Введение
Кадровый учёт – обязательная для каждого работодателя система ведения, регистрации и хранения документов, связанных с трудовыми отношениями. Он охватывает все кадровые события: приём на работу (трудовые договоры, приказы), переводы, изменения условий труда, предоставление отпусков, командировки, больничные и увольнения.
Правовую основу кадрового учёта в России составляют Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных», постановления Правительства РФ и нормативные акты Роструда и ФНС. Ответственность за нарушения несёт работодатель по ст. 5.27 КоАП РФ.
История и контекст
Система кадрового учёта в СССР существовала в форме строгого делопроизводства с унифицированными формами. Унифицированные формы первичной учётной документации по труду (Т-1, Т-2, Т-8 и др.) утверждены постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. С 2013 года они стали рекомендательными для коммерческих организаций, однако большинство компаний продолжают их применять.
Важнейший современный тренд – переход на кадровый ЭДО. С ноября 2021 года статьи 22.1–22.3 ТК РФ законодательно закрепили возможность подписания большинства кадровых документов электронной подписью, что стимулирует цифровизацию учёта.
Как это работает
Кадровый учёт ведётся по нескольким направлениям:
- Документирование трудовых отношений: трудовые договоры, дополнительные соглашения, должностные инструкции.
- Приказы по личному составу: о приёме (Т-1), переводе (Т-5), увольнении (Т-8), предоставлении отпуска (Т-6).
- Личные карточки и личные дела: форма Т-2, персональное досье с копиями документов.
- Электронные трудовые книжки: ведение ЭТК и подача формы ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР).
- Табельный учёт: форма Т-13, фиксация рабочего времени и переработок.
- Воинский учёт: ведение учёта военнообязанных сотрудников (обязанность всех работодателей по 53-ФЗ).
Переход на кадровый ЭДО
КЭДО позволяет подписывать трудовые договоры, приказы, согласия на обработку персональных данных и большинство других кадровых документов электронной подписью, исключая бумажный документооборот и снижая ошибки.
Где применяется
- Обязателен для всех работодателей на территории РФ независимо от формы собственности и численности.
- Микропредприятия (до 15 чел., выручка до 120 млн руб.) вправе работать по упрощённому учёту, отказавшись от части локальных актов.
- Крупные организации используют специализированные системы (1С:ЗУП) с полным кадровым учётом.
- Госучреждения ведут учёт государственных гражданских служащих по 79-ФЗ с дополнительными требованиями.
Преимущества и ограничения
Преимущества автоматизации: снижение ошибок при заполнении документов, автоматическое формирование отчётности в СФР и ФНС, ускорение обработки кадровых событий, интеграция с расчётом зарплаты.
Ответственность за нарушения: ст. 5.27 КоАП – для должностных лиц штраф 1–5 тыс. руб., для организаций – 30–50 тыс. руб.; при повторных нарушениях – до 100 тыс. руб.; за нарушения обработки персональных данных – до 300 тыс. руб. по 152-ФЗ.
Связь с другими понятиями
Кадровый учёт является фундаментом кадрового делопроизводства и тесно связан с расчётом заработной платы (payroll). Данные учёта питают кадровую аналитику и кадровый мониторинг. Кадровый специалист – ключевой исполнитель процессов учёта. Переход к КЭДО превращает кадровый учёт в часть цифрового кадрового сервиса.
