Соберите важную информацию о поставщике и создайте команду, которая будет защищать ваши потребности в программном обеспечении.

Ваша компания выбрала новое программное обеспечение, и теперь пора заключать контракт. Это, казалось бы, простое обсуждение может сделать или сорвать всю сделку и определить, насколько полезным будет программное обеспечение для вашего бизнеса.

Поставщики программного обеспечения хотят, чтобы их инструмент работал на вас, но у них также есть опытные команды, обученные максимально эффективно заключать сделки в их пользу. Сядьте за стол переговоров, как профессионал: Gartner рекомендует эти советы по подготовке к оптимальному заключению контракта на программное обеспечение, чтобы получить наилучшую возможную сделку по программному обеспечению. Мы также суммировали ключевые действия, которые вы должны предпринимать на каждом этапе ( полный отчет доступен клиентам Gartner ) .

1. Соберите переговорную команду.

Поставщик приводит свою самую сильную команду за стол переговоров, поэтому вам нужно собрать одну из своих, чтобы сосредоточиться на конкретных аспектах сделки. Состав этой команды будет зависеть от размера вашего бизнеса и ресурсов - в таблице ниже показаны различные области и моменты, которые следует учитывать для каждой области:

Зона фокусировкиЧто нужно учитыватьЗакупка

• Стратегия переговоров
• Запрос на создание предложения
• Контрольный список цен

Юридические и договорные

• Разработка и рассмотрение контракта
• Юридические условия и требования
• Контрольный список условий и положений
• Обзор контрактов и база данных

Потребности бизнеса

• Бизнесу нужно общение
• Производительность процесса
• Требования к оборудованию и программному обеспечению
• Стандарты технологий

Разработка приложения

• Управление проектом
• Строить против покупки
• Усилия по настройке

Финансы и учет

• Бюджет
• Общая стоимость приобретения (TCA)
• Анализ совокупной стоимости владения (TCO)
• Финансовое и бухгалтерское влияние

Управление поставщиками

• Отношение
• Измерение производительности

Информационная безопасность

• Политика ИТ-безопасности
• Конфиденциальность данных
• Соответствие нормативным требованиям

Используйте эту таблицу как контрольный список для членов вашей команды. Конечно, не в каждой компании есть специалисты для каждой из этих областей - в этом случае выберите наиболее подходящих членов команды, которые будут выполнять несколько обязанностей.

2. Сборы и скрытые расходы

Вы, вероятно, заплатите больше, чем цена, указанная на веб-сайте вашего любимого программного обеспечения, и, если вы не спросите, поставщики не будут предлагать подробный обзор фактических цен. Чтобы начать переговоры с истинной оценкой затрат, заранее задайте вопросы об этих ценовых аспектах:

Вам нужно будет глубже изучить метрики ценообразования на программное обеспечение, чтобы получить наиболее точные данные о расходах. В зависимости от настроек вашего бизнеса, определенные методы ценообразования поставщиков могут быть беспроигрышными. Например, компания, которая быстро нанимает новых сотрудников, может получить больше за свои деньги с помощью модели подписки на программное обеспечение, которая позволяет неограниченному количеству пользователей по установленной цене.

Обязательно изучите компромиссы для каждого метода ценообразования на программное обеспечение, чтобы избежать переплаты ( полный отчет доступен клиентам Gartner ) :

3. Изучите свои условия и положения.

Условия и положения вашего соглашения о программном обеспечении описывают риски и выгоды, связанные с контрактом. Каждый поставщик программного обеспечения включает в себя разные условия, поэтому проще составить собственный контрольный список элементов, которые необходимы для вашего бизнеса.

Эти условия будут меняться в зависимости от метода развертывания - независимо от того, устанавливаете ли вы программное обеспечение в своем местоположении или используете его через веб-браузер.

Вот примеры условий, типичных для обоих типов развертывания программного обеспечения:

Локальное программное обеспечениеSaaS и облачное программное обеспечение

• Определенные показатели ценообразования
• Четкий план восстановления услуг
• Лимит на продление обслуживания увеличивается
• Право на проведение аудитов
• Стоимость замены оборудования
• Объединение и защита от переименования

• Защита от продления цен
• Приемлемые штрафы за сбой в обслуживании поставщика
• Право на настройку, тестирование и разработку
• Ясные условия конфиденциальности и безопасности данных
• Определенные службы поддержки
• Право на преобразование в локальную версию

4. Раскройте мотивы поставщиков, чтобы получить прибыль.

Поставщик, скорее всего, соберет информацию о ваших бюджетных пределах, о том, как будет оплачиваться программное обеспечение, какой руководитель одобрит сделку и кто примет окончательное решение.

Это дает поставщику более подробную информацию, чтобы использовать сделку в свою пользу, но вы можете задавать вопросы, чтобы раскрыть мотивацию поставщиков, чтобы убедиться, что у вас есть такое же преимущество.

Обдумайте такие вопросы, как:

• Как вам платят - прямую комиссию или зарплату и комиссионные?
• Получаете ли вы бонусы в течение года? Когда вы получите самый большой бонус?
• Получаете ли вы более высокую компенсацию за одни продукты и услуги, чем за другие - какие из них и как работает программа компенсационного стимулирования?

После сбора этой информации посмотрите, могут ли эти факторы дать вам большее преимущество:

Рассмотрим конец финансового года. Есть ли у вас какие-либо продавцы, которые подталкивают вас к скорейшему заключению сделки? Команды продаж обычно агрессивны, но они усиливают давление ближе к концу финансового года своей компании, как и вы.

Всегда лучше продлевать обсуждения программного обеспечения до конца финансового квартала или года, чтобы воспользоваться срочностью поставщика и заключить более выгодную сделку - специальные цены и скидки легче получить, когда отделу продаж действительно нужно закрыть последнюю сделку квартала или год.

Конец финансового годаПродавцыЯнварь Autodesk, Salesforce, WorkdayФевраль DellМарт BMC, Compuware, Fujitsu, Hitachi, Lenovo, Symantecапреля InforМай Oracleиюнь Microsoftиюль CiscoОктябрь Broadcom, HPE, Micro FocusНоябрь AdobeДекабрь Amazon, ASG, Citrix, Google, IBM, Informatica, SAP, SAS, ServiceNow, Software AG, Tableau, Unisys

Ваш поставщик - стартап? Бум рост облачного программного обеспечения породил сотни мелких поставщиков программного обеспечения запуска , которые могут предложить более гибкие условия и контракты , чем их более крупные конкуренты предприятия. Более гибкий поставщик стартапов может идеально соответствовать вашим функциональным потребностям и бюджету.

Этот стартап также может готовиться к привлечению финансирования - в этом случае поставщик захочет увеличить количество клиентов и выручку в преддверии раунда серийного финансирования, что дает вашей компании преимущество для заключения более выгодной сделки.

В зависимости от размера и типа компании-разработчика программного обеспечения вы можете найти на Crunchbase сведения о финансировании, приобретении и инвесторе, которые можно использовать во время переговоров.

5. Используйте шаблон оценки, чтобы определить свои лучшие варианты.

Используйте критерии, перечисленные в таблице ниже, чтобы сопоставить несколько лучших вариантов программного обеспечения друг с другом - таким образом вы будете точно знать, насколько вы должны быть инвестированы в сделку или можете ли вы уйти.

Оцените критерии от 1 до 5 и уделите больше внимания важным соображениям при подсчете победителей. Используйте столько или меньше из них, сколько необходимо для вариантов вашего поставщика:

• Ценообразование
  • Лицензионные сборы
  • Затраты на настройку и внедрение
  • Счета за обслуживание
  • Затраты на обучение
• Необходимые (и полезные) функции и возможности
• Требования к эксплуатации (совместимость и мобильность)
• Интеграции
• Возможности поддержки и обучения
• Условия и положения (УиП) риски

СКАЧАТЬ

6. Будьте готовы уйти

После оценки каждого поставщика, изучения условий и понимания ставок как для поставщика, так и для вашей компании, вы знаете, можете ли вы позволить себе перейти к другим жизнеспособным вариантам.

Ваш список требований и допустимых альтернатив дает вам возможность отказаться от переговоров с поставщиками с более низкими показателями, если они не продвигаются в благоприятном направлении. Если вы отказываетесь от переговоров, найдите время для сброса с вашей командой:

• Пересмотрите свои ожидания
• Усильте свою тактику ведения переговоров
• Определите, действительно ли стоит использовать следующий лучший вариант программного обеспечения

Из каждого обсуждения вы узнаете, как лучше использовать свои исследования и как лучше всего отвечать на сложные вопросы и использовать тактику поставщиков.

Соберите лучшие ресурсы для переговоров по программному обеспечению

Убедитесь, что ваша компания готова к самому важному разговору в жизни вашего программного обеспечения. Подводя итог, соберите свою команду переговорщиков, поймите скрытые затраты и приемлемые условия контракта, а затем разработайте эффективный план игры, который снова окажет давление на поставщика.

Если у вас есть преимущество в процессе, вам следует проанализировать реальные отзывы пользователей и запланировать несколько демонстраций программного обеспечения , а затем выполнить эти шаги с самого начала, чтобы вы могли адаптировать свой план переговоров для каждого поставщика.