3 причины, по которым ваш проект выйдет за рамки бюджета

В 2008 году Дэвид Бергин, директор по информационным технологиям Леви Стросса, был вынужден уйти в отставку.

Проблема началась в 2003 году. Levi's преуспевала, работала более чем в 110 странах и приобрела одну из самых известных торговых марок в мире . Но их отдел информационных технологий сильно отставал и представлял собой беспорядок сетей, которые различались в каждой стране, в которой работал Levi's.

Решение казалось очевидным: Леви нанял консультантов Deloitte для перевода своей сети в единую систему SAP. Они установили бюджет в 5 миллионов долларов.

Ко второму кварталу 2008 года джинсовая компания потратила на проект 192,5 миллиона долларов, что на 3750% больше первоначального сметного бюджета.

Неудачи, с которыми столкнулся Levi's, - это проблемы, которые менеджеры проектов решают каждый день. Крупный клиент (Walmart) потребовал, чтобы система SAP Levi была интегрирована с их системой управления изменениями поставок. Финансовая отчетность была неэффективной. Во время перехода Levi's не смогла выполнить все свои заказы, и им пришлось закрыть на неделю три крупных распределительных центра в США. Проект, который начался так маленьким, закончился гигантской катастрофой.

Печальная реальность заключается в том, что эти истории не редкость .

Но почему так много проектов так резко выходят за рамки бюджета? И что можно сделать, чтобы решить эту проблему?

1. У вас нет четкого диапазона.

Одно исследование, проведенное Advanced Electronic Company и Университетом науки и технологий штата Миссури, показало, что главная причина неудач в ИТ-проектах здравоохранения - неясные масштабы.

Если ваша компания пытается уточнить объем проекта или придерживаться его, как вы можете ожидать, что ваш бюджет останется в нужном направлении?

Fast Track перечисляет два важных шага, чтобы ваш проект оставался в рамках.

Во-первых, убедитесь, что у вас есть четкая цель. Расползание прицела легко возникает из-за недопонимания. Найдите время, чтобы убедиться, что у вас и ваших заинтересованных сторон одинаковые цели.

Затем создайте список окончательных результатов. Возьмите свои конечные цели и перечислите их в порядке убывания важности. Затем используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы разработать свой бюджет и график.

2. Вы работаете не с теми людьми.

Вы работаете с нужными людьми с нужными навыками для выполнения работы?

Например, это фиаско Boeing, когда проект по созданию новых самолетов 787 привел к тому, что они превысили бюджет на 12–18 миллиардов долларов . Согласно Forbes , «первоначальная руководящая группа Boeing по программе 787… не включала членов, обладающих опытом управления рисками в цепочке поставок. Не обладая необходимыми навыками для управления нетрадиционной цепочкой поставок, Boeing подвергался огромному управленческому риску в неизведанных водах ».

Создание эффективной проектной команды означает поиск большего, чем просто группу людей, готовых выполнить работу. Одно исследование, проведенное Институтом управления проектами, показало, что поиск и поддержание высокоэффективных талантов основывается на «четко определенных карьерных траекториях и требованиях к навыкам», программах наставничества для лучших сотрудников, регулярных проверках эффективности и «длительных заданиях», которые оставляют возможности для «молодых». руководители проектов, чтобы расширить свои навыки ».

3. Вы не можете казнить.

У Eurotunnel есть задолженность в размере 10,4 миллиарда долларов из-за неспособности эффективно выполнить план проекта. Туннель под Ла-Маншем или «Чуннель» - это 31-мильный туннель под Ла-Маншем, по которому проходят поезда Eurostar между Великобританией и Францией.

По словам стратегического менеджера ,

«Строительство туннеля началось в 1988 году, проект занял примерно 20% больше времени, чем планировалось (6 лет против 5 лет) и на 80% превысил бюджет (4,6 млрд фунтов против прогноза 2,6 млрд фунтов)».

Хотя была только одна серьезная ошибка в стратегии охвата (спецификации туннеля были изменены для обеспечения кондиционирования воздуха), именно плохая связь между британской и французской командами в конечном итоге свела на нет проект.

Может быть, есть отличный план с твердым охватом, а человеческая ошибка все равно может испортить ваш проект. Подумайте о программных решениях, таких как ActivCollab и BaseCamp, чтобы облегчить командное общение. Будь то за пределами страны или в одном офисе, наличие надежного коммуникационного плана может помочь смягчить всевозможные проблемы, которые приводят к перерасходу бюджета, например, случайное дублирование работы или неполное распределение задач.

Более?

Вы беспокоитесь, что ваш проект выйдет за рамки бюджета? Как ты с этим справляешься? Какие еще советы, хитрости и решения у вас в рукаве? Оставляйте свои ответы в комментариях ниже!