4 Способы улучшения связи с вашими удаленными командами

Удаленная работа - это новая норма, и в ближайшее время это не изменится.

Исследование, проведенное Gallup, показало, что 51% сотрудников переключились бы на работу в компании с более гибким графиком работы, а наиболее заинтересованные сотрудники тратят от 60 до 80% своего времени на удаленную работу (рост с 20% в 2012 году).

Но технический прогресс, от веб-конференций до программного обеспечения для совместной работы, не может заменить отсутствие связи, в которой многие компании терпят неудачу.

Удаленные сотрудники сообщают, что чувствуют себя изгнанными и обделенными из- за нехватки личного времени со своими командами, а треть таких сотрудников говорят, что у них вообще нет времени для личных встреч со своими командами.

В результате удаленные коллеги говорят, что они с большей вероятностью будут чувствовать, что коллеги ополчились на них, не борются за свои приоритеты и меняют проекты, не предупреждая их.

4 совета по улучшению взаимодействия удаленных команд

Все эти проблемы возникают из-за плохого взаимодействия удаленной команды. Если ваша собственная команда становится все более рассредоточенной, вы должны активно искать области, где общение и взаимодействие, скорее всего, пострадают из-за расстояния.

Следующие четыре шага могут задать тон для удаленной команды, которая будет теплой, инклюзивной и продуктивной.

1. Напишите руководства пользователя и поделитесь ими со своей командой.

Руководство пользователя - это письменное руководство, которое помогает другим (например, вашим коллегам) узнать о вас больше : когда вы наиболее продуктивны, что вас мотивирует, почему вы раздражаетесь и как связаться с вами, когда им срочно что-то нужно.

Если это кажется слишком личным для работы, то в этом суть. Большинство сотрудников проводят больше времени со своими коллегами, чем со своими друзьями и семьями. Несмотря на это, многим из нас остается делать выводы о наших коллегах, от предпочтений в общении до того, что они на самом деле имеют в виду, когда говорят «Ничего страшного» при ответе на запрос.

Удаленные команды не могут позволить себе угадывать, как их коллеги думают, чувствуют и работают. Когда нет возможности прочитать язык тела и другие социальные сигналы через общее личное пространство, лидеры должны поощрять активное общение в своих командах. Руководства пользователя достигают этого, предлагая понимание личных ценностей, стиля работы и предпочтений каждого сотрудника.

Несколько лет назад моя собственная разрозненная команда написала и делилась нашими руководствами для пользователей. Упражнение сработало лучше всего, когда мы разбили наши руководства на шесть разделов:

1. Мой стиль
2. Что я ценю
3. На что у меня нет терпения
4. Как лучше со мной общаться
5. Что люди неправильно понимают обо мне
6. Как мне помочь

Руководства пользователя наиболее эффективны, когда каждый в команде пишет свои собственные, а затем делится ими на сохраненном диске, где они легко доступны. После того, как вы соберете руководства для всех, используйте программное обеспечение для веб-конференций, чтобы проводить групповые собрания, на которых все делятся своими руководствами.

2. Принять асинхронное общение

В большинстве случаев удаленное командное общение происходит в письменной форме, будь то по электронной почте или с помощью программного обеспечения для совместной работы .

Эта проблема? Письменное общение имеет репутацию сложной для расшифровки. Отсутствие личных социальных сигналов в удаленных командах может привести к беспокойству, разобщению и отсутствию инноваций.

Чтобы предотвратить это в вашей собственной команде, по умолчанию практикуется асинхронное общение - отправка сообщений, не ожидая мгновенных ответов. Это наиболее реалистичный способ связаться с удаленными командами, работающими в разных часовых поясах.

Асинхронный - не синоним нечастого; все наоборот. Будучи удаленным руководителем группы, стремитесь к чрезмерному общению. Если ваши ожидания не ясны, вы не можете ожидать, что ваша команда их оправдает.

Если вам действительно нужен мгновенный ответ, обозначьте это, включив некоторую форму «[СРОЧНО]» в строку темы электронного письма или используя функцию «@mention» в программном обеспечении для управления проектами вашей команды .

Создайте и поделитесь документом процесса со всей вашей командой, в котором объясняется, какие действия они должны предпринять, если им нужно сделать срочный запрос, и храните этот документ в том же месте, где находятся руководства пользователя вашей команды.

Зарезервируйте мгновенные ответы для запросов с установленными сроками. Если ваша асинхронная коммуникация ясна, лаконична и объясняет «почему», стоящую за каждым запросом, вам не нужно часто их использовать.

3. Расставьте приоритеты для видеозвонков.

Отсутствие личных социальных сигналов в удаленных командах продолжает возникать по определенной причине. Отсутствие возможности видеть чье-то лицо или язык тела затрудняет общение. Вот почему вашим первым выбором для встреч, еженедельных проверок, ежедневных встреч и т. Д. Должны быть видеозвонки .

Это особенно актуально для неизбежных тяжелых разговоров. Если вам нужно встретиться, чтобы обсудить пропущенные цели, план повышения производительности или аналогичные темы, запланируйте видеозвонок. В таких случаях письменного сообщения недостаточно для решения проблемы.

Все виртуальные встречи следует проводить так, как если бы вы проводили их при личной встрече: сначала изложите основную идею, а затем четко наметьте следующие шаги для своей команды. Если вам нужно сообщить важные новости, заранее постарайтесь сформулировать свое сообщение в позитивном ключе. Всегда заканчивайте встречу, давая время для вопросов и дайте людям знать, где они могут ответить один на один, если это необходимо.

Ваша цель при использовании видео - создать как можно больше личных взаимодействий. В сочетании с четким письменным общением вы создадите психологическую безопасность для своей команды (что имеет решающее значение для удержания сотрудников).

4. Выделите бюджет для личных встреч.

Средний бизнес с удаленным персоналом, работающим полный рабочий день, экономит 10 000 долларов на сотрудника в год. Аналогичным образом, средняя стоимость офисного помещения в США составляет от 8 до 23 долларов за квадратный фут, причем затраты растут вместе с численностью сотрудников .

Такая экономия затрат позволяет лидерам реинвестировать деньги обратно в свой бизнес. Если ваша команда полностью удалена, выделите часть этой экономии на личные встречи за пределами офиса, где ваша команда может встретиться лично.

Объединение всех коллег в одном физическом пространстве создает глубокий уровень доверия и знакомства. Это также идеальное время, чтобы поделиться и укрепить цели компании.

За пределами вашего офиса руководители групп могут поделиться ключевыми достижениями за последние шесть месяцев или года, объявить о новых инициативах на предстоящие кварталы, а также организовать обеды / поездки для команды, чтобы помочь коллегам из разных отделов встретиться друг с другом. Перемежая стратегические занятия с групповыми обедами и прогулками, вы можете создать ощущение тепла, которое превосходит удаленную работу.

Старайтесь лично встречаться со всей вашей организацией хотя бы один раз, если не два раза в год. Постарайтесь выбрать место, которое будет как можно более центральным для как можно большего числа коллег. Это сведет к минимуму расходы для вашего бизнеса, а также время, необходимое сотрудникам для поездок к месту работы и обратно.

Работаем на будущее

Момент удаленной работы еще далек от завершения. По состоянию на февраль 2020 года около пяти процентов американцев работали удаленно на постоянной основе . В свете вспышки COVID-19 это число обязательно вырастет.

Руководители удаленных сотрудников не только извлекают выгоду из повышения производительности, но и должны проявлять инициативу в отношении коммуникации. Если вы сделаете это правильно, вы станете хвастаться, станете счастливее, здоровее и активнее станете в целом.