Секреты успеха: 3 передовых метода организации мероприятий, которым вы можете следовать прямо сейчас

Интернет полон предполагаемых решений для улучшения любой части вашей работы. Все, что вам нужно сделать, это купить это программное обеспечение или использовать эту услугу, и ваша производительность удвоится.

В некоторых случаях это может быть правдой. Однако иногда все, что нужно для успеха, - это выработать ряд передовых практик и следовать им.

В этом отношении организация мероприятий ничем не отличается от любой другой работы. Есть вещи, которые вы должны сделать сейчас, чтобы добиться успеха, когда вы отвечаете за какое-либо мероприятие или мероприятие.

Ниже я собрал три лучших практики организаторов мероприятий, которые, на мой взгляд, являются секретами успеха в этой области. К каждому совету я включил ресурсы и контрольные списки, чтобы упростить внедрение этих передовых методов. Надеюсь, это поможет!

1. Постоянно общайтесь и выстраивайте тактические партнерские отношения.

«Чтобы добиться успеха, вы должны уметь общаться с людьми; они должны быть довольны вашей личностью, чтобы иметь возможность вести с вами дела и строить отношения, основанные на взаимном доверии ». - Джордж Росс

Организация мероприятий похожа на другие социальные профессии в том, что успех зависит не только от того, что вы знаете; это то, кого вы знаете.

Возможно, вам или вашей компании по планированию мероприятий не удастся знать все мелочи о бизнесе. Итак, нетворкинг и построение стратегического партнерства - идеальные способы восполнить эти пробелы в талантах и ​​знаниях.

Присоединяйтесь к нескольким различным группам и ассоциациям онлайн-планировщиков мероприятий, чтобы быть в курсе, кто есть кто на сцене, а также узнавать, когда грядут крупные сетевые события.

Кроме того, рассмотрите возможность присоединения к этим группам LinkedIn, чтобы продолжить рост вашей сети:

• Планирование мероприятий и организация мероприятий
• Менеджеры мероприятий
• Новости индустрии мероприятий
• Ассоциация планирования и управления мероприятиями

После того, как вы построили свою сеть, вам нужно максимально использовать ее. В SocialTables есть список советов , которые улучшат ваш партнерский маркетинг и впоследствии построят вашу бизнес-сеть по планированию мероприятий:

 Создать список рассылки

Пришло время покопаться в этой коробке с визитками, которую вы собирали годами, и составить официальный список рассылки. Это лучше всего подходит для электронной почты, поскольку стандартная почта занимает больше времени и стоит дороже.

Оставаясь на связи, вы будете помнить о своих знакомых, и они с большей вероятностью ответят. Отправляйте им электронные письма в праздники, дни рождения и любые другие знаменательные даты.

 Конец года "спасибо"

Никогда не забывайте о силе «спасибо», когда ваша сеть вмешивается, чтобы помочь вам, не только сразу после дела, но и в конце года, когда все размышляют о прошедшем году.

 Сюрприз и восторг

Термин «удивление и восторг» возник в мире маркетинга . Это довольно просто; вы «удивляете» своего клиента подарком, предназначенным для того, чтобы «порадовать» его. Однако в этом случае вы удивите и порадуете свои сетевые подключения. Эти подарки не обязательно должны быть огромными, но чем полезнее, тем лучше, например подарочные карты Amazon или книги, относящиеся к их работе.

 Проводите мероприятия для сетевых партнеров

Поскольку ваша сеть проходит для вас с вашими собственными мероприятиями, почему бы не организовать их только для них? Эти мероприятия идеально подходят для того, чтобы оставаться на связи с вашей сетью, а также дать вашим партнерам возможность познакомиться с другими полезными связями. Подобные мероприятия должны быть небольшими и интимными, например, аренда места в баре только для вашей группы.

Нетворкинг всегда важен, независимо от вашей области, но для организаторов мероприятий ваша сеть - бесценный ресурс, без которого вы не можете жить.

Связанное чтение: « Полное руководство по укреплению отношений на вашем сетевом мероприятии »

2. Создайте временные рамки и контрольные списки для планирования

«Успех зависит от предыдущей подготовки, а без такой подготовки неизбежен провал». - Конфуций

События - это сложные машины с множеством движущихся частей, включая людей, активы и несколько внешних переменных.

В то время как некоторые из этих переменных (например, погода или стихийные бедствия) находятся вне вашего контроля, большинство других шестеренок в машине находятся под вашим контролем. Но, учитывая так много факторов, вам нужны временные рамки и контрольные списки, чтобы отслеживать все это.

Что касается контрольного списка вашего мероприятия, вот основные сведения о том, что вам нужно подготовить, чтобы обеспечить успешное мероприятие (шаги в порядке):

 Ставьте цели 

Любой желаемый результат для конкретного события - это цель. Примеры включают: количество участников, внимание прессы, новые подписчики по электронной почте, цели сбора средств и т. Д.

 Создайте бюджет

Что планируете потратить на это мероприятие? Включите расходы на персонал, стоимость места проведения, питание, развлечения / гонорары, маркетинг, программное обеспечение для управления мероприятиями и любые другие технологии, которые могут вам понадобиться.

 Выберите место и дату

Выберите место, соответствующее целям вашего мероприятия; рассмотреть все удобства места проведения, такие как технологии, парковка и местоположение; и выберите дату (а также резервные даты) для вашего мероприятия.

 Книжные колонки

Выберите оратора, который так или иначе связан с вашим делом, и закажите того, кто будет предлагать гостям напитки в это время.

 Настроить регистрацию

После того, как вы преодолели все основные логистические препятствия, пора регистрировать гостей. Рассмотрите возможность онлайн- регистрации, чтобы упростить отслеживание гостей.

 Продвигайте свое мероприятие

Обратитесь к своим потенциальным участникам, продвигая свое мероприятие по всем каналам, включая телефон, электронную почту , контент-маркетинг и социальные сети .

 Настройте место проведения и проведите мероприятие

Соберите все это под одной крышей. Обязательно: Позвоните всем поставщикам и поставщикам провизии, чтобы дважды проверить расписания, дважды проверить место проведения, по крайней мере, за неделю, чтобы предвидеть любые проблемы, и протестируйте все оборудование за несколько дней до мероприятия.

 Оцените свой успех и поговорите с гостями и клиентом

Используйте функции отчетности своего программного обеспечения для управления мероприятиями, чтобы узнать, достигли ли вы ожидаемых цифр, и обратитесь к своим гостям и клиентам, чтобы они остались довольны.

Эти шаги являются основой любого события, однако некоторые события требуют более подробной информации. Этот контрольный список может быть гибким в зависимости от типа мероприятия, которое вы планируете проводить.

Связанное чтение: « Полный контрольный список мероприятий по сбору средств для некоммерческих организаций »

3. Делегируйте задачи и обязанности

Вы не сможете сделать все это, как бы сильно вы этого ни хотели. Руководство командой мероприятия требует доверия и командной работы, что означает делегирование некоторых обязанностей другим членам команды.

Между тем, вы можете заниматься более широкими аспектами планирования мероприятий, такими как обеспечение того, чтобы все были там, где они должны быть, бюджет в минусе и отношения с клиентами.

Помните, что делегирование - это не то же самое, что просто выкрикивать приказы и распределять занятую работу. Речь идет о разделении ответственности между членами команды, чтобы выполнить большую задачу за меньшее количество времени.

Согласно Everwall , есть пять задач по планированию мероприятий, которые вы должны делегировать остальной части вашей команды:

 Связь с поставщиком
Не всякая переписка с поставщиками должна вестись вами, даже если вы проводите мероприятие. Ваши помощники и другие члены команды должны быть полностью оснащены для сбора информации от поставщиков и передачи им информации о логистике по мере необходимости.

 Регистрация и регистрация
Волонтеры идеально подходят для этого вида работы. Создание столов регистрации - долгий и трудный процесс, который отнимет у вас драгоценное время, которое вы можете использовать для наблюдения за остальной частью мероприятия. Как вы будете дважды проверять расстановку столов или поддерживать расписание мероприятий, если вы собираете билеты и раздаете именные значки?

 Ходьба по полу
Вы не единственный, кто может пройти по полу мероприятия, чтобы убедиться, что все в порядке. Поручите другим членам вашей команды не обращать внимания на определенные области, чтобы удостовериться, что все потребности удовлетворены.

 Обслуживание клиентов
Пока вы следите за ходом вашего мероприятия, члены команды могут позаботиться о потребностях гостей мероприятия, например, проверить пальто, направить гостей на свои места и помочь с любой другой необходимой информацией.

 Обязанности после мероприятия

Пока вы решаете любые незавершенные дела, такие как платежи поставщикам или решение проблем, связанных с местом проведения, ваша команда может сосредоточиться на очистке и запуске программ опроса посетителей.

Брать на себя слишком много обязанностей - плохое качество. Это приводит только к истощению, замешательству и, в конечном итоге, к неудаче для организатора мероприятий. Хороший организатор мероприятий знает, когда действовать, а когда делегировать полномочия.

Связанное чтение: « Руководство Power Rangers по созданию отличной команды по управлению событиями »

Другие советы и ресурсы по планированию мероприятий

Есть ли какие-либо передовые методы планирования мероприятий, которые, по вашему мнению, должны были попасть в этот список? Что сработало для вас в прошлом? Обязательно дайте мне знать в разделе комментариев ниже!

После того, как вы внедрите эти передовые методы в свою систему планирования мероприятий, вы, вероятно, определите другие области для улучшения. Блог управления событиями Platforms полна руководства, советы, программное обеспечение и другие ресурсы , чтобы улучшить свой опыт планирования. Если вам понравилась эта статья, вот несколько других, которые могут вас заинтересовать:

• Полное руководство о том, как начать свой бизнес по планированию мероприятий
• Все, что вам нужно, чтобы написать эффективный бизнес-план по планированию мероприятий
• 5 важных вещей, которые вам понадобятся при заключении контракта с организатором мероприятий