Технологии и управление проектами: чему малый бизнес может научиться на инвестициях своих коллег

Руководителю малого или среднего бизнеса (SMB) важно быть в курсе инвестиций коллег в технологии и инструменты управления проектами (PM).

Знание того, что движет их поиском программного обеспечения, какие возможности они ищут и какой бюджет они составляют, может помочь вам оценить и определить приоритеты своих потребностей.

Но как связаться с этими единомышленниками, не говоря уже о том, чтобы найти время для анализа их процессов управления проектами и инвестиций в технологии?

Не волнуйтесь, мы сделали за вас основу. Являясь ведущим онлайн-ресурсом для покупателей программного обеспечения для бизнеса, мы помогли тысячам малых и средних предприятий найти подходящие инструменты PM для своих бизнес-нужд.

Эти взаимодействия с потенциальными покупателями программного обеспечения для малого бизнеса являются ценным источником данных, и мы проанализировали случайную выборку, чтобы помочь вам держать руку на пульсе отрасли.

В этой статье мы рассмотрим образец наших данных за 2018 год, чтобы дать вам представление о покупательских драйверах, ключевых функциях программного обеспечения и бюджетных соображениях. Мы также сравним это с нашими данными за 2014 год, чтобы вы могли увидеть, как менялись технические потребности ваших коллег с течением времени, и предложить рекомендации о том, как использовать эти идеи в вашем собственном процессе покупки.

Факторы, влияющие на покупку: покупателям, впервые обращающимся за помощью, нужна прозрачность; Малым и средним предприятиям, заменяющим программное обеспечение, требуется более продвинутая функциональность

Драйверы покупки предоставляют контекст того, почему малые и средние предприятия принимают решение о покупке программного обеспечения PM. Выявление этих обстоятельств может помочь вам распознать - и исправить - признаки неэффективности в вашей собственной организации.

В 2018 году 54% представителей малого и среднего бизнеса в нашей выборке осознали, что управление проектами с использованием ручных методов и электронных таблиц больше не помогает, и решили инвестировать в программное обеспечение PM. ( Щелкните здесь, чтобы перейти к демографическим данным малых и средних предприятий, оцениваемых для этого отчета. )

Для этих предприятий доски, стикеры и электронные таблицы больше не могли поддерживать количество и / или сложность проектов. Статус работы был плохо виден, дела не работали из-за несогласованности процессов, а команды и информация были разрознены.

Если эти проблемы кажутся вам знакомыми, пора искать автоматизированное решение PM.

Остальные предприятия малого и среднего бизнеса в нашей выборке уже использовали автоматизированную систему для управления проектами, но она больше не отвечала их потребностям. Им нужно было лучше приспособиться к своим рабочим процессам, они хотели повысить простоту использования или функциональность, которой не было в их текущем инструменте.

Конечно, даже если вы впервые покупаете, у предприятий малого и среднего бизнеса есть чему поучиться.

Знание проблем, с которыми ваши коллеги сталкиваются при использовании существующего программного обеспечения, может помочь вам избежать этих ошибок в ваших собственных инвестициях.

Ключевые особенности: сотрудничество важнее, чем когда-либо

Неудивительно, что к программным возможностям, которые чаще всего запрашивают представители малого и среднего бизнеса, относятся планирование и отслеживание проектов, а также управление задачами. Эти функции обслуживают основные бизнес-потребности подавляющего большинства малых предприятий, и количество покупателей, запрашивающих эту функцию, в период с 2014 по 2018 год практически не изменилось.

Более примечательным является возросший интерес к сотрудничеству и снижение интереса к учету времени:

• Запросы о сотрудничестве увеличились более чем вдвое с 22% в 2014 году до 61% в 2018 году.
• Запросы на учет рабочего времени упали с 68% в 2014 году до 44% в 2018 году.

Мы также видим значительный рост числа покупателей, запрашивающих функции управления документами и документооборотом .

Интересно, что самые большие скачки происходят в областях, которые считаются более дополнительными (например, сотрудничество / общение, управление документами).

Дополнительный в этом случае означает, что, как правило, если малым предприятиям требуются функции совместной работы или управления документами, выходящие за рамки того, что доступно в их системе управления задачами или проектами, они будут дополнять свое основное предложение с помощью автономных инструментов.

Многие поставщики, которые не предлагают эти возможности в рамках своих предложений по управлению задачами или проектами или включают только ограниченные возможности, создают готовые интеграции с хорошо известными специализированными продуктами. Например, поставщик, предлагающий ограниченное хранилище, может интегрироваться с решением для управления документами, таким как Dropbox или Box .

Также важно отметить, что большинству предприятий малого и среднего бизнеса в нашем примере нужна система, которая может поддерживать ряд потребностей пользователей (в отличие от инструмента, который является узкоспециализированным для одной цели, например, для отслеживания времени ):

• В 2018 году 72% малых и средних предприятий искали решения с тремя или более из вышеперечисленных возможностей (55% нуждались в трех-четырех, а 17% нуждались в пяти или более).

Конечно, диапазон потребностей может сильно различаться. Например, если вы ищете инструмент, который поможет вашей команде управлять задачами, обмениваться файлами и сотрудничать для решения проблем, вам, вероятно, не нужно полнофункциональное решение PM, и вместо этого вы можете взглянуть на платформы управления задачами или совместной работы. . В противном случае вы просто платите за функции, которые не используете.

Однако, если вы ищете инструмент, который поможет прогнозировать и оценивать требования проекта, отслеживать прогресс ваших команд и достижение контрольных точек, а также распределять ресурсы в зависимости от уровня навыков и доступности, тогда вам понадобится что-то более продвинутое, чем совместная работа. решение для управления задачами.

Бюджет: малые и средние предприятия тратят значительно больше на программное обеспечение PM.

Бюджеты значительно увеличились. В 2014 году только 22% малых и средних предприятий планировали тратить до 50 долларов США на пользователя в месяц на программное обеспечение PM, но в 2018 году это увеличилось почти до 50% малых и средних предприятий.

Более того, пятая часть малых и средних предприятий готова тратить до 100 долларов на пользователя в месяц на программное обеспечение PM.

Зная, что большинство малых и средних предприятий в нашей выборке выделяют от 50 до 100 долларов на пользовательскую лицензию, мы можем рассчитать их приблизительные годовые расходы * на основе количества пользователей, для которых они покупают программное обеспечение PM.

Примерно 80% малых и средних предприятий в нашей выборке хотят приобрести программное обеспечение PM для от двух до 50 пользователей ( см. Демографические данные ниже ), поэтому мы сосредоточимся на этих группах:

Ориентировочный годовой бюджет PM на 2018 г. * основан на стоимости лицензии и количестве пользователей

* В бюджетную смету не включены расходы, связанные с настройкой, обслуживанием, поддержкой и т. Д.

Для сравнения, в 2014 году наибольший процент малых и средних предприятий (40%) хотел тратить 30 долларов на пользователя в месяц. Для 21–50 пользователей это расчетный годовой бюджет PM от 7 560 до 18 000 долларов, что значительно меньше, чем сейчас планируют потратить малые и средние предприятия.

Следующие шаги

Для лидера малого бизнеса нет более загруженного (или более критического) времени, чем сейчас: четвертый квартал переходит в следующий год.

Вам необходимо окончательно определить стратегические цели, спланировать свой бюджет и учесть инвестиции в технологии, чтобы вы могли сразу приступить к работе - и все это при одновременном выполнении операций «как обычно» и попытках опередить отраслевые тенденции.

При такой сложной задаче аудит вашего процесса PM, чтобы убедиться, что у команд есть нужные инструменты, - задача, которая легко может оказаться в конце вашего списка. Но это было бы дорогой ошибкой.

Организации, которые в полной мере ценят PM и уделяют приоритетное внимание инвестициям в инструменты, таланты и методы, а не добавляют их в качестве запоздалой мысли, сообщают о значительно более высоких показателях успешности проектов: 92% против 32%, согласно данным PMI в своем отчете Пульс профессии за 2018 год .

Понятно, что, инвестируя в правильную технологию, чтобы проектные группы могли эффективно выполнять свою работу, вы получите конкурентное преимущество и значительно улучшите показатели успешности своего проекта.

Если вы готовы начать сравнивать решения, просмотрите наш список популярных решений PM или перейдите в наш рыночный каталог, где вы можете отфильтровать по точным возможностям, которые нужны вашей команде, или по среднему рейтингу пользователей (т. Е. Три из пяти звезды).

ДЕМОГРАФИЯ

Демографические данные для малых и средних предприятий, оцененные для этого отчета, следующие:

• Бизнес-сегмент: в 2018 году наибольший процент потенциальных покупателей программного обеспечения для PM в нашей выборке был в инжиниринге / производстве (16%).
• Годовой доход: в 2018 году 51% потенциальных покупателей программного обеспечения PM в нашей выборке были малыми предприятиями с годовым доходом 5 миллионов долларов или меньше.
• Количество сотрудников: в 2018 году 70% потенциальных покупателей программного обеспечения для PM в нашей выборке были из малых предприятий со 100 или менее сотрудниками.
• Количество пользователей: в 2018 году 82% потенциальных покупателей программного обеспечения PM в нашей выборке покупали программное обеспечение от двух до 50 пользователей.

Потенциальные покупатели программного обеспечения для PM: по сегментам, 2014 г. и 2018 г. Потенциальные покупатели программного обеспечения для PM: годовая выручка, 2014 г. по сравнению с 2018 г.
Потенциальные покупатели PM Software: по количеству сотрудников, 2014 г. и 2018 г. Потенциальные покупатели программного обеспечения PM: по количеству пользователей, 2014 г. к 2018 г.