Как узнать, когда пора изменить способ работы вашей команды

Хорошо, это было немного драматично, но, надеюсь, вы поняли мою точку зрения.

Иногда работа - это борьба, и вам просто хочется уйти. Но как руководитель малого бизнеса и руководитель проекта вы обязаны выявить тревожные признаки, которые означают, что вам необходимо изменить свой подход, чтобы ваша команда могла быть максимально вовлеченной и эффективной.

Думайте об этих предупреждающих знаках как о подсветке приборной панели в вашем автомобиле. Постоянно пропускаемые сроки позволяют вам понять, что вам нужно облегчить рабочую нагрузку или нанять больше сотрудников до того, как они сгорят, точно так же, как масляная лампочка в вашем автомобиле сообщает вам, что вам нужно заменить масло до того, как ваш двигатель взорвется.

Будь то обновление технологии управления проектами , наем дополнительных сотрудников или планирование меньшего количества встреч и сокращение бумажной работы, руководители малого бизнеса могут повысить эффективность в масштабах всей организации, зная, когда и как изменить свой подход к работе.

Как сделать вашу команду более эффективной

1. Обновите свою технологию

Какой бы трудолюбивой и талантливой ни была ваша команда, устаревшие технологии всегда будут сдерживать вас. Устаревшие технологии становятся очевидными из-за необходимости использовать слишком много различных инструментов для работы над проектами, таких как отдельный инструмент совместной работы, инструмент отслеживания проектов и инструмент планирования, или из-за чего-то столь же простого, как ваша команда не может работать на местах из-за отсутствие ноутбуков.

Исследование, проведенное в 2016 году Dell и Intel, показало, что 44% всех сотрудников во всем мире «считают, что их рабочее место недостаточно умно», а 46% говорят, что технические проблемы «тратят больше всего времени на их текущей работе».

Вы хотите, чтобы ваша команда выполняла работу или тратила время на борьбу с устаревшими технологиями?

 Признаки беды: 

• Ваша команда изо всех сил пытается общаться, выгорает и срывает сроки, несмотря на долгие часы работы.
• Ваш главный талант уходит работать в разные организации.
• У вас непропорционально большое количество сотрудников, которые приносят в офис свои устройства только для того, чтобы выполнить свою работу.

 Изменения, которые вам следует внести: 

Опросите свою команду, чтобы убедиться, что ваше программное обеспечение для управления проектами и другие рабочие устройства удовлетворяют их потребности. Это может быть так же просто, как спросить их, есть ли у них инструменты, необходимые для выполнения своей работы, и с какими технологическими проблемами они столкнулись.

Вам также следует провести внутренний технологический аудит: есть ли у каждого члена вашей команды хотя бы рабочий ноутбук и смартфон?

2. Нанимайте больше сотрудников

Если работа не выполняется, возможно, у вас просто слишком много работы и слишком мало людей для ее выполнения. Это может привести к разочарованию, выгоранию и неудачным проектам.

«Делать больше с меньшими затратами» на самом деле не сработало для печатной журналистики , и это не сработает и для вашей команды. Чем больше у вас способных людей, тем больше работы вы сможете выполнить.

Страховая группа PMC сообщает , что нехватка персонала может привести к травмам и заболеваниям сотрудников, срыву сроков и увеличению текучести кадров.

Если вы думаете, что сейчас работаете со скелетной бригадой, как вы будете действовать, когда ваши сотрудники начнут уходить, потому что они перегружены работой?

 Признаки беды: 

• Сотрудники позволяют задачам проваливаться и пропускают сроки.
• Вы просите своих сотрудников выполнять задачи, выходящие за рамки их должностных обязанностей.
• Сотрудники уходят из коллектива без замены.

 Изменения, которые вам следует внести: 

Либо инвестируйте в укомплектование своей команды, либо сократите масштаб. Вы настраиваете свою команду на провал только в том случае, если слишком растягиваете их: в конечном итоге они сгорят и уйдут.

Хотя вы можете подумать, что у вас нет места в бюджете, чтобы нанять кого-то сейчас, правильный наем может увеличить доход и эффективно выплачивать им зарплату, одновременно уменьшая нагрузку на остальную команду.

3. Настройте расписание встреч.

Мало что может убить импульс на работе, например, чрезмерный график встреч.

Недавнее исследование Harvard Business Review почти 200 руководителей показало , что 65% сказали , что встречи держать их от завершения своей собственной работы, и более 70% сказали , что встречи непродуктивными и неэффективными.

Если работа превратилась в борьбу для вас и вашей команды, велика вероятность, что хотя бы частично в этом виноваты встречи.

 Признаки беды: 

• Ваш график переполнен встречами.
• Члены команды отвлекаются или даже уходят посреди собрания, потому что их присутствие на самом деле не нужно.
• Вы срываете сроки, а проекты терпят неудачу, но ваша очередь на встречи продолжает расти.

 Изменения, которые вам следует внести: 

К счастью, изменение образа работы путем исправления ошибочного подхода к встречам - одно из самых простых решений, которое может сделать руководитель малого бизнеса и руководитель проекта.

Начните с того, что задайте себе эти пять вопросов:

• Почему у нас эта встреча?
• Может ли эта встреча быть электронной почтой?
• Можно ли объединить эти встречи?
• Кому нужно принять участие в этой встрече?
• Как долго должна длиться эта встреча?

Честный ответ на эти вопросы поможет вам сократить график встреч и позволит вашей команде вернуться к своей работе; наше руководство по составлению эффективного расписания встреч поможет вам оптимизировать свой подход.

4. Улучшите свое общение

Даже с учетом всех достижений в области средств связи за последние несколько десятилетий - смартфонов, обмена мгновенными сообщениями, видеоконференцсвязи - Институт управления проектами по-прежнему считает, что плохая связь приводит почти к 30% неудач проектов.

Обновление вашей технологии и найм новых сотрудников могут потребовать значительных инвестиций, но для улучшения взаимодействия в команде требуется новый подход (при условии, что у вас уже есть базовые инструменты).

 Признаки беды: 

• Важная информация о команде теряется в кучах электронных писем.
• Сообщения не доходят до предполагаемых получателей из-за раздутого канала связи (у вас нет централизованного центра совместной работы).
• Ваша команда вообще не общается друг с другом.

 Изменения, которые вам следует внести: 

Внедрите инструмент совместной работы для оперативного общения и побудите свою команду использовать функцию обмена мгновенными сообщениями, а не отправлять электронные письма.

Ознакомьтесь с нашей таблицей эффективных инструментов коммуникации, чтобы получить удобное руководство о том, когда использовать различные инструменты, а когда их следует избегать.

5. Поощряйте больше перерывов для повышения производительности.

Меньше работы для повышения производительности может показаться нелогичным, но на самом деле это не так: иногда вам просто нужно отойти от работы ненадолго, чтобы вернуться отдохнувшим и повысить свою эффективность.

Джеффри Пфеффер, профессор организационного поведения в Стэнфордской высшей школе бизнеса , говорит: «Когда люди приходят на работу больными, они не так продуктивны. У компаний есть проблемы с презентизмом - люди физически находятся на работе, но не особо обращают внимание на то, что они делают, - с потерей рабочих дней из-за психологического стресса и болезней ».

Работая долгие часы подряд, вы можете почувствовать, что вы и ваша команда делаете больше, но так ли? Или вы просто шлифуетесь по изношенным протекторам?

Психология сегодня утверждает, что частые перерывы могут мотивировать и просветить вас, помочь вам узнать больше, улучшить эмоциональное и физическое здоровье и помочь вам принимать более правильные решения.

 Признаки беды: 

• Ваша команда работает много часов, но выгорает и срывает сроки.
• Вы и ваша команда допускаете умственные ошибки, такие как создание плохого кода, забывание задач или неспособность отвечать клиентам.
• Вы и ваша команда приближаетесь к концу года с большим количеством неиспользованных коробок отбора мощности.

 Изменения, которые вам следует внести: 

Поощряйте свою команду брать отпуск и делать перерывы, когда они на работе.

Вдобавок к этому, как менеджеру, вам нужно сделать систему более слабой, чтобы ваши сотрудники не чувствовали себя постоянно перегруженными, а у вас было пространство для адаптации к меняющимся условиям.

По мнению аналитика Gartner Роберта Хэндлера , лучший подход к повышению производительности - предоставить вашей команде примерно 70–80% рабочей нагрузки от того, с чем, по вашему мнению, они действительно могут справиться.

Хотя это может вызвать раздражение у руководителей и тренеров по всему миру, на самом деле это делает команды более продуктивными и менее выгоревшими.

Как говорит старший аналитик Platforms Эйлин О'Лафлин: «Чрезмерное выделение ресурсов требует затрат времени, денег и стоимости вашей организации, в то время как оптимальный резерв в системе - нет».

Будьте той сменой работы, которую хотите увидеть

Есть ли у вас истории об успешном изменении способа работы вашей команды для лучшего выполнения? Эти истории меня радуют, будь то обновление вашей технологии, улучшение связи или создание небольшой слабины в системе, поэтому, пожалуйста, поделитесь ими со мной в Twitter @AndrewJosConrad.