5 признаков того, что ваш бизнес готов к обновлению Бухгалтерское решение

Устаревшее программное обеспечение для бухгалтерского учета стоит вам времени и денег? Обратите внимание на эти пять красных флагов.

К тому времени, когда вы это читаете, вы уже пережили ежегодный кошмар налогового сезона (я надеюсь). Поздравляю! Теперь вы можете побаловать себя хорошим лимонадом за хорошо выполненную работу и начать спать, не боясь ужаса IRS, преследующего вас во сне.

Будь то ваш первый налоговый кошмар или ежегодная тревога, связанная с налоговым сезоном, я готов поспорить, что недостаточное или устаревшее программное обеспечение для бухгалтерского учета было большой частью ваших бед.

Ирен Вакслер , CPA и бизнес-консультант из Массачусетса, говорит, что одна из самых больших ошибок, которые, по ее мнению, совершают владельцы малого бизнеса, - это «не брать все соответствующие вычеты, потому что они не инвестируют в надлежащую систему бухгалтерского учета».

Однако пропущенные вычеты - это только один из признаков того, что ваша неэффективная система бухгалтерского учета стоит вам времени и денег.

Вакслер добавил, что многие проблемы малого бизнеса «можно легко решить с помощью облачной системы бухгалтерского учета, в которой есть автоматизированные банковские каналы и банковские правила».

Разве это не звучит лучше, чем рвать волосы?

5 признаков того, что ваше бухгалтерское программное обеспечение нуждается в обновлении

В этой статье мы рассмотрим пять предупреждающих знаков о том, что вашему бизнесу необходимо обновить систему учета, а также дадим полезные советы о том, как современные бухгалтерские технологии могут помочь.

1. Вы тратите больше времени на бухгалтерское программное обеспечение, чем на ведение бизнеса.

Предупреждающие знаки, на которые следует обратить внимание:

• Вы работаете по ночам и в выходные, чтобы наверстать упущенное по основным бухгалтерским задачам.
• Большая часть вашего времени, затрачиваемого на бухгалтерские обязанности, связана с вводом данных.
• Основные бухгалтерские задачи, такие как расчет заработной платы и выставление счетов, уводят вас от развития вашего бизнеса.

Почему это проблема: бухгалтерское программное обеспечение (и на самом деле почти все программное обеспечение для бизнеса ) должно быть спроектировано таким образом, чтобы экономить ваше время. Поэтому, если ваш бухгалтерский инструмент не возвращает вам время, которое вы можете использовать для развития своего бизнеса, значит, он не выполняет свою работу.

Честно говоря, если ваш бухгалтерский учет даже немного сложен с большим количеством транзакций и клиентов, ваши проблемы могут быть связаны как с кадровым обеспечением, так и с недостаточным программным обеспечением. В этом случае вам нужно спросить себя, предпочитаете ли вы тратить десять часов в неделю на ведение собственного бухгалтерского учета или платить профессионалу несколько сотен долларов в месяц за его ведение, чтобы вы могли вернуть это время.

Чем может помочь новое бухгалтерское программное обеспечение: бухгалтерское программное обеспечение текущего поколения может сэкономить ваше время множеством способов, от сканирования квитанций для управления расходами до автоматизации рутинных процессов, таких как выставление счетов и ведение бухгалтерского учета . Если вы вручную запускали расчет заработной платы , вы, вероятно, тратите часы каждую неделю, чтобы это сделать. Использование бухгалтерского программного обеспечения со встроенной системой расчета заработной платы может изменить жизнь.

Говоря об интеграции, это ваш ключ к индивидуальной экономии времени. Зарекомендовавшие себя бухгалтерские продукты наладили отношения с сотнями разработчиков приложений, что позволяет вам подключить все, от CRM до торговой точки к вашей системе бухгалтерского учета. Это экономит время за счет уменьшения количества кликов между приложениями и получения данных за вас.

Например, исследование Intuit (опубликованное на QuickBooks Connect в ноябре 2018 г.) показывает, что каждый пользователь QuickBooks Online экономит около четырех часов в неделю, подключая хотя бы одно приложение.

Человеческая природа - установить распорядок дня, а затем придерживаться того, что мы знаем, поэтому лучший способ выяснить, чего вы упускаете, - это продемонстрировать популярный инструмент бухгалтерского учета и спросить представителя поставщика, как он может сэкономить ваше время.

2. Ваш бухгалтерский инструмент больше не обновляется.

Предупреждающие знаки, на которые следует обратить внимание:

• Ваше бухгалтерское программное обеспечение регулярно дает сбой.
• Ваше бухгалтерское программное обеспечение было взломано хакерами.
• Ваше бухгалтерское программное обеспечение потеряло функциональность при обновлении операционной системы.

Почему это проблема: независимо от того, является ли это программное обеспечение с открытым исходным кодом и больше не поддерживается, или потому, что оно было распространено компанией, которая больше не занимается бизнесом, использование программного обеспечения, которое не обновляется, означает не только потерю последние функции, речь идет о защите ваших данных и данных ваших клиентов .

Вы можете сказать: «Мне не нужно новейшее бухгалтерское программное обеспечение, потому что мне не нужен искусственный интеллект, виртуальные CPA и автономные дроны, доставляющие мои налоговые документы в IRS».

Прежде всего: ни в коем случае нельзя пытаться доставить что-либо в федеральное здание с помощью дрона. Во-вторых: наибольший риск неподдерживаемого программного обеспечения - его уязвимость для взлома, как распахнутая задняя дверь, распахивающаяся на ветру. Вы хотите объяснить своим клиентам, что их банковская информация была утечкой из-за того, что вы не хотели выделять в своих операционных расходах место для обновления программного обеспечения для бухгалтерского учета?

Как может помочь новое бухгалтерское программное обеспечение: когда у вас есть современная обновленная система бухгалтерского учета, вы можете спокойно спать по ночам, зная, что ваши данные и данные ваших клиентов в надежных руках. Помимо безопасности данных , также необходимо, чтобы ваш бухгалтерский инструмент обновлялся ежегодно (как минимум ), чтобы отражать изменения налогового законодательства.

Если ваша система не обновлялась после, скажем, принятия Закона о сокращении налогов и занятости в конце 2017 года, вы можете упустить многочисленные вычеты и налоговые льготы, потому что ваше программное обеспечение не знает, как их искать. Или, что еще хуже, вы могли бы делать вычеты, которые ваше устаревшее программное обеспечение все еще считает активными ( например, расходы на развлечения ), и отмечать себя для аудита IRS.

3. Ваша бухгалтерская программа не работает на мобильных устройствах.

Предупреждающие знаки, на которые следует обратить внимание:

• В вашем бухгалтерском программном обеспечении нет собственных приложений для iOS или Android.
• Ваша бухгалтерская программа имеет ограниченную функциональность на мобильных устройствах.
• Ваша бухгалтерская программа работает на вашем мобильном устройстве, но не имеет важных функций.

Почему это проблема: около десяти лет назад возможность доступа к своему бухгалтерскому программному обеспечению на планшете и смартфоне была редкой и экстравагантной роскошью, как возможность играть в аркадные игры в спортивном пабе во время полета по пересеченной местности . С тех пор многое изменилось.

В 2019 году с распространением мобильных устройств и распределенных команд мобильный доступ является обязательным для бизнес-лидеров.

Если вам нужно заехать в офис в полночь в пятницу, чтобы решить проблему со счетом клиента, действительно ли ваша бухгалтерская программа служит вам или вы работаете на нее? Вы также хотите убедиться, что ваш бухгалтерский инструмент работает на устройствах iOS так же хорошо, как и на Android, чтобы каждый, кому нужно, мог им пользоваться, и что он рассчитан на будущее.

Чем может помочь новое бухгалтерское программное обеспечение: функции Android и iOS теперь являются стандартными для популярных инструментов бухгалтерского учета , таких как QuickBooks и Wave Accounting (две верхние позиции в нашем самом популярном списке на момент написания этой статьи), что позволяет вам выполнять бухгалтерские задачи с такой же легкостью, начиная с поезд или автобус, как с настольного компьютера на работе.

Как руководитель бизнеса вы знаете, как редко бывает пять часов подряд, когда вы можете просто сидеть за своим столом и смотреть финансовые отчеты или балансировать в бухгалтерских книгах. Но если вы сможете сделать это на ходу в аэропорту или с дивана в субботу днем, вы будете лучше осведомлены о финансовом состоянии своего бизнеса.

4. Ваше бухгалтерское программное обеспечение не интегрируется с новыми приложениями.

Предупреждающие знаки, на которые следует обратить внимание:

• У вас есть отдельные приложения для таких задач, как выставление счетов или управление расходами, но они не интегрируются с вашим основным инструментом бухгалтерского учета, поэтому вам приходится часами утомительно вводить данные.
• Ваше бухгалтерское программное обеспечение раньше интегрировалось с некоторыми из ваших приложений, но оно не обновлялось с тех пор, как приложения были обновлены, поэтому они больше не работают вместе.
• Ваше бухгалтерское программное обеспечение интегрируется с очень небольшим списком приложений, вынуждая вас использовать приложения, которые вам не подходят.

Почему это проблема: всем нравится работать по-своему, и у каждого есть свои любимые инструменты для решения разных задач. Вам следует решить, какие бухгалтерские инструменты и приложения вы используете, а не оставлять это решение на усмотрение бухгалтерского программного обеспечения.

Если ваше программное обеспечение не интегрируется с новыми приложениями, это означает, что его разработчики пренебрегают обновлением системы или что они не сотрудничают с другими разработчиками. Ни одна из этих причин не свидетельствует о полезности системы.

Чем может помочь новое бухгалтерское программное обеспечение: QuickBooks и Xero (два из пяти ведущих поставщиков в нашем списке «20 самых популярных бухгалтерских программ ») интегрируются с более чем 500 приложениями. Это означает, что, как бы вам ни нравилось отслеживать расходы, отправлять счета, принимать платежи или делать почти что-либо, связанное с бухгалтерским учетом и финансами вашего предприятия, эти системы готовы работать с вами, а не заставлять вас делать что-то по-своему.

Допустим, вы унаследовали инструмент выставления счетов от своего предыдущего делового партнера, но он вам никогда не нравился? С помощью нового настраиваемого программного обеспечения для бухгалтерского учета вы можете отправиться на рынок приложений и просмотреть широкий выбор приложений для выставления счетов, прочитать отзывы, опробовать их и найти то, которое работает с вашей системой и облегчает вашу жизнь.

5. В вашем бухгалтерском программном обеспечении мало или совсем нет функций автоматизации.

Предупреждающие знаки, на которые следует обратить внимание:

• Вы вручную отправляете ежемесячные счета одним и тем же клиентам, даже если есть несколько изменений.
• Вы управляете расходами, подсчитывая выцветшие бумажные квитанции.
• В конце каждого месяца вы тратите несколько часов на сверку своей банковской выписки с бухгалтерским программным обеспечением.

Почему это проблема: автоматизация, когда-то являвшаяся предметом научной фантастики и фэнтези, теперь стала обычной частью ведения бизнеса в современном мире. А если вы не используете бухгалтерское программное обеспечение с функциями автоматизации, вы тратите массу времени, которое лучше было бы потратить на развитие своего бизнеса.

Еще одна проблема с задачами ручного учета заключается в том, что вы более склонны к ошибкам, чем программное обеспечение. Автоматизация гарантирует, что, пока у вас есть чистые данные, система никогда не ошибется. С другой стороны, когда вы печатаете свой 50-й счет в 2 часа ночи, вы, скорее всего, ошибетесь.

Чем может помочь новое бухгалтерское программное обеспечение: Современное бухгалтерское программное обеспечение может избавить от ввода данных в такие задачи, как выставление счетов, расчет заработной платы, управление расходами и выверка банковских счетов.

Посмотрите это видео-пошаговое руководство по функциям автоматизации QuickBooks Online:

Вместо того, чтобы копаться в грудах счетов и квитанций, вы настраиваете автоматизированные процессы и дважды проверяете цифры в конце каждого месяца, чтобы убедиться, что все проверено. Таким образом, вы можете проводить время, управляя своим бизнесом, вместо того, чтобы становиться специалистом по вводу данных.

Что мешает вам обновить бухгалтерское решение?

Есть ли проблема, которая мешает вам обновить вашу систему бухгалтерского учета, о которой я не говорил в этой статье? Расходы? Паралич из-за анализа? Кротчетный бухгалтер, который отказывается работать с чем-либо, кроме системы с открытым исходным кодом, которую их зять запрограммировал в начале 90-х как проект общественного колледжа?

Что бы ни мешало вам перейти на то, что облегчило бы жизнь вам и вашей команде, я хочу услышать об этом; свяжитесь со мной в Твиттере @AndrewJosConrad .

А пока не забывайте следить за нашим блогом по бухгалтерскому учету и финансам, чтобы получить советы по всему, от будущего бухгалтерских технологий до лучших подкастов о финансовых технологиях, из которых вы можете извлечь уроки.