Необходим бизнес или модная мода? Руководители бизнеса объясняют, зачем вам действительно нужно программное обеспечение для управления проектами.

От Cabbage Patch Kids до Beanie Babies и Furbies американцы склонны впадать в безумие потребителей по поводу определенных продуктов, хотят они этого на самом деле или нет.

«Если тот парень действительно этого хочет, я тоже должен это иметь».

Хотя это не способ вести бизнес, но если вы услышали, что ваши конкуренты используют то, чем вы не пользуетесь, вы должны перед своим бизнесом изучить эти инвестиции.

Возьмем , к примеру, программное обеспечение для управления проектами .

Согласно нашему исследованию, более половины (57%) малых предприятий США уже используют программное обеспечение для управления проектами (PM). Из тех, кто этого не делает, более 25% либо планируют внедрить программное обеспечение PM в следующие два года, либо уже оценивают свои возможности.

Если вы относитесь к 18% руководителей малого бизнеса, которые либо не имеют программного обеспечения для управления проектами, либо не планируют его внедрять, эти цифры могут указывать на серьезный случай FOMO.

Но вы должны знать, во что вы инвестируете, прежде чем тратить деньги просто потому, что ваши конкуренты делают это.

Драйверы для выбора ПО для управления проектами

Мы спросили руководителей бизнеса и руководителей проектов, почему они решили инвестировать в программное обеспечение для управления проектами, когда они это сделали. Вот что мы слышали.

1. Отслеживание задач в организации

Лиз МакКуиллан , менеджер проектов из Флориды, сказала, что отслеживание задач в ее организации - с участием как руководителей проектов, так и менеджеров, не связанных с проектами, - послужило для нее стимулом к ​​внедрению инструмента управления проектами.

Как выглядит отслеживание задач в инструменте управления проектами?

Посмотрите эту демонстрацию видео от Easy Project :

Демонстрация отслеживания задач ( Источник )

Вы ищете инструмент управления проектами, который поможет легко отслеживать задачи в вашей организации?

Ознакомьтесь с нашим отчетом «Топ-20 самых удобных программ для управления проектами»

2. Последовательное общение

Джейсон Кейтон , менеджер по глобальным проектам DePuy Synthes, говорит, что способность «надежно и мгновенно сообщать о статусе любого конкретного проекта» была его основным стимулом для инвестиций в программное обеспечение для управления проектами.

Плохое общение считается основной причиной неудач почти в 30% неудачных проектов, поэтому для руководителей бизнеса важно устранить как можно больше препятствий на пути к эффективному общению по проекту. Программное обеспечение для управления проектами со встроенным инструментом совместной работы позволяет проектным группам обмениваться обновлениями статуса и другой информацией в разных местах и ​​часовых поясах.

Если вы все еще используете электронную почту для обмена важной информацией о проекте, пора внести изменения. Взгляните на эту диаграмму, показывающую, как использовать ваш инструмент совместной работы PM вместе с другими каналами, из нашей статьи об эффективных инструментах коммуникации проекта :

Ваши команды борются с совместной работой над проектами?

Ознакомьтесь с нашим каталогом программного обеспечения для совместной работы, отфильтрованным по вариантам с функциями управления проектами

3. Поддержка передовых методов управления проектами.

Джефф Рейсс , менеджер проектов и автор, предупреждает, что программное обеспечение для управления проектами полезно только для поддержки лучших практик управления проектами, а не вместо них.

Так что это значит для вашего бизнеса? Убедитесь, что у вас есть хорошие менеджеры проектов, прежде чем начинать тратить деньги на программное обеспечение для управления проектами. Одно невозможно без другого, но люди на первом месте.

Согласно отчету PMI « Пульс профессии за 2018 год» , компании, инвестирующие в развитие своих талантов, способностей и культуры в области управления проектами, достигают значительно более высоких показателей успешности проектов (92% против 32% для отстающих).

Эйлин О'Лафлин, старший аналитик по управлению проектами Platforms , предлагает следующие советы, как превратить ваших сотрудников в проектных ниндзя:

1. Поощряйте межфункциональное общение
2. Вовлекайте все заинтересованные стороны
3. Предоставьте командам гибкость и свободу и вознаграждайте за инновационное решение проблем
4. Используйте роящееся поведение для решения проблем
5. Используйте опыт, контекст и социальную осведомленность
6. Создавайте связи и поддерживайте одноранговую сеть

Подробнее читайте здесь .

4. Управление отставанием

Как узнать, что было сделано, а что еще нужно сделать по проекту? Доска и маркеры в конференц-зале? Заметки? Хорошая память?

После определенного момента эти методы не помогут. Именно это побудило Джордана Дантона , координатора международных бизнес-проектов, инвестировать в программное обеспечение для управления проектами.

Другими словами: программное обеспечение для управления проектами - это расширенная версия диаграммы Ганта, которая показывает зависимые задачи, которые необходимо выполнить, с течением времени.

Скриншот диаграммы Ганта в TeamGantt ( Источник )

Большинство программного обеспечения для управления проектами построено на основе диаграммы Ганта , одного из старейших и самых надежных инструментов управления проектами в книге. Вы по-прежнему можете рисовать диаграммы Ганта вручную , но это рекомендуется только для новизны.

Что побудило вас купить программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами предлагает гораздо больше функций, чем мы упомянули здесь. Что я пропустил, что повлияло на ваши инвестиции? Управление бюджетом? Учет времени? Управление рисками?

Что стало тревожным сигналом, который сказал вам, что пришло время инвестировать в инструмент управления проектами? Сообщите мне в комментариях, почему эта функция так важна для ведения вашего бизнеса.

А чтобы убедиться, что вы получаете максимальную отдачу от своего программного обеспечения для управления проектами, следите за нашим блогом по управлению проектами .

Вот несколько недавних статей, которые помогут вам начать:

• 3 совета по сдерживанию увеличения объема работ в вашем бизнесе

Примечание. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами для демонстрации функции в контексте и не предназначены для одобрения или рекомендаций. Они были получены из источников, которые на момент публикации считались надежными.