5 передовых методов расчета заработной платы для владельцев малого бизнеса

Ваш малый бизнес налажен, вы наняли пару сотрудников, чтобы они помогли вам, и впервые получили прибыль. Поздравляю! У вас отличное начало.

Как и все владельцы малого бизнеса, вы, вероятно, все еще сталкиваетесь с несколькими задачами, которые не обязательно являются вашей сильной стороной, но которые необходимо выполнить, например, расчет заработной платы.

Из всех бухгалтерских обязанностей, которые вы можете выполнять - подготовка налогов, бухгалтерский учет, кредиторская и дебиторская задолженность - расчет заработной платы может быть наиболее важным для обеспечения средств к существованию вашего бизнеса. Если вашим сотрудникам не платят вовремя или им не платят нужную сумму, у вас будут проблемы с их удержанием, чтобы ваш бизнес продолжал работать.

Другими словами, расчет заработной платы - это то, что нужно делать правильно.

Но не волнуйтесь, вы не одиноки. В этой статье мы предоставим дорожную карту, которая поможет вам рассчитать заработную плату точно и эффективно. Следуйте этим рекомендациям, чтобы ваши сотрудники были довольны тем, что им вовремя платят, а вы довольны тем, что из-за заработной платы вы не рвете волосы.

1. Используйте интегрированное программное обеспечение для расчета заработной платы.

Если у вас небольшой бизнес, у вас уже более чем достаточно для повседневной работы. Зачем усложнять себе жизнь, используя неэффективные методы расчета заработной платы (такие как бумажные бухгалтерские книги и электронные таблицы ) или устаревшее программное обеспечение?

Существует множество вариантов обработки заработной платы , которые предназначены для взаимодействия с другим вашим бухгалтерским и финансовым программным обеспечением .

 ВАШЕ ДВИЖЕНИЕ:  ознакомьтесь с нашим списком « 20 самых популярных программ для расчета заработной платы ». Многие из самых популярных вариантов имеют прочную интеграцию с другим популярным программным обеспечением для бизнеса. Например, если вы уже довольны своим программным обеспечением для бухгалтерского учета и учета рабочего времени, спросите этих поставщиков, с какими решениями для расчета заработной платы они работают лучше всего.

2. Всегда, всегда делайте это вовремя.

Хотите увидеть бунт ваших сотрудников? Отложите обработку платежной ведомости на несколько дней, потому что у вас есть более насущные проблемы.

Независимо от того, насколько велика или мала ваша компания, ваши сотрудники всегда ожидают и заслуживают своевременной оплаты. В конце концов, у них есть счета, которые нужно оплачивать, и семьи, которых нужно кормить, и им нужно знать, когда у них появятся эти средства на своих банковских счетах.

Хорошая вещь в использовании программного обеспечения для расчета заработной платы заключается в том, что после того, как у вас есть сотрудник в системе и вы интегрированы с вашей системой учета рабочего времени, вы можете в значительной степени расслабиться и позволить ему делать свою работу.

Честно говоря, если у вас всего несколько сотрудников, автоматизация может оказаться излишней. Но вы все равно можете настроить напоминания, чтобы сделать это вовремя.

 ВАШЕ ДВИЖЕНИЕ.  Большинство программ для расчета заработной платы оснащены функциями автоматизации и уведомлений, чтобы гарантировать, что обработка платежных ведомостей не ускользнет от вас. После того, как он будет запущен, все, что вам нужно будет сделать, это (поставить цифровую подпись) на чеки.

3. Знайте, когда обращаться за помощью.

Расчет заработной платы - это не то же самое, что научиться играть на гитаре. Вы не можете просто «притворяться, пока не сделаете это» или учиться на ходу, если только вы не пытаетесь создать для себя гораздо больше работы в будущем или, что еще хуже, пытаетесь наехать на Закон Сарбейнса-Оксли .

Вы можете действительно хорошо варить кофе или пиво, планировать свадьбы или создавать веб-сайты, но не очень хорошо умеете вычислять числа, и это нормально. Вы не стали бы пытаться починить один из автомобилей своего парка или написать программный код, если бы не знали, как это сделать, и вам не следует пытаться вести расчет заработной платы, если вы не знаете, что делаете.

Знайте свои ограничения и обращайтесь за помощью, когда она вам понадобится. Это может стоить немного дороже, но в конечном итоге сэкономит вам много времени.

 ВАШ ДВИЖЕНИЕ:  Проведите небольшое исследование. Вот список ресурсов по начислению заработной платы от Amazon . Некоторые более крупные поставщики также предлагают онлайн-обучение по расчету заработной платы, например QuickBooks , Paychex и Xero .

Самое простое решение, если вы можете себе это позволить, - это нанять службу, которая будет рассчитывать вашу зарплату за вас. Вот руководство по лучшим зарплатным сервисам на 2018 год .

4. Настройте прямой перевод.

У многих людей остались приятные воспоминания о получении своей первой зарплаты на работе с частичной занятостью, за которыми следуют не очень приятные воспоминания о том, как мало 20 часов по цене 5,65 доллара в час в сумме составляют после уплаты налогов.

Эта скудная зарплата становится еще более скудной после того, как вы потратите время и деньги на хранение в банке.

Прямой вклад (перевод заработной платы прямо на банковские счета ваших сотрудников) лучше для всех, кроме компаний, занимающихся печатью чеков. Ваши сотрудники получают свои деньги быстрее и не должны стоять в очереди в банке, вам не нужно распечатывать и распространять бумажные чеки, и не нужно рубить деревья, чтобы превратить их в чеки.

 ВАШЕ ДВИЖЕНИЕ:  настройте прямой перевод сразу и сделайте его обязательным для всех ваших сотрудников. Это может показаться суровым, но действительно облегчает жизнь всем.

Кроме того, Закон об электронных денежных переводах гласит, что вы, как владелец бизнеса, можете делать прямой депозит в обязательном порядке, если вы позволяете своим сотрудникам выбирать банк, в который будут депонированы их деньги, и предоставляете квитанцию ​​об оплате в цифровом виде. К счастью, ваше программное обеспечение для расчета заработной платы также может сделать это легко.

5. Защитите свои данные

Безопасность важна для всех ваших данных, но особенно для такой конфиденциальной информации, как личная банковская информация ваших сотрудников. Обратной стороной использования прямого депозита является то, что у вас есть доступ ко всей личной банковской информации ваших сотрудников, и вы никогда не сможете относиться к этой ответственности легкомысленно.

Никогда не оставляйте бумажный след. Это еще одно преимущество прямого депозита, но вы не всегда можете помешать своим сотрудникам делать такие вещи, как распечатка квитанций о заработной плате. Раздайте уничтожители бумаги на месте и поощряйте своих сотрудников использовать их для обработки любых документов с конфиденциальной информацией.

Как работодатель вы также несете ответственность за безопасность своей сети. Если вы оставите виртуальную заднюю дверь открытой и хакеры проникнут в информацию ваших сотрудников, вы виноваты в этом.

Еще одно преимущество аутсорсинга расчета заработной платы или использования программного обеспечения для расчета заработной платы заключается в том, что вы можете ожидать, что третья сторона будет беспокоиться о безопасности данных или исправлять ее в случае нарушения.

 ВАШЕ ДВИЖЕНИЕ:  если вы занимаетесь расчетом заработной платы собственными силами (и даже если вы этого не делаете), вам нужно быть особенно бдительным в отношении кибербезопасности. Вот несколько советов экспертов о том, как усилить защиту данных на малом предприятии.

Каковы ваши самые большие проблемы с заработной платой?

Какие проблемы с расчетом заработной платы вызывают у вас наибольшую головную боль? Что-нибудь, что мы не упомянули в этом списке? Поделитесь ими в комментариях, и мы постараемся друг другу помочь.