7 шагов к идеальному управлению изменениями

Если вы не измените направление, вы можете оказаться там, где собираетесь. - Лао-цзы

Управление изменениями и управление проектами тесно взаимосвязаны. Руководители проектов могут (и должны) действовать как менеджеры по изменениям.

Без надлежащего управления изменениями любое предлагаемое изменение может не иметь желаемого эффекта.

Однако между этими двумя типами управления есть некоторые ключевые различия.

В чем разница между управлением изменениями и проектами и как они пересекаются?

По сути, управление изменениями управляет людьми, участвующими в реализации изменений, сосредоточивая внимание на них, а не на задачах. Его общая цель состоит в том, чтобы побудить людей с радостью согласиться на изменение, и он связан с готовностью людей, затронутых изменением.

Другими словами, управление изменениями направлено на « минимизацию последствий и максимизацию выгод » изменений. Менеджер изменений отслеживает прогресс готовности людей. Управление изменениями применяет процедурные структуры, чтобы помочь сотрудникам осуществить плавный переход, дать им возможность принять участие и способствовать их сближению как команде.

В первую очередь, если не исключительно, на исполнительном уровне , управление изменениями включает три основных процесса: планирование, направление и подкрепление . В рамках этих процессов, которые обычно требуют немедленных действий со стороны сотрудников, есть задачи, которые часто являются небольшими и постепенными. Для достижения своей цели по приближению сотрудников к переменам и их комфортному использованию управление изменениями использует такие инструменты, как модели изменений, коучинг и управление сопротивлением.

С другой стороны, менеджмент проекта управляет действиями или задачами, связанными с изменениями, а не людьми. Его цель - провести организацию через изменение состояния - от неизменного к измененному, - но у него также есть определенные цели, которые исходят от внешних агентов.

Управление проектом занимается графиком, качеством и бюджетом внедрения изменений и отслеживает ход достижения ожидаемого результата. Хотя над проектом часто назначается руководитель проекта, менеджеры проектов могут работать на всех уровнях иерархии компании . Управление проектами имеет довольно устоявшийся прогресс, состоящий из пяти основных процессов: « Планирование; Посвящение; Исполнение; Направление; и закрытие ». Более мелкие задачи проекта входят в комплексный объем и выполняются в заранее назначенные сроки. Он использует такие инструменты, как программное обеспечение для управления проектами , распределение ресурсов и отчеты о производительности. Управление проектами строится вокруг действий, которые задействуют ресурсы для дальнейших изменений.

Руководство проекта считает, что его процесс завершен, когда достигнуты его цели и результаты.

С учетом всего сказанного, давайте перейдем к нашему руководству. Выполните следующие семь шагов, чтобы внедрить в вашей компании надежную систему управления изменениями.

1. Решите, что изменение необходимо.

Определение того, что именно нужно изменить, - самая большая часть управления изменениями. Что угрожает вашей компании ? Какие долгосрочные цели не будут достигнуты, если не будут внесены изменения?

Используйте такие системы, как « Цели и ключевые результаты» или « Цели SMART», чтобы ваши изменения были конкретными, измеримыми и реалистичными. Используйте свои цели как дорожную карту, чтобы перейти к следующему этапу вашей организации. Задокументируйте их.

И, наконец, начните рассказывать в своей компании о предстоящих изменениях. Вам понадобится поддержка ваших коллег и сотрудников, чтобы ваши изменения были полностью успешными.

2. Заручитесь поддержкой руководства.

По словам ДеАнн Агирре и Мика Альпема из Strategy + Business : «Хотя важно вовлекать сотрудников на всех уровнях на раннем этапе, все успешные инициативы по управлению изменениями начинаются сверху, с преданной и согласованной группы руководителей, активно поддерживаемой генеральным директором. . » Другими словами, начните сверху. Обратитесь к коллегам-руководителям за вашими изменениями и идеями.

Отфильтруйте их отзывы и поддержку по элементам, требующим принятия мер, и запрашивайте отзывы не только до, но и во время и после изменения. Убедитесь, что вы можете изложить свое видение за пять минут или меньше, и будьте готовы ответить на вопросы, которые могут возникнуть у ваших коллег.

3. Составьте план управления изменениями и создайте союзников.

Используя свои цели, задействуйте свои навыки управления проектами. Определите, что должно быть завершено и когда и какие задачи необходимы для каждого крайнего срока. Используйте диаграммы Ганта , инструменты управления задачами и рекомендации по управлению изменениями, чтобы точно определить, как ваша компания будет двигаться вперед.

При создании плана вам, вероятно, придется задействовать все уровни бизнес-иерархии. Определите, кто в вашем бизнесе может стать хорошими лидерами изменений . Выясните, кем должны быть ваши спонсоры изменений - или чирлидеры в компании. Основываясь на командах этих лидеров и влиянии на компанию, поручайте им задачи с четкими сроками и отношениями к более крупному проекту.

4. Не забывайте про обучение и поддержку.

Когда ваш план начнет действовать, вы, вероятно, обнаружите, что многим сотрудникам потребуется обучение, чтобы приспособиться к изменениям, внесенным в вашу компанию. Опытные менеджеры по изменениям знают, что нужно искать это с самого начала: как Кейт Эверсон пишет для директора по обучению : «Многие инициативы по изменениям требуют изменения навыков персонала ... [менеджерам по изменениям] необходимо работать с руководителями проектов, чтобы убедиться, что они получают знания, которые они нужно доставить. "

Когда вы описываете, как ваша организация изменится в соответствии с вашим планом, ищите пробелы в навыках, которые могут быть у сотрудников. Создайте систему, которая обеспечит готовность сотрудников с новыми обязанностями.

5. Сообщайте статус на протяжении всего изменения.

Каждый менеджер по проектам и изменениям должен быть ясным, кратким и конкретным в своем регулярном общении со своими лидерами изменений, спонсорами изменений и своими коллегами.

Согласно Resilium : «Мы склонны более принимать изменения, когда активно в них участвуем, поэтому постарайтесь вовлечь сотрудников в процесс как можно раньше. Это может включать в себя проведение информационных сессий, предоставление регулярных обновлений в информационном бюллетене для персонала или составление диаграммы, которая объясняет ваши ключевые цели и вехи ».

Другими словами, необходимо постоянное общение со всеми в вашей компании. Это часть управления заинтересованными сторонами - и поскольку изменение, скорее всего, напрямую повлияет на каждого сотрудника, регулярное общение является обязательным.

Например, Platforms планирует в этом году увеличиться более чем в два раза. Это означает большие изменения во всей компании - от помещений для встреч до новых бюджетов и смены обязанностей сотрудников. Итак, в первую среду каждого месяца компания собирается вместе, чтобы поприветствовать новые лица, поиграть в командные игры , обсудить успехи каждой команды и объяснить рост, который компания наблюдала за последний месяц.

Поверьте, это вдохновляет - и помогает сосредоточить внимание сотрудников на их задачах.

6. Следите за своим прогрессом.

Всем нравятся показатели успеха. Они не только действуют как мотиватор, но также могут указывать на области, которые нуждаются в улучшении. Независимо от того, используете ли вы OKR или программное обеспечение для управления изменениями, такое как Spiceworks или eChangeManager , убедитесь, что у вас есть способ измерить свой успех.

Не забывайте вознаграждать важных агентов перемен на этом пути, даже за небольшие успехи. Это сохранит общий моральный дух и постоянный интерес к вашему проекту.

7. Будьте гибкими.

Даже если вы используете самый надежный план управления рисками, который есть в вашем распоряжении, неожиданные изменения все равно могут повлиять на ваш проект.

Будь то внезапная смена персонала или неожиданно плохой квартал, сохраняйте достаточно гибкости, чтобы вносить соответствующие изменения в свой план, чтобы приспособиться к новым потребностям вашей компании.

Хотя вы должны быть стойкими в достижении своей конечной цели, помните, что каждый бизнес сталкивается с этими проблемами. И вы должны решить эти проблемы и принять наилучшие решения для себя, своей команды и своей компании.

Более?

Вы испытали серьезные изменения в своей компании? Был ли у вас менеджер по изменениям или менеджер проекта? Какой у вас был опыт?

А для менеджеров по изменениям и проектов: какими советами я здесь не поделился? Чем вы можете поделиться с новыми менеджерами по изменениям?

Поделитесь несколькими предложениями о том, что вы бы порекомендовали, в комментариях ниже!