Цитрос Архив

Цитрос Архив - специализированная система управления информационными ресурсами и корпоративным контентом для архивирования и организации документов. Обеспечивает централизованное хранение, управление жизненным циклом документов и контролируемый доступ к информационным ресурсам предприятия.

Основные возможности:

• Загрузка документов - импорт файлов
• Организация архива - структурирование
• Управление метаданными - описание документов
• Управление версиями документов - контроль изменений
• Управление жизненным циклом - от создания до удаления
• Управление доступом - контроль прав
• Поиск документов - эффективный доступ
• Индексирование - быстрый поиск
• Полнотекстовый поиск - поиск по содержимому
• Управление сроками хранения - контроль времени
• Управление удалением - уничтожение документов
• Отчетность - формирование документов

Функции загрузки документов:

• Импорт единичного документа - загрузка файла
• Пакетный импорт - загрузка множества файлов
• Поддержка форматов - PDF, DOC, XLS и др.
• Управление размером файлов - контроль объема
• Проверка целостности - верификация файлов
• Кэширование документов - ускорение доступа

Функции организации архива:

• Создание структуры архива - иерархия папок
• Организация по фондам - коллекции документов
• Организация по описям - каталоги
• Организация по датам - хронологический порядок
• Организация по категориям - тематическое разделение
• Управление иерархией - вложенная структура

Функции управления метаданными:

• Определение полей метаданных - описательные атрибуты
• Редактирование метаданных - изменение описания
• Управление словарями - стандартизированные значения
• Управление классификаторами - категоризация
• Управление таксономией - иерархия терминов
• Автоматическое заполнение - извлечение информации

Функции управления версиями:

• Ведение версий документов - история
• Управление номерами версий - нумерация
• Откат к предыдущей версии - восстановление
• Сравнение версий - анализ отличий
• Управление основной версией - текущая версия
• Управление черновиками - неопубликованные

Функции управления жизненным циклом:

• Определение состояний документа - этапы
• Управление переходами между состояниями - движение
• Управление сроками выполнения переходов - контроль времени
• Управление условиями переходов - логические условия
• Управление действиями при переходах - автоматические действия
• Управление ролями при переходах - кто может переводить

Функции управления доступом:

• Определение ролей - типы пользователей
• Назначение прав ролей - что может делать роль
• Управление доступом к документам - кто может видеть
• Управление доступом по уровню секретности - классификация
• Управление делегированием прав - передача полномочий
• Управление тамперпруфом - защита от изменений

Функции поиска документов:

• Поиск по названию - поиск по имени файла
• Поиск по метаданным - поиск по описанию
• Полнотекстовый поиск - поиск в содержимом
• Поиск с использованием фильтров - выборка по критериям
• Поиск с использованием сохраненных запросов - часто используемые
• Расширенный поиск - сложные условия

Функции индексирования:

• Автоматическое индексирование - при загрузке
• Переиндексирование - обновление индекса
• Управление стоп-словами - исключаемые слова
• Управление синонимами - похожие слова
• Управление морфологией - грамматические формы
• Инкрементальное индексирование - обновление только нового

Функции управления сроками хранения:

• Установка сроков хранения - определение времени
• Управление статусом хранения - текущее состояние
• Мониторинг истечения сроков - отслеживание
• Автоматическое перемещение документов - архивирование
• Уведомление об истечении - оповещение
• Управление продлением сроков - увеличение времени

Функции управления удалением:

• Мягкое удаление - логическое удаление
• Жесткое удаление - физическое удаление
• Управление корзиной - восстановление
• Управление уничтожением - окончательное удаление
• Аудит удаления - логирование
• Требование на уничтожение - заявки

Применение:

• Компании с большим документопотоком
• Государственные учреждения
• Компании управления недвижимостью
• Финансовые организации
• Компании страхования
• Компании здравоохранения
• Компании образования

Интеграции:

• Системы управления документами
• Системы управления предприятием (ERP)
• Системы управления отношениями (CRM)
• Системы управления контентом (CMS)
• Системы управления данными (MDM)
• Системы управления информацией (ИМС)
• API для интеграции

Технические характеристики:

• Тип ПО - система управления информационными ресурсами
• Развертывание - локальное или облачное
• Архитектура - модульная архитектура
• Доступ - веб-интерфейс, десктопное приложение
• Масштабируемость - от малых до крупных объемов
• Производительность - оптимизирована для больших хранилищ
• Безопасность - защита документов
• Надежность - высокая доступность
• Интеграции - API для подключения

Компоненты системы:

• Модуль загрузки - импорт документов
• Модуль организации - структурирование
• Модуль метаданных - описание документов
• Модуль поиска - навигация
• Модуль управления доступом - контроль прав
• Модуль управления жизненным циклом - этапы
• Модуль отчетности - формирование документов

Функции администратора:

• Управление пользователями - создание учетных записей
• Управление ролями - назначение прав
• Управление архивом - добавление и редактирование
• Управление правилами жизненного цикла - установка процессов
• Управление метаданными - определение полей
• Мониторинг системы - отслеживание работы
• Резервное копирование - сохранение данных

Основные отчеты:

• Отчет о составе архива
• Отчет о количестве документов
• Отчет о сроках хранения
• Отчет об использовании пространства
• Отчет о деятельности пользователей
• Отчет о доступе к документам

Функции обработки информации:

• Оцифровка документов - сканирование
• OCR обработка - распознавание текста
• Форматирование документов - стандартизация
• Извлечение текста - получение содержимого
• Анализ содержимого - изучение информации

Преимущества:

• Централизованное хранилище - все документы в одном месте
• Контроль доступа - защита информации
• Управление жизненным циклом - от создания до удаления
• Быстрый поиск - эффективная навигация
• Соответствие требованиям - управление сроками хранения
• Аудит операций - полная история
• Масштабируемость - рост объемов
• Интеграция - работа с системами

Типы документов:

• Текстовые документы
• Таблицы
• Электронные письма
• Рисунки
• Фотографии
• Видео
• Веб-страницы

Типы пользователей:

• Документалисты - работа с архивом
• Администраторы - управление системой
• Конечные пользователи - поиск документов
• Аналитики - анализ содержимого
• Руководители - контроль и планирование

Стандарты и соответствие:

• Разработка - собственная разработка
• Назначение - управление информационными ресурсами
• Соответствие требованиям - управление сроками хранения

Правовые аспекты:

• Разработчик - ООО «ЦИТРОС»
• Разработка - собственная разработка
• Назначение - система архивирования документов
• Применение - управление информационными ресурсами и корпоративным контентом