланируйте начальный сеанс обучения и дайте ему несколько руководств, к которым можно вернуться.

5. Сборка наборов сувениров для посетителей мероприятия.

Собрать комплекты сувениров - идеальная задача для стажеров. Они могут собрать футболки, блокноты и фирменные зарядные устройства для телефонов, пока вы будете следить за тем, чтобы все движущиеся части мероприятия собрались вместе.

Перед тем, как передать это задание, составьте контрольный список всех предметов, которые лежат в каждой сумке для вашего стажера. Это довольно простая задача, которую вы можете поручить практически любому стажеру, и вы будете рады, что отказались от нее по мере приближения события!

Другие ресурсы для управления событиями

Platforms может не только помочь вам с вашими стажерами по планированию мероприятий, но мы также специализируемся на технологиях, программном обеспечении и передовых методах в блоге Platforms по управлению мероприятиями .

Если вам понравилась эта статья и вы хотите узнать обо всем, что нового в управлении мероприятиями и других статьях, в нашем блоге:

• 3 стратегии событийного маркетинга для миллениалов
• 5 показателей, которые определят рентабельность инвестиций в мероприятие
• 3 совета по продуктивности для занятых организаторов мероприятий