10 рекомендаций по постановке целей SMART для планирования проектов

Хорошей практикой является постановка целей с использованием иерархической структуры работ, диаграммы Ганта или любой другой методологии планирования проекта . Команда может сосредоточиться на этих целях и принимать решения на их основе. Тем не менее, вам следует избегать нечетких целей и задач, поскольку они могут легко превратить планирование проекта из структурированного и хорошо организованного процесса в хаотичный список целей и этапов, которые вы не можете контролировать.

Сравните две цели:

Увеличьте посещаемость.

Органический трафик сайта должен составлять 1500 посетителей в день.

Одно ясное и измеримое, другое - нет.

Вот почему цели SMART появляются на горизонте планирования проекта. Менеджер по продукту обычно формулирует цели спринта в ожидании того, что они поделятся информацией о целях и их деталях. Цели SMART позволяют всем сосредоточиться на одной и той же странице.

Почему?

SMART предоставляет структуру для целей и задач. Они отслеживают выполнение задач и, как следствие, повышают эффективность команды.

Так каковы же эти SMART-цели, которые потенциально могут решить так много проблем при планировании проектов? Для этого есть несколько критериев, которые формируют SMART-цели:

Конкретные цели

1. Ставьте четкие цели.  

Познакомьтесь с законом Мерфи, который гласит, что если что-то пойдет не так, то так и будет.

В случае планирования проекта и постановки целей рассмотрите следующее утверждение: «Если есть несколько способов понять задачу, то кто-то поймет ее неправильно».

Ставя цели, вы должны делать их как можно более точными и конкретными, чтобы избежать неправильного толкования. Написание целей на бумаге или (что еще лучше) в легкодоступном электронном формате также является хорошей практикой. К счастью, для достижения этой цели доступно множество типов программного обеспечения для управления проектами.

Примеры целей:

Неправильная цель: создать кроссбраузерный макет сайта www.site.com

Правильная цель: www.site.com должен одинаково отображаться в браузерах IE6 +, Opera 6+ и Firefox 2+.

Неправильная цель: создать действующий макет сайта www.site.com

Правильная цель: www.site.com должен полностью пройти проверку валидаторов w3c.org ( http://www.w3.org/QA/Tools )

2. Согласуйте значение цели, а не детали.

Вам не нужно вдаваться в подробности каждой цели. Вам просто нужно согласовать значение каждой цели. Важно, чтобы команда и product owner одинаково понимали каждый элемент бэклога.

Измеримые цели

3. Измерьте свои достижения.

Измеримые цели приносят несколько преимуществ.

Во-первых, если есть числовая мера достижений, вы точно знаете, на каком этапе работы вы находитесь и сколько еще осталось сделать.

Во-вторых, вы точно знаете, сколько сделали. Иногда полезно поразмышлять о достижениях, чтобы поднять боевой дух.

Наконец, в конце рабочего дня вы и ваши товарищи по команде сможете подсчитать, на какой процент вы достигли своей цели.

Примеры целей:

Неправильная цель: увеличить посещаемость сайта.

Правильная цель: посещаемость сайта должна составлять 2000 посетителей в день.

Неправильная цель: заставить каждого посетителя покупать больше.

Правильная цель: увеличить сумму среднего чека на 10%.

Наличие метрик важно, и не только для формулирования элементов бэклога; они также позволяют руководителю проекта оценить размер элемента цели. Хотя в последних тенденциях при постановке целей не используются числовые оценки, без них невозможно сделать процесс планирования проекта достаточно точным.

4. Формируйте намерения реализации вместо намерений цели.

Устанавливая цели планирования проекта, менеджеры проектов обычно ставят лаконичные цели. Однако иногда они терпят неудачу из-за меняющихся требований и ситуационных сигналов .

Сравнить цели:

Намерение цели: функция должна быть выпущена до 20 мая.

Намерение реализации: если 5 мая функция все еще находится в стадии разработки, в проект следует пригласить дополнительного разработчика.

Сосредоточившись на стратегии реализации намерений , вы можете указать, как человек должен себя вести, предварительно определив ситуации «если-то» . В этом случае об управлении рисками уже позаботились, и есть четкий путь реагирования на негативные события.

Достижимые цели

5. Ставьте цели в соответствии с сильными сторонами вашей команды.

Каждый человек обладает уникальным набором знаний и навыков, поэтому необходимо подбирать подходящие цели для каждого отдельного человека. Ссылаясь на навыки и знания человека, цели можно разделить на следующие категории:

• Недостижимость : цели нереалистичны.
• Неуловимые : цели неясны.

Прежде всего, перед опытными и амбициозными сотрудниками следует ставить сложные или сложные цели. Чем сложнее цель, тем сильнее чувство достижения.

Хорошие цели выглядят так:

• Достижимо : эти цели соответствуют уровню знаний и навыков исполнителя. Например, нарисовать макет утвержденного контура сайта и составить бриф за один день. Такие задания необходимы для передышки между более сложными задачами и для развития уверенности в себе.
• Легко доступный : эти цели не соответствуют компетенции сотрудника. Их обращение не приносит сотруднику чувства удовлетворения. Например, нарисовать кнопку формы в заданном стиле за день. Такие цели желательно доверить только новым сотрудникам, чтобы интегрировать их в команду.

Общий вывод - необходимо чередовать доступные и труднодостижимые цели. При использовании гибких методологий, когда команда оценивает элементы невыполненной работы, такое чередование получается естественным образом.

6. Ставьте цели обучения вместо целей успеваемости.

Большинство менеджеров проектов измеряют достижение целей с помощью показателей обучения, но не показателей эффективности. Разница в том, что цели производительности сосредоточены на конечном результате. Напротив, цели обучения сосредоточены на самом процессе и отвечают на вопрос: «Как я могу достичь этой цели?»

Почему важно сосредоточиться на целях обучения?

Удивительно, но цели обучения достигаются с большей вероятностью. Обычно, когда люди ставят перед собой цели по производительности (эти цели отвечают на такие вопросы, как «Могу ли я превзойти других?»), Они сосредотачиваются на конечном результате и сильно опасаются неудач. Это снижает их мотивацию и мешает им совместно добиваться целей.

Имея цели обучения, люди могут посвятить свои познавательные ресурсы второй задаче с минимальным влиянием на производительность.

Соответствующие цели

7. Сохраняйте цели, вдохновляющие команду.

Актуальность целей следует рассматривать с двух сторон: актуальность цели для исполнителя и для компании. Актуальность (значимость) цели для члена команды тесно связана с его собственным набором личных мотиваций. Например, исследовательский проект можно и нужно поручить сотруднику, которому нравится изучать новое, и он не подойдет программисту, который предпочел бы просто кодировать.

8. Ставьте цели актуальными для всей команды.

Конечно, когда команда понимает, что цель важна, она прилагает больше усилий по сравнению с «неважными» целями.

А что делать команде, если цель в приоритете? Сосредоточьтесь на эффективности. «Эффективность» в этом случае может быть измерена сроком, конечным продуктом и стоимостью работы.

Цели, основанные на времени

9. Установите конкретные конечные сроки от срочности до доступности.

Обсуждая даты для целей, вы должны помнить еще один эмпирический закон, называемый «законом Паркинсона» , который гласит: «Любая работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения». Если у задачи нет крайнего срока, ее вытесняют немедленные задачи, и вероятность того, что кто-то когда-нибудь ее выполнит, уменьшается. Таким образом, ставя какую-либо цель, всегда устанавливайте дедлайн.

Актуальность ваших целей тесно связана с их достижимостью. Позвольте мне показать вам, почему.

Примеры целей:

Неправильная цель: Сделать на сайте раздел «Контакты» для демонстрации клиенту к завтрашнему дню.

Правильная цель: Сделать на сайте раздел «Контакты» для демонстрации клиенту до 10.06.2016.

Эти концепции крайнего срока интегрируются в Scrum. Итерации всегда имеют фиксированный размер, и все точно знают, когда будет демонстрация результатов спринта.

10. Держите операционные цели небольшими, продолжая ставить высокие цели.

Один из советов по планированию проекта SMART заключается в том, что операционные цели и цели высокого уровня должны быть четко разделены. Держите низкоуровневые цели, над которыми вы работаете, небольшими и достижимыми. Это позволяет отслеживать прогресс всего проекта и мгновенно принимать решения на основе показателей производительности.

Но ставя амбициозные цели, вы предполагаете, что ваши коллеги способны их достичь, что у них нет противоречивых целей, которые могут повлиять на результат, и, наконец, движутся в том же направлении.

Как вы думаете, есть ли другие практики постановки целей, которые нельзя упускать? Оставляйте свои идеи в комментариях!