В детстве нас учили всегда составлять план эвакуации при пожаре. Будь то в школе или дома, мы точно знаем, что делать, чтобы быстро и безопасно выбраться из опасной ситуации, чтобы, если возникнет настоящая чрезвычайная ситуация, мы будем готовы.

Для менеджеров проектов план управления изменениями похож на план эвакуации при пожаре, когда вам нужно направить свою команду через изменения, ожидаемые или неожиданные.

Конечно, не каждое изменение должно быть вызвано катастрофой, такой как настоящий пожар или резкое сокращение бюджета. Управление изменениями также включает в себя более рутинные изменения, такие как новый персонал, новые помещения или внедрение нового программного обеспечения и инструментов.

Важная вещь - как мы узнали из пожарных учений - состоит в том , чтобы заранее составить план . За день до того, как вы полностью перейдете на новое программное обеспечение для управления проектами, не время для того, чтобы вовлекать свою команду в работу.

По сути, управление изменениями не совсем отличается от управления проектами. В конце концов, суть управления проектами заключается в адаптации к изменениям в ходе реализации проекта.

Можно просто взглянуть на это так: в управление изменениями вовлечены люди , а в управление проектами - задачи. Другими словами, управление изменениями - это обучение персонала посредством изменений, чтобы они могли продолжать выполнять свои задачи.

Давайте рассмотрим некоторые основные рекомендации по составлению плана управления изменениями.

Составьте план управления изменениями

По своей природе некоторые изменения непредсказуемы. Скажем, например, один из ваших любимых руководителей уезжает в кратчайшие сроки, чтобы основать новую компанию в Дубае, стране беспилотных такси . Теперь вы должны тренировать свою организацию, принимая новую структуру руководства.

Продуманный план управления изменениями поможет вам справиться с неожиданными изменениями, а также с изменениями, к которым легче подготовиться. Например, переезд вашей растущей компании в модное новое здание с кафе-баром и студией йоги. Хотя у вас могут быть годы на подготовку к подобным изменениям, нужно многое учесть, например, где все будут сидеть, как они доберутся до работы и где они будут парковаться?

Каждый план управления изменениями состоит из трех основных этапов: планирование, направление и усиление. Давайте посмотрим на каждую фазу.

1. Планирование

Планируйте продолжать планирование

Это может показаться излишним, но первая фаза любого надежного плана управления изменениями - это планирование. Эта фаза может длиться несколько месяцев или несколько дней, в зависимости от обстоятельств. Но чем больше вы сможете выжить перед изменением, тем более плавным вы можете ожидать, что оно пройдет.

Этот этап включает в себя такие шаги, как:

• Оцените, как изменение повлияет на вашу организацию. Инструменты управления рисками могут помочь вам подготовиться к непредвиденным расходам. Также полезно ознакомиться с организационной схемой, чтобы определить, какие команды и отдельные лица будут существенно затронуты предстоящими изменениями.
• Соберите команду управления изменениями. Эта команда должна быть представителем всех отделов вашей организации, на которых это изменение повлияет. В преддверии изменения группа управления изменениями должна встретиться - почти как стартовое собрание проекта - чтобы обеспечить поддержку всей организации и убедиться, что голоса всех заинтересованных сторон услышаны.
• Установите график изменений. Здесь действительно могут пригодиться ваши навыки управления проектами . Используя такие инструменты , как диаграммы Ганта , Burndown диаграммы , и основные этапы, определить , когда изменение начнется, когда вы ожидаете , что в полном объеме, и какие этапы вы должны ударить по пути , чтобы остаться на графике.

2. Направление

Управление изменениями пошло наперекосяк

Это основа управления изменениями, потому что это фаза, когда изменения действительно происходят. Это может означать, что ваши сотрудники действительно начнут использовать новое программное обеспечение для совместной работы во время реального проекта, неделю, когда вы действительно переедете в свое блестящее новое здание, или первые несколько недель вашего нового генерального директора. Если вы все спланировали тщательно, этот этап должен пройти гладко.

Этот этап включает в себя такие шаги, как:

• Обучение и поддержка. Независимо от того, сколько времени ваша команда потратила на то, чтобы поиграть с новым программным обеспечением или посмотреть обучающие видео, неизбежно возникнут проблемы, которые возникнут в первый же день, когда они начнут использовать его на работе. Стоит иметь наготове специалиста или поддержку от поставщика.
• Коммуникабельность и отзывчивость. Ничто не может заставить вашу команду чувствовать себя более заброшенной, чем отсутствие общения в нестабильные времена. Речь идет не только о том, чтобы сообщить вашей команде, когда и почему происходят изменения, но и о том, чтобы общаться с ними на протяжении всего процесса и реагировать на проблемы по мере их появления.
• Корректировки. По мере развертывания изменений, несмотря на ваше лучшее планирование, произойдет что-то, что потребует корректировки. Возможно, функции форматирования в вашей новой CMS на самом деле не работают, и вам нужно пока продолжить работу над документами Google. Или, может быть, настойчивое требование вашего нового Скрам-мастера проводить ежедневный Скрам во дворе, даже в феврале, раздражает команду, и вам нужно вмешаться.

3. Армирование

Празднуйте успешные изменения

Таким образом, вы правильно спланировали изменения, ваше новое программное обеспечение не взорвалось и не сожгло здание, и все ваши сотрудники смогли продолжить выполнение задачи, не пропустив крайний срок. Замечательно! Но ты еще не закончил. Ваша команда может быть взволнована на раннем этапе использования нового программного обеспечения или работы в новом здании, но ваша работа в качестве менеджера изменений требует, чтобы вы отслеживали, чтобы изменения сохранялись.

Этот этап включает в себя такие шаги, как:

• Последующее обучение. По мере появления новых функций в вашем новом программном обеспечении вам необходимо убедиться, что ваша команда знает, как их использовать. Это также хорошее время, чтобы проверить и убедиться, что они действительно правильно используют программное обеспечение, и получить их отзывы.
• Продолжение общения. Возможно, вы уже поняли, что общение имеет первостепенное значение на каждом этапе управления изменениями. Используя пример нового здания: первая неделя или около того, вероятно, будет полна волнения от переезда в новый дом. Но как только все устроятся, вы захотите проследить за тем, чтобы узнать, как всем нравится новый кафетерий, как работает новый гараж, или работал ли кто-нибудь из дома четыре дня в неделю, потому что они убежден, что в здании есть привидения .
• Следите за ситуацией. Этот шаг аккуратно увязан с управлением проектом. После того, как изменение было полностью реализовано и вы больше не беспокоитесь о том, помешает ли оно вашей команде выполнить свои задачи, вы можете вернуться к управлению проектами и подготовке к следующему изменению.

Готовы ли вы измениться?

Прочитав это руководство, вы почувствуете себя более подготовленным к следующим изменениям, которые появятся у вас на работе. Но если вы думаете, что я что-то упустил, дайте мне знать в комментариях!