4 тактики управления проектами, которые выдержали испытание временем

Сама концепция управления проектами в бизнесе в последние годы переживает ренессанс. Новые технологии облегчают компаниям определение наиболее оптимальных методов ведения своей внутренней деятельности.

Однако технологии - какими бы продвинутыми они ни были - могут только очень многого. В конечном счете, успех всегда будет зависеть от людей на передовой и применяемой ими тактики.

Отчет PMI «Пульс профессии» за 2017 год показал, что на каждый миллиард долларов, вложенных в США, 97 миллионов долларов тратятся впустую из-за недостаточной эффективности управления проектами.

Хотя это число кажется высоким, на самом деле оно на 25% меньше, чем в прошлом году.

Восстановите контроль с помощью проверенной тактики управления проектами

Несмотря на то, что бизнес-среда постоянно меняется (как внутри, так и снаружи), существует несколько тактик, которые помогают брендам и организациям добиваться успеха на протяжении десятилетий. Давайте поговорим о четырех самых больших.

1. Прозрачное планирование

Прозрачность на рабочем месте - отнюдь не новая идея. Но похоже, что в последние годы его ценность все больше подчеркивается. Хотя многие руководители проектов уже осознают преимущества, главное - найти идеальный баланс. Точно , как в глубине вы должны идти?

Известный генерал армии США Джордж С. Паттон посоветовал хорошим менеджерам не пытаться постоянно указывать всем, как выполнять свою работу.

«Никогда не говорите людям, как что-то делать. Скажите им, что делать, и они удивят вас своей изобретательностью », - цитируют его слова.

Еще одна замечательная цитата Паттона по управлению проектами: «Если все думают одинаково, значит, никто не думает».

Прозрачность в вашей организации должна означать удержание всех на одной странице от начала до конца, а не микроменеджмент.

По своему собственному опыту я обнаружил, что чрезмерное микроменеджмент приводит к невероятному количеству колебаний перед каждым движением. В свою очередь, уровни отключения случаются слишком часто и приводят к потере времени и ресурсов.

Хотя многие компании стремятся к прозрачности, легче сказать, чем сделать. В настоящее время управление компанией с удаленными сотрудниками становится все более распространенным явлением. Фактически, недавний опрос показал, что 68% рабочих в США рассчитывают работать удаленно в будущем. Это может значительно затруднить полную прозрачность.

По мере того, как все больше и больше предприятий переходят на мобильность, ваша внутренняя коммуникация должна делать то же самое. Инструменты для видеоконференций и веб- семинаров , такие как ClickMeeting , Livestorm и MeetingBurner, могут держать всех в синхронизации на доске для рисования . Благодаря таким функциям, как доски, презентации, совместное использование экрана и перевод чата в реальном времени, вы можете совместно работать над планированием проекта с полной прозрачностью.

Например, в E2M у нас есть пять сотрудников, работающих в Сан-Диего, в дополнение к нашей штаб-квартире в Индии. Разница во времени между нами составляет 12 часов, поэтому мы широко используем онлайн-встречи и совместную работу в реальном времени, чтобы наши разрозненные команды работали на одной странице.

Независимо от того, где находятся ваши сотрудники, инструменты виртуальных встреч позволяют легко в любое время следить за мельчайшими деталями всех текущих задач.

2. Тщательное измерение и отслеживание внутреннего прогресса

Когда дело доходит до успешного выполнения задачи, вы всегда должны искать узкие места и способы улучшить работу. Эффективность этой концепции насчитывает столетия.

Например, давайте перемотаем 100 лет назад и посмотрим на революционную сборочную линию Генри Форда :

Ранняя форма технологии управления проектами

Каждое действие на фабриках было (и до сих пор исследуется) под микроскопом, чтобы выявить неэффективность системы. Каждый день рассматривается как возможность увеличить производство по всем направлениям. Именно эта идея задала тон и шаблон для многих современных предприятий, которые мы знаем сегодня.

Ключевым моментом является оценка результатов вашей команды, чтобы найти слабые места. В 2017 году для полной прозрачности разработки задач, вероятно, потребуются некоторые инструменты эпохи 21 века. К счастью, есть много ресурсов, которые могут значительно упростить этот аспект вашей работы.

Инструменты управления проектами, такие как Workzone , TeamWork и MavenLink , например, предоставляют платформы, на которых можно легко создавать проекты, и каждый участник может отслеживать ход их выполнения.

Workzone, пример программного обеспечения для управления проектами

Лучшие инструменты управления проектами для малого бизнеса предлагают баланс между чрезмерно сложными корпоративными инструментами и упрощенными приложениями, которые по сути представляют собой просто списки дел.

Чтобы по-настоящему увидеть улучшения во внутреннем рабочем процессе, вам необходимо детализировать свои наблюдения. Ищите шаблоны. Где происходят замедления?

Эффективность вашей команды - это постоянная работа. Чем точнее вы будете отслеживать повседневные обязанности, тем быстрее будет расти ваша компания.

3. Учет риска в сроках

Проще говоря, риски - это часть жизни - как в личном, так и в профессиональном плане. Но плохо управляемые риски могут вызвать негативные последствия для всей организации.

Например, одна из главных причин срыва сроков - неэффективное управление рисками . В качестве примера можно привести компанию IBM в Австралии, начавшуюся в 2007 году при разработке нового приложения для расчета заработной платы для Министерства здравоохранения Квинсленда. Первоначально они планировали завершить проект стоимостью 6 миллионов долларов в течение года. Из-за множества неожиданных проблем IBM не завершила программу в течение нескольких лет, и в итоге она обошлась налогоплательщикам примерно в 1,2 миллиарда долларов. Этот провал был назван «худшим провалом государственного управления в Австралии».

Почему это произошло? Исходные сроки не учитывали риски!

В начале проекта невероятно сложно - а иногда и совершенно невозможно - предвидеть все возможные небольшие сбойки и препятствия, которые потенциально могут произойти. Поэтому лучшее, что могут сделать менеджеры, - это ожидать неожиданностей и соответственно планировать сроки.

Первый шаг должен провести обязательную встречу для всех участников . На этой встрече вы должны наметить весь проект от начала до конца:

• Каковы подробности каждого шага?
• Кто вовлечены внешние стороны?
• Какой бюджет?
• Каковы предполагаемые сроки завершения?

Шон Касто, основатель и генеральный директор платформы PreApps для маркетинга приложений, кое-что знает об управлении ИТ-проектами в эпоху, когда приложения заменяют настольное и даже веб-программное обеспечение. Он должен сказать следующее:

«В нашей области мы сильно зависим от третьих сторон. Надлежащее управление рисками бесчисленное количество раз спасало нас. В конце концов, классическая поговорка «Планируй худшее, надейся на лучшее» - один из самых действенных советов для руководителей проектов ».

Короче говоря, подготовка - это основа вашей системы управления рисками , а правильные инструменты могут облегчить тяжелую работу. Такие решения, как LogicGate , Onspring и RiskGap , могут помочь вам автоматизировать управление рисками, чтобы улучшить общий рабочий процесс и производительность.

Пример рабочего процесса управления рисками в LogicGate

Необходимость надлежащего планирования на случай бедствий была и всегда будет жизненно важной для успеха любого предприятия. У лучших менеджеров проектов всегда есть хитрость в рукаве, когда операционная деятельность идет не так, как надо, но они не просто вытаскивают эти ответы из ниоткуда; их успех - результат тщательного планирования.

4. Отказ от управления сверху вниз

Природа стиля управления « сверху вниз» основана на мировоззрении, которое босс всегда знает лучше всего. По сути, он передает 100% власти людям, имеющим ранг, и безоговорочно требует подчинения. Хотя в некоторых ситуациях это может быть необходимым подходом, часто он может принести больше вреда, чем пользы.

Психолог Дуглас МакГрегор , изучавший стили лидерства на протяжении всей своей карьеры, имел две теории, которые он использовал для объяснения концепции управления.

Первая, Теория X, представляет собой веру в то, что подчиненные - прирожденные бездельники и всегда нуждаются в высоком уровне надзора. Руководители, работающие сверху вниз, не дают своим сотрудникам возможности предоставлять уникальные данные. В свою очередь, люди не чувствуют, что им доверяют или ценят. В этом случае внутренняя мотивация убивается, и работники менее склонны к самостоятельному запуску.

С другой стороны, теория Y утверждает, что работа - это естественная часть жизни, в которой работники обычно хотят преуспеть. Они работают лучше, когда их поощряют делиться своими идеями и участвовать в процессе.

Ричард Брэнсон в течение многих лет активно выступал за восходящий стиль управления в своих проектах в Virgin Group . Он хорошо известен своей идеологией, согласно которой счастливая команда делает успешный бизнес.

Брэнсон - это Брэнсон

Он сказал следующее на Всемирном бизнес-форуме 2012 года :

«Чтобы быть хорошим лидером, абсолютно необходимо быть хорошим слушателем. Вы должны слушать людей, которые находятся на передовой. Если ставить сотрудника на первое место, то по умолчанию на первое место выходит клиент, и, в конце концов, на первом месте и акционер ».

По мере того, как миллениалы наводняют профессиональный мир, одним из распространенных наблюдений является то, что они не стесняются менять работу . Если они не чувствуют себя ценными, у них нет проблем с поиском двери для следующей возможности. С точки зрения управления проектами, продвижение непредвзятого подхода может многое сделать, чтобы удержать сотрудников на работе надолго. Мало ли, может быть, их идеи лучше ваших!

Ваша тактика?

Компания хороша ровно настолько, насколько хороша ее внутренняя система. Хотя условия ведения бизнеса всегда будут развиваться, существует множество проверенных временем практик, которые никогда не выйдут из моды. Если вы еще этого не сделали, используйте эти фундаментальные принципы в своем следующем проекте, чтобы он шел гладко.

Дайте нам знать в комментариях о ваших советах!