5 важных вещей, которые вам нужны в контракте с организатором мероприятий

7 сентября 2021 в 15:18

Вы помните, когда вы были ребенком, и ваши родители обещали вам что-то, будь то день в парке или подарок, но они оставили вас в неведении относительно деталей?

Когда я был маленьким, отец пообещал мне некую игрушку Трансформеры, которую я давно хотел. Я спрашивал его об этом каждые несколько дней, и он всегда обещал отвезти меня за этим. Я не могу точно вспомнить, сколько времени прошло, прежде чем он взял меня, чтобы получить его, но этого было достаточно, чтобы расстроиться, поскольку он так и не дал мне четкого ответа, когда это произойдет.

Ужасно иметь дело с этой неопределенностью.

Став взрослым, я теперь понимаю необходимость такой гибкости, давая ребенку обещание; однако такая гибкость не сулит ничего хорошего в профессиональном мире. У всех нас есть ожидания в отношении нашей профессиональной деятельности, которые, как мы ожидаем, будут выполнены, и планирование мероприятий не является исключением.

Ожидается, что как организатор мероприятий вы обеспечите успех указанного мероприятия с помощью предлагаемых вами рекомендаций и предоставляемых вами услуг. Прежде чем эти ожидания оправдаются, они должны быть четко определены в контракте с организатором мероприятий, чтобы не только установить уверенность между вами и вашим клиентом, но и защитить вас от разветвлений любых препятствий, которые могут возникнуть.

Вот пять вещей, которые каждый организатор мероприятий должен включить в свой контракт.

1. Объем услуг

Кому не нужны ди-джеи с котятами в качестве услуг для проведения мероприятий?

Любое соглашение о предоставлении услуг должно содержать четкие ожидания относительно того, что это за услуги. Если эти услуги изложены в общих чертах и не определены конкретно, вы открываете возможность для судебных исков из-за «неудовлетворенных» ожиданий.

Вы будете:

Укажите место проведения или найдите и забронируйте место для мероприятия.
Обеспечить кейтеринг
Управляйте всем событийным маркетингом (социальным, традиционным и т. Д.)
Предоставьте персонал для мероприятий на месте
Предоставляем все аудио / видео оборудование
[Вставьте любую другую конкретную услугу по организации мероприятий, которую вы предоставите]

Если ваша организация по планированию мероприятий решит обратиться к сторонним поставщикам для предоставления каких-либо из этих услуг, в контракте следует указать, кто эти поставщики и на какие услуги они будут заключены.

Я рекомендую перечислить эти услуги в маркированных списках (как это было сделано выше), чтобы упростить сканирование контракта и не потерять какие-либо услуги в блоке текста.

2. Условия отмены

Мероприятия не всегда идут по плану, и иногда организатору мероприятия приходится отменять свои планы. Положение об отмене гарантирует, что ваша компания получит оплату за уже выполненную работу, что бы ни случилось.

Во-первых, в этих пунктах следует указать, что любые депозиты или сборы, уплаченные до момента отмены, не подлежат возврату. Подобные пункты не только защищают ваш доход от любой уже выполненной работы, но и уменьшают вероятность отмены. Чем больше кто-то должен потерять из-за отмены бронирования, тем меньше вероятность, что они воспримут это как вариант.

Во-вторых, эти пункты должны включать условия того, что составляет действительную отмену мероприятия (потенциальная низкая посещаемость, отсутствие финансирования, поврежденное место или медицинские причины), сколько времени до мероприятия нужно отменить, прежде чем с них будет снята полная сумма. , и сколько им будет стоить каждая точка отмены на временной шкале.

3. График платежей

Если вы не пользуетесь услугами по планированию мероприятий в качестве благотворительной, важно указать все платежные реквизиты в вашем контракте с организатором мероприятий.

На самом деле, для полноты, я бы рекомендовал включить в контракт предполагаемый бюджет мероприятия. Бюджет должен давать примерное представление о том, на что вы рассчитываете потратить на планирование и организацию этого мероприятия.

Хотя бюджет не обязательно должен быть точным (поскольку не все идет по плану), важно записывать свои лучшие оценки того, сколько мероприятие будет стоить вашей фирме, чтобы избежать конфликта с вашим клиентом. Вы всегда можете пересмотреть изменения и варианты бюджета, когда планирование начнется.

После определения бюджета вам необходимо составить график платежей, которому должен следовать ваш клиент. Независимо от того, желает ли ваш клиент произвести оплату полностью и авансом или оплатить услуги по планированию со временем, вы должны согласовать график платежей в контракте, который включает:

Комиссии для клиента (например, сборы за отмену, наем сторонних поставщиков и т. Д.)
Депозиты
Общая сумма к оплате

Вы же не хотите, чтобы вас оставили на крючке из-за платежей без какой-либо правовой защиты (если до этого дойдет).

4. Положение о компенсации

Положение о возмещении убытков призвано защитить вас и вашу фирму по организации мероприятий от судебных исков из-за халатности со стороны вашего клиента. В соответствии с этим пунктом ваш клиент не может возлагать на вас ответственность за любые травмы, убытки или убытки, возникшие в результате предпринятых им действий, и наоборот.

Эти пункты просты :

«Возмещение. За исключением претензий, возникающих в результате отдельной халатности или умышленных действий Стороны, которые остаются личным обязательством этой Стороны, каждая Сторона соглашается защищать, возмещать убытки и оградить другую Сторону и ее директоров, должностных лиц и сотрудников от претензий, возникающих от фактического или предполагаемого действия Стороны, бездействия, ошибки или бездействия при выполнении своих обязательств по настоящему Соглашению или любому применимому закону или постановлению ».

5. Оговорка о прекращении действия

Оговорка о прекращении, также известная как оговорка о форс-мажоре , предоставляет вашей фирме по планированию мероприятий юридическое покрытие, если услуги должны быть отменены из-за обстоятельств, не зависящих от вас. Эти обстоятельства варьируются от экстремальных погодных условий (например, ураганов, торнадо и наводнений) до столкновений с астероидами (вы никогда не знаете).

Этот пункт дает вам право отменять услуги и обязательства при определенных обстоятельствах, а также определять, является ли эта отмена временной приостановкой или окончательной отменой.

Следующие пункты должны быть охвачены вашим положением о расторжении:

Определение охватываемых обстоятельств
Кто имеет право отменять услуги
Что будет, если такое событие произойдет (мероприятие перенесено? А как насчет платежей?)

Согласно Стандартам контрактов , забвение таких стандартов имеет болезненные последствия:

«В отсутствие оговорки о форс-мажоре стороны контракта остаются на произвол судьбы узких договорных доктрин общего права о« неосуществимости »и« несоблюдении цели », которые редко приводят к оправданию исполнения».

Примеры контрактов с организаторами мероприятий

Следуйте схеме этих примеров контрактов, чтобы составить свой собственный контракт с организатором мероприятий:

Другие ресурсы для планирования мероприятий

Теперь, когда у вас есть строительные блоки для вашего контракта с планировщиком мероприятий, вам понадобится программное обеспечение для управления всеми вашими контрактами, клиентами и мероприятиями по планированию мероприятий. Чтобы сделать правильный выбор в отношении любого программного обеспечения для управления мероприятиями и контрактами , обязательно ознакомьтесь с некоторыми из наших 200 000 обзоров в наших каталогах программного обеспечения!

Для любых других ресурсов или руководств в блоге по управлению событиями Platforms есть много других:

Ищете программное обеспечение для управления мероприятиями? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для управления событиями Platforms .