4 совета по обновлению программного обеспечения для оптимизации ваших технологий

20 октября 2021
Статьи проекта

Используйте период продления, чтобы изучить рынок программного обеспечения и открыть для себя новые функции для вашего бизнеса.

Срок подписки на программное обеспечение почти закончился. Вы продлеваете подписку, не глядя на рынок в поисках лучших вариантов? Даже если вы довольны системой, продление - это возможность подтвердить, что у вас самое лучшее программное обеспечение.

2020 Gartner опрос покупателей программного обеспечения во всем мире показывает , как многие предприятия приближаются к процессу обновления подписки. Мы проанализировали эти результаты, чтобы сформировать четыре четких действия, которые необходимо предпринять по окончании срока действия контракта на программное обеспечение. (Полный отчет доступен клиентам Gartner)

Относитесь к каждому обновлению как к поиску нового программного обеспечения

Более 80% респондентов изучают альтернативы подробно или бегло, независимо от того, довольны ли они своим текущим программным обеспечением или нет.

Не обновляйте текущее программное обеспечение, не исследуя новые возможности. Возможно, будет разумным просто продлить подписку, но вы можете упустить новые ценные функции, появившиеся недавно.

Обратите внимание на знаки, указывающие на то, что вам нужно найти новое программное обеспечение - если хотя бы одно из них применимо, вам необходимо пересмотреть свои возможности на рынке программного обеспечения.

Подавляющее большинство компаний используют каждый период продления как возможность взглянуть на другие системы, просто чтобы узнать, предлагают ли конкуренты что-нибудь новое, что может повысить ценность их бизнеса. Почти половина опрошенных компаний (45%) проводят углубленную оценку программного обеспечения перед обновлением.

Причины для оценки программных альтернатив

Как действовать:

Итак, что вам следует искать? Если у вас есть какие-либо серьезные претензии к текущей системе, начните с них - как технические проблемы, так и проблемы безопасности часто являются главными причинами для рассмотрения других вариантов.

Помимо этого, подумайте, подходит ли ваша компания к одной из этих распространенных ситуаций:

Рентабельность инвестиций в программное обеспечение не соответствует вашим ожиданиям.
Вы столкнулись с такими бизнес-проблемами , как использование единого входа для нескольких пользователей или сложные рабочие процессы, замедляющие выполнение проектов.

Наконец, ваш текущий поставщик, возможно, обратился, чтобы поделиться новыми возможностями, или вы слышали о них от коллег. Любая из этих причин является веской причиной для оценки новых вариантов, поэтому дайте себе два-три месяца на исследование.

Расставьте приоритеты в функциях, чтобы «оптимизировать» и сэкономить деньги

В нормальных экономических условиях 64% респондентов указали, что они понизили или расторгли по крайней мере одно соглашение о подписке.

Если большинство предприятий оценивают новое программное обеспечение в течение каждого периода продления, что именно они делают? Большинство склонно добавлять функции или расширять услуги. Но для многих цель - получить ту же функциональность за меньшие деньги.

Распространенные причины для продления программного обеспечения

Поэтому при рассмотрении новых функций используйте эту возможность, чтобы подумать, какие функции вашего программного обеспечения действительно способствуют достижению ваших целей в этой новой бизнес-среде, и определите, какие функции могут вам сейчас не понадобиться.

Поставщики программного обеспечения в конечном итоге хотят сохранить ваш бизнес как можно дольше, поэтому у них есть мотивация продемонстрировать ценность ваших отношений и предоставить определенный набор функций, которые вы хотите, даже если вы платите меньше.

Как действовать:

Разбейте функции на обязательные , ценные и дополнительные сегменты. Попросите поставщика показать вам, как цены могут измениться, если некоторые дополнительные функции будут удалены.

Продление также является прекрасным моментом, чтобы оценить вашу потребность в поддержке - через год или около того с новым программным обеспечением вы сможете сократить свои расходы на услуги поддержки по мере повышения квалификации вашей команды. Спросите, есть ли у поставщика план поддержки, который лучше всего подойдет вам.

Используйте нашу статью о передовых методах завершения покупки программного обеспечения, чтобы загрузить шаблон, который позволяет вам перечислить и оценить эти функции, а затем узнать, как оценить истинную стоимость программного обеспечения по мере приближения к дате продления.

Избегать долгих обязательств - это нормально

Пятьдесят пять процентов покупателей заключают контракты сроком не более одного года.

Раньше, когда программное обеспечение устанавливалось только на локальных компьютерах, было разумно заключить многолетний контракт. Переход на другую систему может занять несколько месяцев, но сегодняшнее облачное программное обеспечение дает покупателям больше возможностей.

Продукты «программное обеспечение как услуга» (SaaS) предлагают более привлекательный вариант для малых и средних компаний - их дешевле внедрить с оплатой по подписке, а гибкость означает, что вы можете получить доступ к системе с любого устройства с помощью веб-браузера. Это значительно упрощает переключение между несколькими различными системами.

У каждого поставщика будет своя собственная политика в отношении продолжительности контракта, и он часто предлагает более дешевый пакет для обязательств не менее года, поэтому убедитесь, что понимаете свои варианты.

Как действовать:

Перед продлением просмотрите свой текущий контракт на программное обеспечение, чтобы понять обязательства вашей компании при расторжении. Вы должны увидеть несколько общих предложений:

Прекращение действия для удобства или по причине : «Для удобства» означает, что вы можете прекратить действие по любой причине, а «по причине» означает, что вы можете прекратить действие только в том случае, если поставщик нарушает соглашение.
Сборы за досрочное расторжение : поставщики часто включают сборы и другие штрафы за досрочное расторжение контракта, которые компенсируют затраты продавца за потерю клиента.
Требования после прекращения действия : при досрочном или досрочном расторжении соглашения о программном обеспечении у вас могут возникнуть некоторые обязательства. Например, в контракте должно быть указано, как собирать и удалять все ваши данные из системы.

Ознакомьтесь с положениями о расторжении договора в вашем контракте. Если вы удовлетворены продуктом после одного соглашения, вы можете заключить более долгосрочный контракт. Более короткий контракт может стоить дороже, но дает вам возможность быстро менять программное обеспечение.

Не соглашайтесь на неидеальную систему

Семьсот двадцать шесть респондентов (52%) указали, что они продлили по крайней мере одно соглашение о подписке, даже если они не удовлетворены им.

Более половины опрошенных компаний продлили подписку на программное обеспечение, которое им даже не понравилось. Разнообразие ситуаций может сделать вашу текущую, но далеко не идеальную систему наиболее подходящим выбором.

Причины продления программного обеспечения, даже если они не удовлетворены

Но вам не нужно соглашаться на «меньше идеала». Начать с изучения более чем 750 категорий программного обеспечения Platforms - отличный первый шаг. Каждый профиль продукта включает общие рейтинги с оценками простоты использования, обслуживания клиентов, функций и соотношения цены и качества, а также подробные отзывы пользователей, чтобы значительно сократить время, необходимое для определения вариантов.

Как действовать:

Начните свое исследование как можно раньше. В последний год действия вашего контракта на подписку назначьте периодические встречи для группы оценки программного обеспечения, состоящей из ваших ключевых заинтересованных сторон в компании, чтобы определить:

Болевые точки с нынешней системой
Альтернативные системы с аналогичным функционалом

Это поможет вам понять возможные варианты до продления. Ознакомьтесь с первым шагом в наших советах по ведению переговоров по программному обеспечению - на этих встречах должны быть задействованы те же люди, которые вам нужны для переговорной группы.

Как претворить этот совет в жизнь

Время продления - прекрасная возможность пересмотреть различные системы. Но если вас устраивает текущая версия программного обеспечения, самый простой шаг - продлить ее. Используйте эти советы как руководство в любой ситуации:

Если вы решите остаться с вашей нынешней системой : подумайте, какие функции или услуги вы можете позволить себе удалить, чтобы «оптимизировать»rightsizeRightsizing, in relation to software, is the process of removing or adding functionality to optimize the system for your business needs and budget.систему и сэкономить деньги. Ознакомьтесь с нашими 6 шагами для успешного заключения контракта на программное обеспечение .
Если вы решите найти другую систему : через год после окончания срока действия вашего контракта соберите коллег и сотрудников, чтобы понять, какие болевые точки возникают у пользователей в текущей системе. Затем проведите исследование, чтобы найти альтернативы, которые могут устранить эти болевые точки. Ознакомьтесь с нашими 3 эффективными способами получения бай-ина для нового программного обеспечения .

Ищете программное обеспечение для управления тестированием программного обеспечения? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для управления тестированием программного обеспечения Platforms .