5 мягких навыков, которые необходимо освоить руководителям малого бизнеса, чтобы руководить проектными командами

Перед бизнес-лидерами стоит уникальная задача, заключающаяся в том, что предпринимательские качества, которые вы использовали для достижения вершины, противоположны мягким навыкам, необходимым для эффективного руководства командой проекта, когда вы на вершине.

Там, где когда - то вам служили уверенность в себе и потребность в автономии , теперь вам необходимо овладеть эмпатией, формированием консенсуса и служебным лидерством.

По некоторым оценкам, на «мягкие» навыки приходится до 85% успеха проекта . А учитывая, что руководители высшего звена несут ответственность за выполнение стратегии примерно в двух третях организаций, вам нужно быстро освоиться.

Руководители малого и среднего бизнеса (SMB), которые развивают навыки межличностного общения, необходимые для ведущих команд, не только добьются большего успеха в проекте, но и добьются большего успеха, помогая своей организации преодолеть пробел в реализации стратегии.

В этой статье мы рассмотрим основные навыки межличностного управления проектами (PM), используемые в высокоэффективных организациях, и порекомендуем инструменты и методы, которые вы можете использовать для развития этих навыков, чтобы вы могли эффективно руководить проектными группами.

5 навыков межличностного общения, необходимых для ведущих проектных команд

Пять мягких навыков, которые мы обсудим, основаны на отчете PM Solutions Benchmark за 2015 год .

Результаты их исследования показывают, что уровень квалификации руководителя проекта напрямую влияет на результаты проекта. Кроме того, они обнаружили, что организации с высококвалифицированными руководителями проектов более успешны в преодолении разрыва в реализации стратегии, чем организации с менее квалифицированными руководителями проектов. (См. « Дополнительные ресурсы для руководителей проектов » для получения более подробной информации об этом отчете.)

Таким образом, руководители малого и среднего бизнеса, которые предпринимают шаги для развития этих мягких навыков, будут более эффективны в руководящих проектных командах, в конечном итоге лучше позиционируя свою организацию для достижения стратегических целей.

Давайте начнем.

1. Общайтесь и слушайте

 Почему этот навык важен для PM:  плохое общение - одна из пяти основных причин неудач проекта .

Как руководитель проекта вы почти полностью отвечаете за коммуникацию проекта: делитесь видением проекта с командой, координируете действия с заинтересованными сторонами и, что, возможно, наиболее важно, держите всех на одной странице в отношении обновлений статуса, изменений требований, потенциальных рисков и т. Д. и т.п.

Таким образом, очень важно, чтобы вы работали над улучшением своих коммуникативных навыков.

Хотя многие люди (особенно бизнес-лидеры) считают себя отличными коммуникаторами, печальная правда заключается в том, что только 13% сотрудников считают, что их бизнес-лидеры эффективно общаются с остальной частью организации, согласно отчету Gallup о состоянии рабочего места в Америке за 2017 год .

Отчасти проблема заключается в том, что для эффективного общения необходимо слушать, а не просто рассказывать. Когда люди рассматривают общение как одностороннюю передачу информации (как это часто делают руководители бизнеса), они не могут проверить понимание.

 Как развить этот навык:  потренируйтесь делиться, слушать, а затем при необходимости приспосабливаться.

Gartner рекомендует эту практику, чтобы помочь сотрудникам подключиться к успешным результатам изменений, но эту стратегию так же легко применить, чтобы помочь заинтересованным сторонам достичь успешных результатов проекта. Эффективное общение имеет решающее значение для обоих. (Полный отчет доступен клиентам Gartner.)

Расскажите о видении проекта, о том, как он соотносится со стратегическими целями бизнеса и как он повлияет на приоритеты заинтересованных сторон и повседневные обязанности.

Слушайте : спрашивайте отзывы и идеи. Проверьте понимание и убедитесь, что заинтересованные стороны могут ответить на следующие вопросы:

• Какое видение проекта?
• Как проект соотносится со стратегическими целями компании?
• Какой график?
• Как это повлияет на меня?
• Что от меня ждут?

Адаптация : укрепляйте приверженность заинтересованных сторон проекту, прислушиваясь к отзывам и, по возможности, включив их в план. Это может означать внесение изменений в проект или его требования или изменение самого сообщения, т. Е. Большего, меньшего или другого стиля, чтобы избежать недопонимания.

2. Проявляйте порядочность и честность.

 Почему этот навык важен для PM:  Честность и честность - качества, которые часто используются для описания чьего-то персонажа, который, если перефразировать знаменитую фразу Джона Вудена, - это то, как вы действуете, когда никто не смотрит.

Как руководитель проекта, ваши команды должны верить в то, что вы приведете их к успешной реализации проекта, прислушивайтесь к их отзывам и при необходимости адаптируйтесь.

Честность и порядочность составляют основу доверия и уважения (см. Следующий раздел). Эти две способности были оценены как самые важные навыки PM как в малых, так и в средних и крупных организациях в опросе PM Solutions.

 Как развить этот навык:  покажите заинтересованным сторонам, что их вклад ценен и что вы заботитесь о них как о людях, а не только о «ресурсах».

Когда вы бизнес - лидера и их руководитель проекта, сотрудники могут опасаться высказывать мнения и опасения , которые противоречат своему усмотрению. Вам необходимо создать среду, в которой сотрудники будут чувствовать себя в безопасности, чтобы говорить напрямую и давать честную обратную связь.

Также очень важно реагировать на отзывы и при необходимости адаптироваться. Когда запрашивают обратную связь, но не реагируют на нее, она выглядит неискренней, что является противоположностью демонстрации честности.

Во-вторых, покажите проектным командам, что вы цените их больше, чем их способность выполнять задачи. Это означает, что нужно уделять внимание пропускной способности - гарантировать, что они работают с оптимальным использованием - устранять препятствия и обеспечивать поддержку на протяжении всего проекта.

«Поддержка» здесь может означать обеспечение наличия необходимых инструментов , а также отказ от дополнительных запросов или процессов, которые могут привести к сокращению объема работ .

3. Создавайте доверие и уважение

 Почему этот навык важен для PM:  Доверие и уважение лежат в основе любых успешных отношений, в том числе тех, которые составляют проектные команды.

Как руководитель проекта вам необходимо завоевать доверие заинтересованных сторон и поддерживать его. Без него ваш проект может быть обречен еще до того, как он сдвинется с мертвой точки.

 Как развить этот навык:  доверие строится на трех вещах : сочувствии, строгости логики и искренности. Вам нужно овладеть всеми тремя, чтобы эффективно руководить проектными командами.

По словам Фрэнсис Фрей, профессора и исследователя Гарвардской школы бизнеса, компонент, который чаще всего создает или разрушает доверие, - это сочувствие - ваша способность понимать и разделять точки зрения и чувства другого человека.

Сочувствие требует времени, а его часто не хватает в проектах, особенно от руководителей бизнеса, которые выступают в роли руководителей проектов.

Совет Фрея: определите, где, когда и к кому вы, вероятно, будете отвлекаться (т. Е. Испытывать недостаток сочувствия), и уделите этим ситуациям и людям время и внимание, которых они заслуживают.

Далее следует строгость логики . В частности, это означает вашу способность обмениваться идеями и аргументировать их. Слишком часто люди начинают с «почему», а затем заканчивают «что». Вместо этого Фрей советует лидерам сначала начать с вашей точки зрения, а затем предоставить подтверждающие доказательства.

Последний компонент построения доверия - это подлинность, то есть быть подлинным истинным «я». Это может быть сложно, если ваше подлинное «я» «отличается» от большинства, которым вы как бизнес-лидер по сравнению с остальной частью организации и являетесь. Вы отделены от своей проектной команды по возрасту, богатству, власти, опыту и т. Д.

Совет Фрея прост: будь собой, будь искренним и создавай атмосферу, в которой подлинность приветствуется и приветствуется.

4. Развивайте отношения

 Почему этот навык важен для PM:  Управление отношениями с заинтересованными сторонами имеет решающее значение для успеха проекта. Ваша способность добиваться результатов зависит от ваших отношений с заинтересованными сторонами.

Заинтересованные стороны - это все, кто влияет на проект и на него оказывает влияние: сотрудники, клиенты, руководители, поставщики и т. Д. Очень важно, чтобы вы, как руководитель проекта, знали, как получить и сохранить их поддержку в проекте.

 Как развить этот навык:  научитесь работать и руководить разными типами личности и социальными стилями, выясняя, что их мотивирует.

То, что « 5 языков любви » сделали для романтических отношений, оценка социального стиля делает для рабочих отношений. Оба учат вас, что люди по-разному общаются, сотрудничают и реагируют на взаимодействия.

Запланируйте корпоративную встречу или семинар и попросите всех пройти оценку социального стиля. Разделите людей на группы на основе их непосредственных команд, чтобы они могли определить сходства и различия в своих товарищах по команде, узнав, что мотивирует людей, с которыми они работают чаще всего.

Затем попросите людей организовать работу в соответствии с их основным социальным стилем. Это может помочь сотрудникам находить коллег из разных дисциплин и команд, которые разделяют один и тот же социальный стиль, что может помочь в установлении контактов и поощрении сотрудничества.

Хорошо известные оценки социального стиля и типа личности включают:

• Модель SOCIAL STYLE ™ от TRACOM ™ Group
• Модель Myers-Briggs Type Indicator® от CPP, Inc.
• Модель DiSC® от Inscape Publishing

5. Подавать пример

 Почему этот навык важен для PM:  «Мой менеджер» - вторая по популярности причина, по которой сотрудники увольняются с работы в малом бизнесе .

По словам старшего HR-аналитика Platforms Брайана Вестфолла, «один менеджер может сделать жизнь работника легкой и полноценной или властной и несчастной».

Это верно для любых отношений менеджер / сотрудник, в том числе между менеджером проекта и командой проекта.

Проще говоря : невежливость и неуважение наносят ущерб командам и потенциально могут ежегодно обходиться вашей организации в миллионы долларов.

Исследование Кристин Порат, профессора и исследователя Джорджтаунского университета, показало, что, имея дело с невежливостью, 66% сотрудников сокращают объем работы, а 80% теряют время, беспокоясь об этом.

Более того, она обнаружила, что пагубное воздействие невежливости распространяется не только на намеченную жертву. Свидетели такого поведения снижают производительность на 25% и вносят на 45% меньше идей.

 Как развить этот навык:  будьте тем изменением, которое вы хотите видеть в своей команде, и смоделируйте поведение, которому вы хотите, чтобы они подражали. Поднимите людей, поблагодарив их, признав их вклад, поделившись благодарностью и проявив сочувствие.

Теория социального обучения говорит нам, что люди моделируют поведение и отношения после того, что они наблюдают вокруг себя. Это означает, что если руководители отвечают на электронные письма в 22:30, сотрудники тоже подумают, что им это необходимо. Если руководители испытывают стресс и разочарование, сотрудники тоже. Если менеджеры не приложат усилий, то и сотрудники тоже.

Как правило, никогда не говори одно, а потом делай другое. Это подрывает доверие и уважение, которые вы приобрели в своей команде.

И если вы собираетесь попросить честную обратную связь (как и следовало бы, если вы следуете модели «поделиться, выслушать, адаптировать» для эффективного общения), обязательно подтвердите это и примите меры по исправлению положения, в противном случае вы учите свою команда проекта, что вы не цените их мнение.

Дополнительные ресурсы для руководителей проектов

Как руководитель малого бизнеса вы несете ответственность за контроль выполнения стратегии в своей организации. Ваша способность преодолеть разрыв в реализации стратегии зависит от вашей способности овладеть мягкими навыками, которые мы рассмотрели выше.

Хотя эти навыки управления персоналом могут показаться несовместимыми с вашим предпринимательским прошлым, с некоторой работой (и следуя нашим рекомендациям) вы можете развить эти навыки межличностного общения и стать эффективным руководителем проекта.

Дополнительная информация об отчете PM Solutions Benchmark за 2015 год :

PM Solutions провела опрос бизнес-лидеров и специалистов по проектам в более чем 300 организациях, чтобы определить лидерские, технические и общие бизнес-навыки, необходимые руководителям проектов для обеспечения эффективности.

Они обнаружили, что уровень квалификации руководителя проекта напрямую влияет на результаты проекта. Это означает, что отсутствие навыков PM привело к низкой производительности проекта, тогда как более высокий уровень навыков привел к более высокой производительности проекта.

Они также попросили респондентов оценить восемь показателей эффективности организации - выполнение стратегии, удовлетворенность акционеров, финансовый успех, выполнение графика / бюджета, удовлетворенность клиентов, распределение ресурсов, стратегическое согласование и приоритизация проекта - по пятибалльной шкале.

Они обнаружили, что организации с руководителями проектов с высоким уровнем квалификации превосходят организации с лидерами с низким уровнем квалификации в том, насколько они реализуют свои организационные цели (высокие показатели эффективности имели средний рейтинг производительности 3,7, в то время как участники с низким уровнем производительности имели рейтинг производительности 2,48).