Шесть правил, которые можно и чего нельзя делать при проведении мероприятия

У меня все еще есть сувениры, полученные с конференций и мероприятий, которые я посетил много лет назад, но не так много вещей, которые сохранились бы так долго. Примерно 90% того, что мне дали, пришлось на раннюю смерть уплотнителя мусора вскоре после того, как произошло событие. Сохранились только те предметы, которые я нашел действительно полезными. 

Сейчас я работаю в компании, которая посещает эти конференции, и вместе с ними идет и наша собственная продукция. Совсем недавно несколько членов команды посетили Dreamforce , одно из крупнейших технических мероприятий в США. Эта команда также отвечала за определение того, что будет раздаваться.

Этот процесс многому научил их, что делать, а чего не делать при заказе и раздаче сувениров на мероприятии.

Вот шесть правил, которые можно и чего нельзя делать в отношении мероприятий, которые мы узнали после нескольких последних посещений Dreamforce.

1. Сделайте: ограничьте количество лиц, принимающих решения о мероприятиях.

Разве вы не слышали, что слишком много поваров испортят бульон? (По крайней мере, это то, что я узнал, просмотрев действительно длинную вступительную шутку комедийного сериала 90-х на Adult Swim .)

Что касается мероприятий, наша команда выяснила, что чем меньше лиц, принимающих решения в процессе покупки, тем быстрее сам процесс.

Слишком большой вклад заставил команду сбиться с пути, оставив меньше дней, чтобы решить, что принести и что купить. Окончательные решения были приняты, когда на обработку и отправку едва хватило времени.

2. Нельзя: недооценивать время, необходимое для оформления заказа.

Мы все привыкли к доставке в стиле Amazon Prime, где вы можете получить свои роскошные кусачки для ногтей на солнечной энергии уже на следующий день, чтобы справиться с ногтями на ногах, похожими на мутантов. Нет? Никто другой? Просто я? В любом случае, наша экономика более востребована, чем когда-либо в истории, что заставляет нас недооценивать время, необходимое для обработки и доставки заказов, независимо от их размера.

Когда дело доходит до сувениров для мероприятий, особенно для массовых заказов, очень важно установить приличное количество времени до мероприятия для получения этих материалов.

Наша команда Dreamforce обнаружила, что с точки зрения одного только времени доставки неделя - это минимальное количество времени, которое вы должны выделить для отправки, и это даже не включает документы, утверждения конференций, утверждения директора и время производства.

Другими словами, вы должны выделить целый месяц только на хабар.

Не ставьте себя в положение, когда ваша добыча прибывает слишком поздно, чтобы ее можно было использовать на мероприятии.

3. Сделайте: спросите котировки перед покупкой.

Этот вариант более понятен: последнее, чего вы хотите, - это увязать со скрытыми расходами и сборами, которые не были учтены в первоначальном бюджете на добычу. Ваш бюджет не может себе этого позволить, и ваши нервы тоже.

Избавьте себя от стресса и запросите расценки у всех поставщиков, которых вы считаете.

4. Не делайте этого: инвестируйте в обычные одноразовые предметы.

«Обычные одноразовые предметы» - это вежливый способ сказать «мусор». Это именно то, что есть. Поразительно, сколько чепухи бросают участникам мероприятия столы поставщиков, которые либо попадают в мусорное ведро, либо в какую-нибудь корзину в чулане, либо становятся еще одним бесполезным пресс-папье.

Сюда входят шнурки, подставки, брелки, магниты, браслеты, настоящие пресс-папье и дрянные ручки Bic.

Это все мусор и расточитель космоса. Например, если вам необходимо раздавать ручки, инвестируйте в достойное качество.

Ваша продукция должна быть ориентирована на то, что ВЫ действительно хотите и используете. Обратите внимание на футболки, многоразовые бутылки с водой, толстовки, блокноты, сумки для переноски сувениров и зарядные устройства для телефонов.

При брендировании этих вещей, особенно рубашек и толстовок, убедитесь, что они сделаны со вкусом и аккуратно. Людям не нравится ходить по рекламным щитам, поэтому вам следует заклеймить свою одежду, но убедитесь, что она достаточно стильная и изящная, чтобы не беспокоить гостей.

5. Делайте: соотносите свою добычу с толпой

Солнцезащитные очки и поясные сумки могут быть идеальными для молодых посетителей SXSW , но они гораздо менее привлекательны для посетителей соглашения о бухгалтерском учете. Просто спросите себя, что полезно для посетителей, которым вы раздаете эти предметы.

Можете ли вы представить Дуайта из The Office в стильных Ray-Ban? Я тоже не могу.

Принимая это во внимание, вы убережете вашу добычу от мусорных баков, стоящих во всех углах конференц-центра.

6. Не думайте масштабно.

Событие должно быть достаточно маленьким, чтобы его можно было доставить домой рейсом. Никто не хочет заниматься безопасностью или персоналом авиакомпаний больше, чем это абсолютно необходимо, и никому не нужно беспокоиться о том, что их сумки будут обысканы в поисках предметов, которые слишком велики, чтобы поместиться в их и без того негабаритный багаж.

Зарядное устройство для телефона, футболка или солнцезащитные очки идеально подходят для хранения в багаже ​​других нелепых предметов, таких как фрисби, тонны книг или сумки, наполненные большим количеством мелких предметов, чем необходимо. Иногда меньше значит больше, не только с точки зрения места, но и экономии денег на покупку предметов, которые будут просто выброшены в беспорядок.

Думайте о мелочах и думайте о пользе.

Вывод

Суть событий - это узнаваемость бренда, и если все ваши сувениры постигнет дрянная судьба, то единственные люди, которые узнают ваш бренд, - это сотрудники городского управления отходами (если только это не ваша целевая аудитория). Обязательно следуйте этим правилам и запретам!

Есть ли еще какие-то советы, которые я пропустил? Обязательно дайте мне знать в комментариях ниже!