Ваше мероприятие окончено, все собрались и уехали, и пора оценить, было ли мероприятие успешным.

Все время, деньги и ресурсы, которые вы вложили в это, сопоставляются с преимуществами после мероприятия, чтобы определить окупаемость инвестиций (ROI). То, что вы узнаете о своем текущем мероприятии, определит, куда вы потратите свое время и деньги при планировании следующего.

Но на какие показатели вы должны рассчитывать, чтобы окупить все эти усилия?

Я составил список из пяти показателей, которые помогут вам определить рентабельность инвестиций в мероприятие, от количества посетителей до мелких доходов, с помощью различных инструментов, в том числе программного обеспечения для управления мероприятиями . При сопоставлении затрат и выгод эти показатели дадут вам полную картину, необходимую для оценки преимуществ, полученных вашим бизнесом или организацией от проведения этого мероприятия.

1. Номера участников

Это наиболее очевидный показатель рентабельности инвестиций в мероприятия. Лучший способ проанализировать количество участников - это либо провести сравнение по годам (если ваше мероприятие является ежегодным) для увеличения количества посетителей, либо изучить среднее количество участников для аналогичных мероприятий.

В частности, вы должны сосредоточиться на двух цифрах: кто зарегистрировался на ваше мероприятие и кто зарегистрировался на вашем мероприятии. Ваше программное обеспечение для управления событиями должно уметь отслеживать эти числа.

Вопросы, которые следует задать себе при измерении количества посетителей:

• Каково соотношение зарегистрировавшихся к посетителям?
• Увеличился ли ваш пул регистрантов из года в год?
• Увеличился ли ваш пул участников из года в год?
• Если разница между зарегистрировавшимися и посетителями значительна, где вы теряете людей между регистрацией и регистрацией?

Важно, чтобы эти цифры были как можно более точными, чтобы не сдвинуть вашу стратегию планирования мероприятий в ненужном направлении, например, на выделение большего (или меньшего) ресурсов на маркетинг на основе неточных данных.

Использование таких технологий, как RFID и iBeacons, может помочь в борьбе с человеческими ошибками при сравнении регистрантов с номерами посетителей, поскольку они осуществляют беспроводной учет ваших гостей с помощью носимых технологий или мобильной регистрации.

В конце концов, не имеет значения, каковы ваши более крупные цели мероприятия - если у вас нет посещаемости, все остальное не имеет значения.

2. Посещаемость веб-сайта.

Кто не хочет привлекать больше внимания к своему сайту? События - отличный способ привлечь трафик на веб-сайт с помощью онлайн-предложений, push-уведомлений для посетителей мероприятия и сообщений в социальных сетях во время проведения мероприятия.

В зависимости от вашего типа бизнеса или организации увеличение веб-трафика приведет к различным результатам, таким как увеличение количества покупок продуктов, пожертвований или будущих регистраций на мероприятия, но мы будем уделять особое внимание веб-трафику, а не последующим последствиям увеличения.

Для измерения веб-трафика требуется какая-то аналитическая программа, предоставляемая либо вашей хостинг-платформой ( WordPress , Squarespace ), либо сторонним решением ( Google Analytics , Kissmetrics или Adobe Analytics ).

Метрики веб-сайта, которые вы должны измерить, включают:

• Количество сеансов: количество посещений веб-сайта.
• Процент новых сеансов: сколько из этих сеансов являются новыми по сравнению со средним трафиком?
• Каналы: откуда идет трафик на ваш сайт? Поисковые системы? Социальные медиа? Электронное письмо? Ваше приложение для мероприятий?
• Показатель отказов: сколько посетителей покидают веб-сайт после просмотра только одной страницы?
• Вовлеченность: сочетание количества времени, которое посетители проводят на вашем веб-сайте, а также количества страниц, которые они посещают.
• Устройства. Какие устройства используют ваши посетители для просмотра вашего сайта?

Просмотр веб-трафика покажет вам немедленный рост трафика во время события, а также последующий рост (или его отсутствие) после события. Первоначальный всплеск трафика во время мероприятия полезен, но если вы не узнаете из своей аналитики, какой контент привлекает посетителей и заставляет их возвращаться, долгосрочный возврат инвестиций от увеличения веб-трафика невозможен.

3. Номера социальных сетей

Как и трафик веб-сайта, ваши учетные записи в социальных сетях также должны увеличивать посещаемость во время и после вашего мероприятия. Связь между вашим охватом в социальных сетях и самим событием циклична. Эффективность ваших социальных кампаний влияет на посещаемость вашего мероприятия, а то, как вы используете свои социальные сети во время мероприятия, будет определять рост социальных сетей после мероприятия.

Например, после того, как вы опубликовали свое мероприятие, вы можете побудить своих гостей взаимодействовать с вами в социальных сетях, комментируя ваши сообщения в Facebook, размещая твиты с назначенным хэштегом, делясь фотографиями в Instagram, вы называете это.

Есть несколько способов измерить трафик в социальных сетях. Первый вариант - использовать собственные инструменты аналитики для каждого веб-сайта социальных сетей, такие как аналитика страниц Facebook и аналитика Twitter . Однако у некоторых приложений, таких как Instagram, нет собственных панелей аналитики.

Второй и более удобный вариант - использовать стороннее программное обеспечение для управления социальными сетями, которое не только дает вам аналитику для ваших учетных записей, но и дает вам возможность централизованно управлять и координировать потоки контента для всех ваших учетных записей.

На что следует обращать внимание при измерении числа социальных сетей ?

• Нравится: скольким людям нравится ваш контент.
• Ретвиты / репосты: кто делится вашим контентом и сколько людей это делают?
• Рост подписчиков : какой рост числа подписчиков вы видите до, во время и после мероприятия?
• Впечатления. Сколько раз ваш контент появляется в лентах пользователей?
• Упоминания: сколько людей упоминают ваш бизнес или организацию или используют хэштег вашего мероприятия?
• Демография: как определенные типы людей реагируют на разные типы контента?

Любое увеличение трафика во время и после вашего мероприятия будет успешным - даже лучше, если оно приведет к устойчивому увеличению посещаемости в течение нескольких недель после мероприятия.

4. Обратная связь через опросы.

Вместо того, чтобы угадывать, что именно ваши гости любили или искали на вашем мероприятии, почему бы не спросить их? Опросы после посещения - идеальный способ оценить рентабельность инвестиций с точки зрения удовлетворенности гостей.

Им понравилось ваше питание? А как насчет динамиков? Что бы они хотели видеть в будущем? Собирая мысли этих посетителей, вы можете изменить ситуацию, чтобы лучше обслуживать гостей на будущих мероприятиях.

Эти опросы не только полезны для сбора отзывов участников, но и позволяют вам связаться с теми, кто зарегистрировался, но не присутствовал, и теми, кто отказался от регистрации.

Существует множество вариантов программного обеспечения для проведения опросов , которые помогут вам собрать отзывы после мероприятия, например Survey Monkey , Google Forms и Zoho Survey . Некоторые варианты предлагают бесплатные версии, предназначенные для небольших опросов (например, небольших мероприятий), в то время как другие предлагают варианты по разумной цене для более крупных опросов.

Некоторые вопросы, которые следует задать в опросах о мероприятиях:

• Кто был твоим любимым оратором?
• Как бы вы оценили кейтеринг?
• Если бы была тема, которую мы не обсуждали, но должны были бы затронуть, что бы это было?
• Как бы вы оценили место проведения мероприятия?
• Было ли мероприятие лучше, хуже или примерно таким, как вы ожидали?
• Как бы вы оценили подготовку ведущих?
• Насколько полезным было это мероприятие для вас?
• Что помешало вам посетить мероприятие? (проезд, работа, цена и т. д.)

Эти ответы являются ключом к измерению общего успеха вашего мероприятия. Либо ваше мероприятие имело оглушительный успех с несколькими исправлениями, которые нужно внедрить в будущем, либо окупаемость инвестиций заключается в том, чтобы учиться на более серьезных ошибках и исправлять их.

5. Стоимость мероприятия по сравнению с доходом

Наконец, важный критерий любого бизнес-решения: оправдал ли доход расходы на мероприятие? Доход должен поступать не только от продажи билетов / регистрации (хотя это большая часть уравнения), но также от увеличения продаж или пожертвований на какое-либо дело.

Конечно, все зависит от того, сколько вы тратите на мероприятие по сравнению с предполагаемой прибылью. В Event Kickstart есть список средних затрат на услуги мероприятия с ценами в диапазоне от различных переменных.

Чтобы отслеживать все эти расходы, я рекомендую программное обеспечение для планирования мероприятий, например, предлагаемые Cvent и eTouches . После того, как вы сложите все свои расходы, сравните их с увеличением продаж или уровнем пожертвований. Простой вывод: если краткосрочные и долгосрочные увеличения превышают затраты на мероприятие, ваше мероприятие будет успешным. В противном случае вам необходимо либо переоценить бюджет мероприятия, либо цели по сбору средств, либо свою маркетинговую стратегию.

Другие руководства и лучшие практики по организации мероприятий

Как вы пытались повысить рентабельность инвестиций в мероприятие? Что сработало? Что не сработало? Дайте мне знать в разделе комментариев ниже!

Блог по управлению событиями Platforms полон руководств, инструментов и ресурсов, которые помогут вам получить максимальную отдачу от своих мероприятий и программного обеспечения. Если вам понравилась эта работа, обязательно посмотрите:

• 3 признака необходимости обновления до полной версии программного обеспечения для управления событиями
• 3 совета по продуктивности для занятых организаторов мероприятий
• Секреты успеха: 3 рекомендации от организаторов мероприятий, которым вы можете следовать прямо сейчас
• 10 статистических данных по управлению событиями и факты, которые вам нужно знать в 2017 году и в последующий период