Жизненный цикл документа – путь документа от появления до окончания хранения: создание или поступление, регистрация, согласование, подписание, исполнение, хранение в делах и архиве, уничтожение или передача на постоянное хранение. Системы документооборота управляют документом на каждом этапе.
Основные этапы
- Создание проекта или получение документа.
- Регистрация и присвоение номера.
- Согласование и подписание.
- Рассылка и исполнение поручений.
- Оперативное хранение в делах по номенклатуре.
- Архивное хранение и экспертиза ценности.
- Уничтожение по акту или передача на постоянное хранение.
Автоматизация
СЭД и ECM-системы задают статусы документа и правила перехода между ними, роли участников и сроки; модуль архива контролирует сроки хранения и готовит документы к уничтожению или передаче.
Что важно
- Сохранение юридической значимости на всех этапах.
- Журнал действий с документом.
- Соответствие правилам делопроизводства и архивного хранения.
