Чтобы сделать общение и совместную работу эффективными и легкими для ваших межфункциональных команд, требуются стратегические изменения в вашей организации. Изучите некоторые из лучших практик, чтобы этого добиться.

На днях я поссорился со своим соседом по квартире. Мы перегружены работой и обвиняли друг друга в том, что мы не разделяем обязанности по дому. Никто из нас не сдерживал свое эго и не заботился о решении проблемы. Мы просто перестали общаться.

Чтобы решить эту проблему, мы оба безо всяких согласований получили припасы для нашей общей кухни. В итоге мы купили больше предметов, чем требовалось, потратили лишние деньги и нарушили наш ежемесячный бюджет.

То же самое и с бизнесом. Если у вас есть общая бизнес-цель и кросс-функциональные команды, каждая команда должна собраться вместе и использовать свои уникальные навыки для достижения бизнес-цели.

Но если кросс-функциональные команды не взаимодействуют, конфликтуют или не доверяют друг другу, это может, среди прочего, привести к плохо управляемым проектам, плохим результатам, неудовлетворенным клиентам, низким доходам бизнеса.

Как же тогда сделать это правильно? Вы можете следовать определенным передовым методам, чтобы наладить здоровое межфункциональное общение и сотрудничество между членами вашей команды.

5 лучших практик межфункционального общения для улучшения совместной работы

Пытаясь наладить коммуникацию и сотрудничество между многофункциональными командами, знайте, что это требует усилий как со стороны сотрудника, так и со стороны руководства. Лучшие практики, которые мы здесь обсуждаем, предложат вам советы по осуществлению изменений на уровне сотрудников, а также на уровне управления или организации.

1. Создайте основу для облегчения общения.

Без структуры, которая определяет, когда и как взаимодействовать и координировать свои действия, вы не можете рассчитывать на беспрепятственное взаимодействие и реализацию проекта, даже если у вашей команды есть лучшие инструменты для совместной работы и общения.

Чтобы создать платформу коммуникации для кросс-функциональной команды, вам понадобится следующее:

• Определенные цели проекта, основные этапы проекта и результаты
• Хорошо продуманный кросс-функциональный рабочий процесс и ожидаемые взаимозависимости
• Выбранные каналы связи (онлайн и офлайн)
• Заранее определенная частота обновления проекта и цикл обратной связи
• Определены обязанности каждого члена команды и определены лица, принимающие решения
• Процессы отслеживания и измерения прогресса с возможностью повторения и корректировки курса

Вам нужно будет провести стартовые собрания проекта, чтобы согласовать всех членов команды с вышеупомянутыми элементами. Это поможет вам смягчить потенциальные конфликты из-за неясности цели. Это обеспечит прозрачность рабочего процесса и мотивирует членов вашей команды, способствуя более плавному общению и координации.

2. Предложите форумы взаимодействия для повышения прозрачности

Одна из многих причин отсутствия межфункциональной коммуникации и сотрудничества между командами - это непонимание ролей и приоритетов друг друга. Кроме того, существует неосведомленность о наборах навыков, доступных в разных командах.

Рассмотрите возможность проведения межведомственных ознакомительных встреч и поощрения к участию менеджеров из разных команд. Каждая команда может кратко и неформально рассказать о своих текущих и предстоящих проектах, целях отдела и доступных наборах навыков. Это поможет им найти общие черты, выявить возможности сотрудничества и устранить межведомственную неэффективность.

В отчете Gartner обсуждает пример такого сотрудничества между отделом кадров и коммуникационной командой ( полный отчет доступен только для клиентов Gartner ). В отчете упоминается, что, хотя руководители отдела кадров и коммуникаций понимают ролевые профили друг друга, они не понимают целей друг друга.

Поэтому рекомендуется, чтобы руководители отделов сели, чтобы составить карту совпадения между их KPI и провести мозговой штурм, чтобы помочь друг другу в достижении соответствующих KPI.

3. Подготовьтесь к урегулированию конфликтов, чтобы разгладить складки.

Кросс-функциональные или многофункциональные команды сложны и структурно разнообразны, что делает их склонными к конфликтам. Межличностные конфликты и межгрупповые конфликты - это два основных типа конфликтов, с которыми могут столкнуться такие команды.

Межличностные конфликты проявляются, когда два человека не соглашаются и не могут ответить мирно или положительно. Межгрупповые конфликты проявляются, когда две группы или команды не согласны друг с другом в отношении своих целей и задач.

Однако конфликты, возникающие из-за разницы во мнениях, не всегда являются негативными и фактически могут быть положительными факторами изменений и роста, если их правильно разрешить.

Вот несколько способов помочь вам разработать функциональную систему управления конфликтами:

1. Настройте систему консультирования сотрудников, в которой каждой команде назначается советник. Любой сотрудник, столкнувшийся с конфликтом, может обратиться за советом к этому проверенному профессиональному консультанту для решения.
2. Создавайте фиктивные команды и выполняйте ролевые игры, чтобы помочь членам команды понять точки зрения друг друга и укрепить командный дух.
3. Назначьте менеджера, который наблюдает за поведением сотрудников и команды и вмешивается в случае конфликта или предсказуемого конфликта.
4. Содействуйте позитивному поведению, например, активному слушанию и ответам, а не реакциям, с помощью бесед с руководством, веб-семинаров по управлению персоналом и коучинговых сессий для сотрудников.

4. Содействовать наставничеству и наставничеству для развития сотрудничества.

Компании часто сталкивают сотрудников друг с другом. Это заставляет сотрудников сосредотачиваться на себе и своей работе вместо того, чтобы помогать или обучать других.

В другом отчете Gartner объясняется, что компании устанавливают KPI, которые ориентированы на индивидуальные цели и показатели, но не на обучение и помощь другим. Это увеличивает конкуренцию между сотрудниками, поскольку они постоянно пытаются превзойти друг друга. Такое поведение препятствует наставничеству и помощи другим и снижает шансы на сотрудничество и общение между коллегами ( полный отчет доступен только для клиентов Gartner ).

Чтобы этого не произошло на вашем предприятии, пересмотрите свои показатели эффективности, чтобы:

• Определите конкретные мероприятия или инициативы по коучингу и наставничеству как отдельные ключевые показатели эффективности. Например, обучение других внутри и вне команды развитию ИТ-знаний.
• Фактор достижения общих командных целей в индивидуальных оценках для повышения общей ответственности. Например, сотрудничество с менеджерами по продуктам и ИТ-командами для решения проблем.
• Приведите примеры ожидаемого индивидуального отношения и поведения, чтобы установить ориентир. Например, регулярный обмен конструктивными отзывами с различными заинтересованными сторонами или частая рассылка обновлений.
• Предлагайте общественное признание (через электронные письма от пожилых людей или продвигайте в интранете истории сотрудничества и коучинга коллег) в качестве стимулов, а не просто финансового вознаграждения.

5. Подружитесь с технологиями для эффективной межфункциональной совместной работы.

Для эффективного общения и сотрудничества требуется нечто большее, чем мягкие навыки. Если у вашей команды нет нужных инструментов и технологий, они застрянут в петле бесконечных писем. Для кросс-функциональных удаленных команд ситуация может быть намного хуже .

Вашей многофункциональной команде с внутренними или удаленными сотрудниками нужны инструменты, которые помогут им быстро общаться и работать вместе в режиме реального времени. Они должны иметь возможность планировать видеозвонки, проводить веб-конференции , общаться в режиме реального времени, обновлять и поддерживать центральную базу данных, а также управлять рабочими процессами.

Помните, что даже если вы получите лучший инструмент, вам все равно понадобится поддержка со стороны ваших команд и ключевых заинтересованных сторон. Если они не чувствуют себя уверенными или неудобными при использовании программного инструмента, ваши вложения принесут вам отрицательную прибыль.

Чтобы уменьшить трение и сопротивление между командами и упростить им переход к определенному инструменту, вот три способа сбора отзывов о вашем поиске программного обеспечения и три эффективных способа заручиться поддержкой ваших команд .

Последние мысли

Есть определенные советы, которые пригодятся вам, когда вы решите революционизировать методы коммуникации в своих кросс-функциональных командах или активизировать кросс-функциональную коммуникацию в своей организации в качестве культурного изменения.

• Проведите личную встречу с менеджерами разных команд, чтобы понять проблемы, с которыми сталкиваются их команды, когда дело доходит до межфункционального общения. Вы даже можете опросить своих сотрудников, чтобы понять их мысли о межфункциональном общении и стоящих перед ними проблемах.
• Вам необходимо настроить и поддерживать непрерывный процесс оценки и аудита межфункциональной коммуникации. Это поможет вам определить и устранить изменения в целях и приоритетах межфункциональной коммуникации. Вы можете проводить регулярные встречи со своими командами, чтобы решить любые проблемы, с которыми они могут столкнуться при переходе от одного многофункционального проекта к другому.
• Хотя рамки, инструменты, передовые практики и т. Д. Для совместной работы и общения очень вам помогут, вам также необходимо сосредоточиться на формировании правильной команды для повышения продуктивности и эффективности. Имейте в виду, что лучшая команда не всегда состоит из отдельных успешных людей. Цель должна заключаться в создании достаточно сбалансированной команды, чтобы хорошо работать вместе и эффективно сотрудничать.