5 советов по планированию окончательной виртуальной встречи

2020 год станет годом, когда виртуальные встречи будут в центре внимания. Поскольку опасения по поводу COVID-19 сохраняются, компании переоценивают большие собрания и вместо этого встречаются в виртуальном мире, чтобы вести свой бизнес.

Хорошо проведенные виртуальные встречи могут позволить географически разнесенным командам сотрудничать, решать проблемы и выполнять работу как группа. Однако неэффективные встречи становятся пустой тратой времени, что приводит к непродуктивности и снижению заинтересованности сотрудников.

Руководители должны учитывать уникальные проблемы виртуального общения, чтобы получить максимальную отдачу от своих команд на каждой встрече. Ниже приведены некоторые рекомендации по планированию успешной виртуальной встречи.

Совет №1: составьте план

Это верно для любого собрания, но еще более актуально, когда к вам звонят посетители из разных мест.

Для каждой виртуальной встречи важно заранее составить план, чтобы участники знали, чего ожидать и как они могут внести свой вклад в беседу. Вот несколько основных передовых практик:

• Поделитесь своей повесткой дня заранее: отправьте повестку дня участникам задолго до собрания, чтобы у них было четкое представление о том, что им подготовить. Предоставьте в своем электронном приглашении подробную информацию о ключевых темах для обсуждения и любых соответствующих документах, файлах или исследованиях, на которые вы будете ссылаться во время встречи.

• Если возможно, предоставьте участникам возможность просмотреть документ или добавить комментарии перед собранием: дайте всем равные возможности внести свой вклад в собрание. Вы можете сделать это с помощью инструментов управления документами, таких как Google Диск. Будь то слайд-шоу, видео или годовой отчет, использование таких инструментов для обмена файлами, как Dropbox и Box, гарантирует, что все будут в курсе.

• Предоставьте ожидания относительно того, как будет управляться виртуальное пространство: убедитесь, что все участники находятся на одной странице о том, как будет проводиться виртуальное собрание. Например, должны ли участники отключать звук в своих видео, пока говорят другие? Ожидается ли обсуждение или встречу в основном ведет ведущий?

Совет № 2: Планируйте заранее

Согласование времени для посетителей, которые находятся в разных расписаниях и часовых поясах, может быть сложной задачей. Ниже приведены некоторые рекомендации по обеспечению того, чтобы все были на одной странице расписания:

• Выберите временные рамки, подходящие для каждого часового пояса: например, если вы ожидаете посетителей в Нью-Йорке и Лондоне, идеальным временем для планирования встреч будет 10 часов утра в Нью-Йорке и 13 часов дня в Лондоне.

• Используйте инструменты, которые помогут вам выбрать правильные временные рамки: определение того , кто доступен и в какое время, может сбивать с толку. Вместо того, чтобы позволять часовым поясам взять верх над вами, подумайте об использовании программного обеспечения для планирования встреч, которое поможет с автоматическим определением часового пояса для всех участников.

• Планируйте встречи заранее: чем больше у участников будет до встречи, тем меньше у них будет конфликтов в расписании. Если вам нужно запланировать встречу в последнюю минуту, убедитесь, что у всех участников открыты временные блоки.

Совет № 3: установите этикет для виртуальных встреч

Соблюдение надлежащего этикета создает основу для беспрепятственной и продуктивной виртуальной встречи. Вот несколько полезных правил этикета, которые организаторы и участники должны устанавливать перед каждой виртуальной встречей, чтобы обеспечить ее беспроблемный опыт:

• Протестируйте все технологии перед встречей: заранее проверьте соединения на встрече. Это включает в себя ваше видео, Wi-Fi и возможности совместного использования экрана. По возможности устанавливайте соединение примерно за десять минут до начала встречи.

• Видеовстреча лицом к лицу: убедитесь, что все участники виртуальной встречи могут видеть друг друга. Согласно исследованиям, 55% общения - это язык тела , а еще 38% - тон голоса. Встреча лицом к лицу по видео намного более личная, чем встреча с бестелесным голосом по телефону, и это также помогает наладить взаимопонимание. Это также позволяет участникам улавливать язык тела и сигналы, например, когда кто-то закончил говорить или они просто делают паузу.

• Отложите все отвлекающие факторы: 83% участников говорят, что проверяли свою электронную почту на личной встрече или презентации - и это вместе с другими гостями в комнате, чтобы привлечь их к ответственности. Напомните участникам, что они должны уделять все свое внимание участникам и уменьшить отвлекающие факторы, такие как электронная почта и текстовые сообщения во время собрания.

Совет № 4. Поддерживайте заинтересованность участников

Все планирование и планирование бесполезны, если ваша аудитория не заинтересована. Вот наши рекомендации, чтобы ваша команда всегда присутствовала и была вовлечена в виртуальную встречу:

• Дайте место для случайного разговора: не торопитесь прекращать светскую беседу, которая обычно случается в начале встречи. Это дает удаленным командам возможность общаться на личном уровне, прежде чем приступить к делу - так же, как и при личной встрече.

• Предложите методы стимулирования участия: поощряйте всех действовать так, как будто они находятся в первом ряду, создавая возможности для участия. Например, участникам может быть предоставлена ​​возможность задать вопросы задолго до начала виртуальной встречи. При необходимости вы также можете провести опрос или задать больше вопросов в чате.

• Часто задавайте вопросы: регулярно проверяйтесь на протяжении всей встречи, чтобы дать участникам возможность поделиться и убедиться, что они следят за ней. Вместо того, чтобы задавать открытые вопросы, четко выражайте то, что вы спрашиваете. Например, вместо «Что вы думаете об этом инструменте?» вместо этого вам следует выбрать: «Как вы думаете, этот инструмент поможет повысить производительность?»

Совет № 5: Дальнейшие действия

Как и на встрече в офисе, обсуждение, которое следует за кулером для воды, может быть столь же красноречивым, как и само занятие. Вот что вы можете сделать, чтобы общение было четким и не было путаницы:

• Завершите беседу с помощью кулера для воды: примерно за пять-десять минут до окончания встречи спросите свою команду, есть ли у нее какие-либо дополнительные вопросы или проблемы. Это когда участники открыты, чтобы поделиться своими сомнениями или сомнениями. Подведите итоги и подведите итоги со своей командой после: вы можете сделать это с помощью дополнительного электронного письма о том, что было затронуто на встрече, какие ключевые решения были приняты и какие действия требуется от вашей команды.

• Спросите, как встреча могла быть лучше: подведите итоги. Что сработало? Что не удалось? Вам не обязательно применять все вышеперечисленные принципы на этих менее формальных сессиях, но если вы потратите время на то, чтобы честно выслушать, оценить и пересмотреть, это обеспечит наиболее успешные встречи в будущем.

Выберите подходящее программное обеспечение для вашей виртуальной встречи

Будь то программное обеспечение для веб-конференций или программное обеспечение для управления проектами , существует широкий выбор технологических инструментов, которые помогут вам проводить продуктивные и эффективные виртуальные встречи.

Ключевым моментом является определение того, какой из этих инструментов подходит вашей команде. Выбирая инструменты, задайте себе вопрос:

• Какие ключевые функции необходимы для успешного проведения виртуальной встречи? Например, нужно ли, чтобы все вместе работали над документом одновременно? Тогда Google Docs - вероятное решение. Вам нужны члены команды для просмотра демонстрации в реальном времени? Тогда программа для демонстрации экрана для вас.

• Каково среднее количество участников вашей виртуальной встречи? Программное обеспечение для встреч, которое вам понадобится для виртуальной встречи один на один, может сильно отличаться от программного обеспечения, которое позволяет проводить встречу с участием более 15 сотрудников. Убедитесь, что веб-конференция или конференция, которую вы планируете, обеспечивает такую ​​гибкость.

Какова ваша стратегия виртуальных встреч?

Расскажите нам о своей стратегии виртуальных встреч. Какими передовыми практиками вы можете поделиться для успешного проведения виртуальных встреч? Как лучше всего объединить участников в разных залах или на разных континентах? Поделитесь в комментариях ниже.