Будьте информированным покупателем: понимание истинной стоимости программного обеспечения для бизнеса

Дело не только в вас - составить бюджет для программного обеспечения для бизнеса сложно. Мы здесь, чтобы сломать это.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта статья предназначена для информирования наших читателей о проблемах, связанных с ведением бизнеса в США. Он никоим образом не предназначен для предоставления финансовых консультаций или поддержки определенного курса действий. За советом по вашей конкретной ситуации проконсультируйтесь со своим бухгалтером или финансовым консультантом.

В идеальном мире купить программное обеспечение было бы так же просто, как купить почти все остальное. Есть фиксированная цена, вы ее платите, и все - у вас есть программа!

Однако если вы начали исследовать различные варианты программного обеспечения для своего бизнеса, вы уже знаете, что это не так просто. Поставщики программного обеспечения не только используют совершенно разные модели ценообразования, но и берут на себя дополнительные расходы, связанные с владением и эксплуатацией их системы.

Согласно опросу Platforms 2019 года о тенденциях покупки программного обеспечения малыми предприятиями, опасения, что расходы превысят бюджет, являются главным внутренним препятствием для инвестиций в программное обеспечение для бизнеса. Если вы не знаете истинную стоимость владения программным обеспечением, риск превышения бюджета вполне реален.

(Чтобы не превысить бюджет, ознакомьтесь с нашим калькулятором совокупной стоимости владения здесь .)

Здесь мы разберем пять основных компонентов, которые составляют общую стоимость владения программным обеспечением для бизнеса. Цель? Чтобы уточнить стоимость программного обеспечения, чтобы вы могли быть уверены в своем решении о покупке программного обеспечения.

Компонент затрат №1: сама лицензия на программное обеспечение

Лицензия на программное обеспечение - стоимость фактического владения и использования программного обеспечения - имеет двойную честь: она составляет значительную часть цены на программное обеспечение и является жесткой стоимостью, которую необходимо определить окончательно, поскольку она может сильно меняться с течением времени по мере масштабирования вашего бизнеса.

Вы столкнетесь с двумя основными моделями ценообразования на лицензии на программное обеспечение: бессрочные цены и цены по подписке.

С бессрочной ценой вы платите одну цену заранее, чтобы владеть программным обеспечением на неопределенный срок (т. Е. Бессрочно , отсюда и название). Эта модель ценообразования существует дольше всего и обычно используется для программного обеспечения, которое развертывается «локально», что означает, что оно загружается и хранится на локальном компьютере или сервере в вашей компании.

H&R Block - пример бессрочного ценообразования. Вы можете приобрести это программное обеспечение для подготовки налогов для малого бизнеса за единовременную плату в размере 89,95 долларов США.

С ценой подписки вы платите ежемесячную или годовую абонентскую плату за использование программного обеспечения. Если вы перестанете платить или не продлите контракт, вы потеряете возможность использовать программное обеспечение. Эта модель ценообразования является более новой, более популярной и часто используется для программного обеспечения, развертываемого через облако (эта модель развертывания также называется «Программное обеспечение как услуга» или «SaaS»). Это означает, что он размещен на собственных серверах поставщика программного обеспечения и доступен клиентам через Интернет.

Basecamp - это пример фиксированной цены на подписку. Вы можете приобрести эту систему управления проектами за 99 долларов в месяц.

Есть еще три типа ценообразования на подписку, с которыми вы также можете столкнуться, с оплатой, которая зависит от разных факторов: цены на потребление, размер и на основе пользователей.

1. Ценообразование, основанное на потреблении, привязывает вашу абонентскую плату к тому, сколько вы фактически используете программное обеспечение или связанные с ним услуги. Платформа биллинга Cheddar использует ценообразование на основе потребления, взимая 99 долларов в месяц плюс комиссию, зависящую от количества транзакций, совершаемых через систему.
2. Ценообразование на основе размера привязывает вашу абонентскую плату к размеру вашей организации, например, сколько у вас сотрудников или клиентов. WebHR , программная платформа для HR-отделов, использует ценообразование на основе размера. Для компании со 150 сотрудниками WebHR взимает 1,85 доллара за сотрудника в месяц.
3. Ценообразование на основе пользователей привязывает вашу абонентскую плату к количеству людей, использующих программное обеспечение. Onshape , программное обеспечение для инженерного проектирования, использует цены на основе пользователей; их план «Профессиональный» стоит 2100 долларов на пользователя в год.

В большинстве случаев ваши руки будут связаны от того, какую модель ценообразования на программное обеспечение вы выберете. Редко, когда поставщики программного обеспечения предлагают как бессрочные, так и подписку на свой продукт.

Тем не менее, если у вас есть выбор или если вы сравниваете бессрочный продукт с продуктом по подписке, взвесьте все за и против каждого, чтобы определить, какая модель лучше всего подходит для вашего бизнеса.

Компонент затрат № 2: Оборудование

Каким бы очевидным это ни было, по-прежнему важно учитывать стоимость оборудования для запуска приобретенного вами программного обеспечения. Это особенно важно для локальных развертываний, которые могут потребовать не только покупки сервера для размещения программного обеспечения, но и новых устройств, использующих правильную операционную систему. Другими словами: если вы используете Mac, но программное обеспечение, которое вам нужно, предназначено только для Windows, это значительные затраты.

Поскольку они доступны через веб-браузер, развертывания SaaS предлагают гораздо большую гибкость оборудования. Подойдут компьютеры, планшеты или смартфоны. Компании также могут сэкономить деньги на оборудовании, разрешив сотрудникам приносить свои собственные устройства из дома (хотя это должно сочетаться с комплексной политикой «принеси свое собственное устройство» (BYOD), чтобы уменьшить уязвимости ИТ).

Некоторые категории программного обеспечения также потребуют приобретения дополнительного оборудования. Например, биометрические системы посещаемости используют отпечаток пальца человека или другой уникальный идентификатор, чтобы гарантировать, что кто-то является тем, кем он себя называет. Эти платформы требуют специального оборудования для точной регистрации биометрических данных.

uAttend продает часы, совместимые с их программным обеспечением, на своем веб-сайте ( Источник )

Некоторые поставщики могут потребовать от вас использовать связанное с ними оборудование с их программным обеспечением, или у вас может быть свобода делать покупки.

Компонент затрат № 3: Внедрение

Поставщики могут взимать единовременную плату в момент покупки, чтобы внедрить программное обеспечение и запустить его на вашем предприятии. Помимо базовой установки и настройки, затраты на внедрение могут также покрывать такие потребности, как:

• Настройка программного обеспечения
• Перенос данных из предыдущих систем
• Интеграция с текущими системами

Если вы сможете самостоятельно внедрить программное обеспечение, поставщики могут отказаться от этой платы. Например, Odoo , платформа планирования ресурсов предприятия (ERP), предлагает бесплатный вариант самообслуживания наряду с платными вариантами, если вам нужна помощь.

Варианты реализации Odoo ( Источник )

Общее практическое правило состоит в том, что внедрение локальных систем стоит дороже, чем облачных. Внедрение более сложных систем также обходится дороже, чем базовые приложения.

В некоторых случаях вы можете потратить на внедрение столько же (если не больше), чем фактическая лицензия на программное обеспечение. Спросите поставщиков о деталях их вариантов реализации и сборов, чтобы составить соответствующий бюджет.

Компонент затрат №4: Обучение

Хотя стоимость лицензии на программное обеспечение обычно включает доступ к справочным руководствам и форумам поддержки, поставщики также могут взимать отдельную дополнительную плату за дополнительное обучение. В зависимости от сложности выбранного вами программного обеспечения и того, насколько оно важно для вашего бизнеса, это обучение может быть выгодным вложением, чтобы ваши сотрудники могли быстро ознакомиться с платформой.

Обучение может проводиться в различных форматах, стоимость которых варьируется:

• Отправка сотрудников на учебный сайт поставщика
• Привлечение тренера в вашу компанию
• Виртуальные вебинары
• Курсы электронного обучения для самостоятельного изучения

Крупные поставщики программного обеспечения также могут предлагать сертификаты, которые пользователи могут получить, чтобы показать, что они знакомы с платформой. Salesforce , например, предлагает различные сертификаты, которые стоят от 200 до 6000 долларов.

Список сертификатов администратора Salesforce ( Источник )

Какой бы вариант обучения вы ни предпочли, обязательно выделите бюджет не только для первых пользователей, но и для новых сотрудников, которым придется изучить систему в будущем.

Компонент затрат № 5: Поддержка

Иногда в стоимость лицензии входит постоянная поддержка, которая также может быть отдельной платой, которая покрывает обслуживание, обновления и даже премиальные формы обслуживания клиентов.

Например, клиенты Adobe имеют возможность принять участие в программе обслуживания и поддержки Adobe Platinum, которая предлагает приоритетную круглосуточную поддержку клиентов без выходных за годовую плату в размере около 20% от стоимости лицензии.

Поддержка также может включать в себя варианты консультирования, которые объединяют вас с представителем по работе с клиентами, с которым можно регулярно встречаться, чтобы обсудить цели и узнать, как получить максимальную отдачу от программного обеспечения. HubSpot , маркетинговая система, предлагает четыре различных варианта консультации по цене от 400 до 1600 долларов в месяц.

Варианты консультации HubSpot ( Источник )

В зависимости от услуг поддержки, которые они предлагают, ваш поставщик может взять на себя некоторые значительные административные нагрузки, с которыми вы не справитесь (например, некоторые поставщики программного обеспечения для расчета заработной платы могут удовлетворить потребности вашей компании в начислении заработной платы за вас).

Оцените затраты на выполнение этих задач внутри компании по сравнению с их передачей на аутсорсинг поставщику программного обеспечения.

Заключительные советы по экономии на программном обеспечении

Ценообразование на программное обеспечение никогда не бывает таким простым, как кажется на веб-сайте поставщика. Скрытые расходы огромны, и, если вы не учтете их, вы обнаружите, что превысите свой бюджет на программное обеспечение.

Понимание всех элементов, которые входят в истинную стоимость программного обеспечения для бизнеса, поможет вам подготовить и контролировать расходы.

Эти последние советы могут еще больше снизить общую цену:

• Всегда ведите переговоры . Многие поставщики, особенно те, которые публикуют свои расценки, не хотят сдвинуться с места на своих цифрах. Но некоторые из них предложат скидки, если вы спросите об этом, особенно если вы приобретете надстройки или дополнительные услуги, которые увеличивают ценность вашего клиента (дополнительные советы см. В разделе «6 шагов для успешного заключения договора о программном обеспечении» ) .
• Отделите ваши потребности в функциях от ваших потребностей. Тратить большие деньги на программное обеспечение, в котором вы используете только половину функциональных возможностей, не является разумным вложением. Оттачивайте свои потребности, приобретайте доступное программное обеспечение, отвечающее этим потребностям, а затем масштабируйте их по мере их роста.
• Внимательно следите за своим ценовым уровнем . Поставщики часто предлагают разные уровни ценообразования, при которых оплата большего количества сетей дает вам больше пользователей, больше хранилища, больше функций и т. Д. Если вы превысите предел своего текущего уровня, вы можете быть вынуждены оплатить стоимость следующего, самого дорогого уровня. Итак, если ваш уровень предоставляет «от 10 до 25 пользователей», стоимость перехода с 11 до 12 пользователей ничто, но стоимость перехода с 25 на 26 пользователей может быть значительной.
• Тщательно исследуйте бесплатные системы с открытым исходным кодом . Конечно, существуют жизнеспособные системы бесплатного программного обеспечения с открытым исходным кодом, но будьте осторожны. Многие «бесплатные» системы бесплатны только потому, что они налагают значительные ограничения на хранилище, пользователей или возможности. Программное обеспечение с открытым исходным кодом по-прежнему требует от ИТ-персонала установки, настройки и обслуживания, а это стоит денег. Прочтите мелкий шрифт перед тем, как совершить сделку.

Примечание. Поставщики программного обеспечения, упомянутые в этой статье, были выбраны исключительно для иллюстрации различных моделей ценообразования на программное обеспечение и не предназначены для поддержки или рекомендаций. Эти стратегии ценообразования не являются уникальными для этих компаний и предлагаются многими другими поставщиками программного обеспечения.

Информация об опросе Platforms о тенденциях в области покупки программного обеспечения для малого бизнеса в 2019 г.

Platforms провела этот опрос с сентября по октябрь 2019 года среди 129 руководителей малого и среднего бизнеса в США. Компании были отобраны по размеру на те, в которых работает от 2 до 249 сотрудников, а годовой доход в масштабе всего предприятия составляет менее 100 миллионов долларов. От них требовалось приобрести по крайней мере одно программное обеспечение на сумму 5000 долларов США или более в течение последних двенадцати месяцев. От респондентов также требовалось, чтобы они были как минимум офис-менеджерами, влияющими на решения о покупке программного обеспечения в своих организациях.